Cách So sánh Hai Tệp Excel

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 07:05

Biết cách so sánh hai tệp Excel rất quan trọng trong bất kỳ môi trường nào có nhiều người đang thực hiện thay đổi đối với cùng một tệp. Điều này thường xảy ra trong môi trường kinh doanh hoặc trong trường hợp tệp Excel được chia sẻ trên đám mây, nơi nhiều người có quyền truy cập để thực hiện thay đổi.

May mắn thay, có một số cách để so sánh hai tệp Excel. Trong một số trường hợp, bạn có thể hợp nhất các thay đổi được thực hiện trong hai tệp Excel khác nhau thành một tệp duy nhất.

Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel cho Microsoft 365 và Excel cho Mac

Cách So sánh Hai Tệp Excel

Nếu bạn có hai tệp Excel với nhiều trang tính, thì cách dễ nhất là so sánh toàn bộ trang tính bằng các công cụ của bên thứ ba.

Bạn có thể tìm thấy một vài công cụ trực tuyến giúp bạn so sánh các tệp Excel, nhưng có một số công cụ bạn có thể sử dụng miễn phí. Một trong số đó là So sánh bảng tính, có sẵn từ SourceForge.

Tải xuống và chạy ứng dụng, cài đặt tiện ích bổ sung trong ứng dụng Excel của bạn.

So sánh bảng tính hoạt động trên tất cả các phiên bản Excel sau Excel 2000. Nó chỉ tương thích với hệ điều hành Windows.

Để sử dụng So sánh Bảng tính để so sánh hai tệp Excel:

1. Mở cả hai tệp Excel bạn muốn so sánh và chọn menu Bổ trợ.

   

   Tạo bản sao của các tệp Excel trước khi bạn bắt đầu quá trình này để bạn sẽ có bản gốc của mình trong trường hợp xảy ra sự cố.

2. Trong menu này có ba tùy chọn. Chọn So sánh đầy đủ.

   

3. Một cửa sổ So sánh Bảng tính bật lên hiển thị các tệp trong hai trường có tên "Đầu tiên / Trước" và "Thứ hai / Sau". Tệp Excel cũ hơn (trước khi thực hiện thay đổi) phải nằm trong trường First / Before. Nếu không, hãy chọn nút Swap để đặt nó ở đó. Sau đó chọn Tiếp theo

   

4. Tùy chỉnh cách so sánh hoạt động trong màn hình tiếp theo. Bạn có thể thay đổi vị trí bắt đầu so sánh trong trang tính, liệu nó có phân biệt chữ hoa chữ thường hay không và cách xác định các điểm không khớp. Chọn Tiếp theo.

   

5. Chọn các trang tính từ sổ làm việc đầu tiên mà bạn muốn so sánh và chọn Thêm để di chuyển các trang tính đó sang trường So sánh các Trang tính này. Chọn Tiếp theovà lặp lại quy trình cho sổ làm việc thứ hai.

   

6. Xem lại cài đặt cấu hình báo cáo. Sửa đổi chúng nếu bạn muốn và sau đó nhấn Tiếp theohai lần và So sánhđể kết thúc.

   

7. Cuối cùng, bạn sẽ thấy từng trang tính gốc được cập nhật với các ô đã thay đổi được đánh dấu màu đỏ. Công cụ cũng tạo trang tính thứ ba với báo cáo hiển thị giá trị cũ bị gạch bỏ và giá trị mới ở vị trí của nó.

   

Công cụ này là một cách mạnh mẽ để so sánh toàn bộ trang tính Excel và xem kết quả nhanh chóng với tất cả các thay đổi. Bạn có thể cuộn qua và giữ lại hoặc xóa những thay đổi bạn muốn giữ.

