Có một chữ ký tốt khi bạn gửi email sẽ khiến bạn trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Đó cũng là một cách tuyệt vời để cung cấp cho người nhận email tất cả thông tin liên hệ của bạn mà không cần phải nhập mỗi khi bạn gửi email.
Trong bài viết sau, bạn sẽ tìm hiểu cách thay đổi chữ ký của mình trong Outlook trên phiên bản Outlook trên máy tính, cũng như ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động.
Cách Thay đổi Chữ ký của Bạn trong Outlook cho Máy tính để bàn
Nếu bạn muốn chữ ký tự động hiển thị ở cuối email, bạn cần phải tạo chữ ký của mình một lần. Sau đó, đặt nó vào phần cài đặt Outlook sẽ tự động áp dụng chữ ký cho chân trang của mỗi email bạn gửi.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Outlook trong Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2013 và Outlook 2010.
-
Đầu tiên, mở ứng dụng Outlook trên máy tính và chọn Filetrong menu.
Image -
Chọn Tùy chọn.
Image -
Trong cửa sổ Tùy chọn Outlook, chọn Thưtừ ngăn điều hướng.
Nếu bạn đang sử dụng Outlook trên macOS, bạn có thể đến cùng cửa sổ này bằng cách chọn Outlooktrong menu, chọn Preferences, và sau đó chọn Chữ kýtrong phần Email. Các bước còn lại bên dưới giống nhau.
Image -
Chọn nút Chữ kýđể vào cửa sổ cấu hình Chữ ký.
Nếu bạn đang sử dụng Outlook trên macOS, bạn có thể đến cùng cửa sổ này bằng cách chọn Outlooktrong menu, chọn Preferences, và sau đó chọn Chữ kýtrong phần Email. Các bước còn lại bên dưới giống nhau.
Image -
Trong cửa sổ Chữ kývà Văn phòng phẩm, chọn Mớiđể tạo chữ ký mới. Đặt tên phù hợp cho chữ ký. Bạn có thể tạo nhiều chữ ký. Ví dụ: tạo một cho email cá nhân của bạn và một cho email công việc của bạn.
Image -
Trong ngăn chỉnh sửa, bạn có thể tạo email của mình bằng một công cụ soạn thảo đơn giản. Công cụ này cho phép bạn sử dụng bất kỳ kiểu phông chữ nào hoặc thậm chí nhập ảnh vào chữ ký của bạn nếu bạn muốn.
Image -
Trong phần Chọn chữ ký mặc định, bạn có thể sử dụng Thư mới hoặc trình đơn thả xuống Trả lời / Chuyển tiếp thư để chọn xem chữ ký này sẽ được sử dụng cho thư mới, khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp thư, hoặc cả hai.
Image -
Chọn OKkhi bạn đã hoàn tất để lưu chữ ký mới của mình.
Image
Thay đổi Chữ ký trong Tin nhắn Email
Khi bạn tạo một email mới, bạn sẽ thấy chữ ký mà bạn đã thiết lập làm mặc định hiển thị ở cuối email của bạn.
Bạn có thể chuyển đổi chữ ký được sử dụng trong email bất cứ khi nào bạn muốn bằng cách chọn Tin nhắntừ menu, chọn Chữ kýtừ Bao gồm phần của dải băng và chọn chữ ký ưa thích của bạn từ danh sách thả xuống.
Chữ ký ở cuối email sẽ tự động thay đổi. Bạn có thể thay đổi chữ ký bất cứ khi nào bạn muốn trong khi chỉnh sửa email.
Cách Chỉnh sửa Chữ ký trong Outlook
Nếu bạn đã thiết lập chữ ký trong Outlook, việc chỉnh sửa các chữ ký đó tương tự như tạo chữ ký mới.
Có hai cách để làm điều này.
-
Khi bạn đang chỉnh sửa email, hãy chọn Tin nhắntừ menu, sau đó chọn Chữ kýtừ Bao gồm phầncủa dải băng. Chọn Chữ ký từ danh sách thả xuống.
Image -
Bạn cũng có thể vào cửa sổ Chữ ký bằng quy trình tương tự như trên. Cho dù bạn truy cập cửa sổ Chữ ký bằng cách nào, chỉ cần chọn chữ ký bạn muốn chỉnh sửa từ ngăn Chọn chữ ký để chỉnh sửa. Bạn có thể chỉnh sửa chữ ký đó bằng cách sử dụng ngăn trình chỉnh sửa ở cuối cửa sổ.
Image -
Khi bạn hoàn tất, hãy chọn OKđể hoàn tất chỉnh sửa và lưu các thay đổi vào chữ ký của bạn.
Image
Cách Thay đổi Chữ ký của Bạn trong Outlook dành cho Di động
Tạo hoặc chỉnh sửa chữ ký email của bạn trong ứng dụng Outlook Mobile tương tự như ứng dụng dành cho máy tính để bàn, nhưng tính linh hoạt của trình chỉnh sửa bị hạn chế hơn nhiều.
Để thêm hoặc thay đổi chữ ký email của bạn trong Outlook cho điện thoại di động:
Quy trình bên dưới hoạt động cho Outlook cho Android hoặc Outlook cho iOS. Về cơ bản, ứng dụng này giống hệt nhau trên cả hai nền tảng khi thêm hoặc chỉnh sửa chữ ký email.
-
Mở ứng dụng Outlook và nhấn vào biểu tượng menu ở góc trên bên trái của cửa sổ. Nhấn vào biểu tượng bánh răng trong menu (thao tác này sẽ mở menu Cài đặt).
Image -
Trong menu Cài đặt, cuộn xuống phần Thư và nhấn vào Chữ ký.
Image -
Trong cửa sổ Chữ ký, bạn có thể tạo chữ ký cơ bản bằng bàn phím ảo.
Chữ ký chỉ dựa trên văn bản; không có khả năng tạo kiểu phông chữ hoặc hình ảnh ở đây.
Image - Nhấn Xongở góc trên bên phải màn hình để lưu chữ ký của bạn. Giờ đây, bất cứ khi nào bạn mở một email mới để gửi, bạn sẽ thấy chữ ký tự động xuất hiện ở cuối email.
- Nếu bạn sử dụng nhiều tài khoản email, bạn có thể định cấu hình chữ ký duy nhất cho mỗi tài khoản. Chữ ký sẽ tự động xuất hiện tùy thuộc vào tài khoản bạn đang sử dụng.
Sử dụng Chữ ký trong Outlook
Không phải tất cả các ứng dụng email đều làm tốt việc cung cấp cho người dùng một cách tốt để đính kèm chữ ký vào email. Outlook, cả thiết bị di động và máy tính để bàn, giúp tạo chữ ký dễ dàng và sử dụng đơn giản.