Sử dụng Excel để so sánh hai trang tính

Nếu bạn có các trang tính riêng lẻ trong tệp Excel để so sánh, bạn có thể thực hiện việc này theo một số cách khác nhau. Một là sử dụng các công thức để tạo một bảng tính thứ ba hiển thị tất cả các điểm khác biệt. Cách khác là thông qua định dạng có điều kiện để đánh dấu các ô đã thay đổi.

So sánh Bảng tính Excel Sử dụng Công thức

Nếu bạn có hai trang tính muốn so sánh, bạn có thể tạo trang tính thứ ba đánh dấu các ô nào khác nhau và cho bạn thấy sự khác biệt. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng công thức IF.

Công thức IF nếu không hữu ích để so sánh toàn bộ sổ làm việc mà không cần nhiều công việc bổ sung.

1. Để bắt đầu so sánh hai trang tính Excel, hãy tạo trang tính thứ ba. Gắn nhãn Kết quảđể giúp xác định bảng kết quả sau này dễ dàng hơn.

2. Trong Ô A2của bảng kết quả, dán công thức sau và nhấn Nhập:

   =IF (Sheet1! A2Sheet2! A2, "Sheet1:" & Sheet1! A2 &"và Sheet2:" & Sheet2! A2, "Không có sự khác biệt")
   

   Bạn có thể sửa đổi công thức này để bắt đầu ở bất kỳ ô nào bạn thích. Nếu dữ liệu trong trang tính của bạn bắt đầu từ hàng B và cột 3, bạn thay đổi công thức để sử dụng B3 thay vì A2.

   

3. Công thức này so sánh ô từ Sheet1 với cùng một ô trong Sheet2. Nếu các ô giống nhau, bảng kết quả hiển thị Không Khác biệt. Nếu chúng khác nhau, ô sẽ cung cấp các giá trị khác nhau từ mỗi trang tính.

   

4. Nhấp vào góc của ô và kéo chuột qua trang tính đến cột cuối cùng có dữ liệu từ các trang tính khác mà bạn đang so sánh. Thao tác này điền công thức so sánh vào cột cuối cùng và tự động điều chỉnh các tham chiếu ô.

   

5. Với cùng một hàng được đánh dấu, hãy nhấp vào góc của ô cuối cùng và kéo chuột xuống trang tính đến hàng cuối cùng có dữ liệu từ các trang tính khác mà bạn đang so sánh. Thao tác này điền công thức so sánh vào hàng cuối cùng và tự động điều chỉnh các tham chiếu ô.

   

6. Cuộn qua trang tính, bạn sẽ thấy tất cả các ô khác nhau giữa Trang tính1 và Trang tính2 được hiển thị với các giá trị từ mỗi trang tính. Chỉ cần cuộn qua để xác định tất cả các điểm khác biệt.

   

Sử dụng công thức là một trong những cách dễ nhất để so sánh các trang tính riêng lẻ, vì bạn không phải thay đổi các trang tính gốc theo bất kỳ cách nào.

So sánh Trang tính Excel với Định dạng có Điều kiện

Một cách tiếp cận khác để so sánh hai trang tính là sử dụng định dạng có điều kiện. Như bạn có thể thấy từ bảng kết quả ở trên, với tất cả các ô sử dụng cùng một định dạng, có thể khó nhận ra sự khác biệt giữa các trang tính.

Sử dụng định dạng có điều kiện đặc biệt hữu ích cho các trang tính lớn có nhiều dữ liệu. Việc thay đổi màu sắc hoặc định dạng của các ô có sự khác biệt giúp xác định sự khác biệt đó dễ dàng hơn nhiều ngay cả trong các trang tính có nhiều hàng và cột dữ liệu.

Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để xác định sự khác biệt.

1. Đánh dấu tất cả các ô trong bảng kết quả. Chọn menu Home.

   

2. Chọn Định dạng có điều kiệntừ nhóm Kiểuvà chọn Quy tắc mới.

   

3. Trong cửa sổ Quy tắc Định dạng Mới mở ra, chọn Sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng. Trong trường Định dạng các giá trị mà công thức này là đúng, hãy dán công thức sau và sau đó chọn Định dạng.

   =Sheet1! A2Sheet2! A2
   

   Cũng giống như cách tiếp cận công thức, bạn có thể bắt đầu tính năng định dạng tại bất kỳ ô nào. Nếu dữ liệu của bạn bắt đầu ở B3 thay vì A2, hãy chỉnh sửa công thức này để sử dụng B3 thay thế. Định dạng sẽ bắt đầu ở B3 và điền vào tất cả các hàng và cột bên dưới và bên phải của nó.

   

4. Định cấu hình định dạng bạn muốn các ô có khi có sự khác biệt giữa hai trang tính. Bạn có thể chọn kiểu phông chữ, gạch dưới, màu sắc và gạch ngang. Chọn OK.

   

5. Định dạng giúp bạn dễ dàng xem các ô trên hai trang tính có sự khác biệt ở đâu.

   

So sánh các Bảng tính Excel theo cách thủ công

Một cách đơn giản và nhanh chóng để so sánh hai trang tính là làm như vậy một cách trực quan. Excel cung cấp một cách dễ dàng để so sánh trực quan hai trang tính cạnh nhau.

1. Trong sổ làm việc mà bạn có hai trang tính muốn so sánh, hãy chọn trình đơn Xem. Chọn New Windowđể mở cùng một sổ làm việc trong cửa sổ Excel mới ở chế độ nền.

   

2. Chọn lại menu Viewvà nhấp vào View Side by Side. Thao tác này đặt hai cửa sổ sổ làm việc cạnh nhau, mỗi cửa sổ sẽ lấp đầy một nửa màn hình.

   

3. Trong một cửa sổ, chọn trang tính bạn muốn so sánh. Khi bạn cuộn trang tính trong cửa sổ ở một bên, bạn sẽ thấy trang tính trong cửa sổ khác cũng cuộn cùng một lúc.

   

Xem song song đặc biệt hữu ích trong những trường hợp mà hai trang tính gần như giống nhau, nhưng bạn biết rằng có một vài điểm khác biệt. Thao tác cuộn được đồng bộ hóa cho phép bạn quét xuống bảng tính một cách trực quan để tìm những điểm khác biệt đó.

Xem song song trong Excel 2010 và các phiên bản cũ hơn

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, các tệp trang tính riêng lẻ sẽ mở trong cùng một Cửa sổ. Bạn vẫn có thể sử dụng tính năng Xem song song, nhưng thấy nó hơi khác một chút.

1. Mở cả hai tệp trong cùng một cửa sổ Excel.
2. Trong menu Xem, chọn Sắp xếp Tất cảđể chia các tệp đang mở thành nhiều cửa sổ phụ.
3. Chọn biểu tượng View Side by Sideđể xem song song các cửa sổ phụ và cuộn đồng thời cả hai cửa sổ đó.

Tùy chọn Giúp So sánh Hai Tệp Excel Dễ dàng hơn

Tùy chọn bạn sử dụng để so sánh dữ liệu trong Excel phụ thuộc vào khối lượng dữ liệu và nơi lưu trữ dữ liệu. Nếu bạn có nhiều trang tính trong hai tệp Excel khác nhau, tùy chọn tốt nhất của bạn là sử dụng tiện ích bổ sung của bên thứ ba như So sánh Bảng tính.

Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn so sánh hai hoặc nhiều trang tính trong một sổ làm việc, thì bất kỳ tùy chọn nào khác đều hoạt động tốt. Sử dụng công thức và định dạng có điều kiện cho các bảng tính lớn chỉ với một số thay đổi nhỏ nằm rải rác khắp nơi mà bạn cần tìm. Sử dụng phương pháp trực quan song song nếu bạn có hai bảng tính với nhiều thay đổi dữ liệu để dễ dàng xác định bằng trực quan hơn.