Cách Đặt Trả lời Tự động trong Outlook

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-07 19:07

Điều cần biết

• Tài khoản Non-Exchange: Tạo một mẫu email mới và sau đó tạo quy tắc để gửi trả lời tự động.
• Trao đổi tài khoản: Tệp> Thông tin> Trả lời tự động> Gửi trả lời tự động> soạn tin > chọn thời gian bắt đầu và kết thúc > OK.
• Trên Outlook.com: Cài đặt> Xem tất cả cài đặt Outlook> Thư> Trả lời tự động> Bật trả lời tự động> soạn > Lưu.

Bài viết này giải thích cách tạo thư trả lời vắng mặt cho Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook cho Microsoft 365 và Outlook.com, tùy thuộc vào loại tài khoản bạn sử dụng. Nó cũng giải thích cách xác định xem bạn có tài khoản Exchange hay không.

Cách Đặt Trả lời Tự động trong Outlook

Trả lời tự động khi vắng mặt hiệu quả trong Outlook đảm bảo rằng khi bạn đi vắng, mọi người biết bạn không có mặt khi bạn quay lại và họ nên làm gì nếu gặp sự cố cần ngay lập tức chú ý.

Việc thiết lập cho thư trả lời vắng mặt trong Outlook khác nhau tùy thuộc vào việc tài khoản email của bạn nằm trên máy chủ Microsoft Exchange hay là tài khoản email IMAP hoặc POP (chẳng hạn như các dịch vụ email phổ biến như Gmail, Yahoo Mail và những người khác).

Cách Nhận biết Bạn có Tài khoản Exchange hay không

Nếu bạn không chắc mình có đang sử dụng Outlook với tài khoản Exchange hay không, hãy xem trên thanh trạng thái ở cuối cửa sổ Outlook. Nếu đang sử dụng tài khoản Exchange, bạn sẽ thấy Đã kết nối với: Microsoft Exchange trên thanh trạng thái.

Tạo Mẫu Email Trả lời Tự động

Để thiết lập trả lời tự động trong Outlook cho tài khoản email IMAP hoặc POP (đối với Exchange, xem thêm bên dưới), hãy sử dụng tính năng quy tắc của Outlook. Bắt đầu bằng cách tạo một mẫu email cho email trả lời tự động sẽ được gửi đến người nhận khi bạn đi vắng.

1. Chọn Email mới.

   

2. Nhập Chủ đềcho email và nội dung tin nhắn cho người nhận biết rằng bạn không rảnh.

   Cho người nhận biết khi nào họ có thể mong đợi phản hồi cá nhân từ bạn và lưu ý về lượng thông tin bạn tiết lộ trong thư trả lời tự động của mình vì tiết lộ quá nhiều thông tin có thể gây ra rủi ro.

3. Khi bạn soạn xong tin nhắn trả lời tự động, hãy chọn Tệp.

   

4. Chọn Lưu thành.

   

5. Chọn mũi tên thả xuống Save as typevà chọn Outlook Template.

   

6. Outlook sử dụng chủ đề của mẫu theo mặc định làm tên trong hộp văn bản Tên tệp. Thay đổi tệp này thành bất kỳ thứ gì bạn thích để bạn biết đó là tệp mẫu email không có mặt tại văn phòng của bạn.

7. Chọn Lưu.

   

8. Đóng cửa sổ tin nhắn.

Tạo Quy tắc Trả lời Tự động Khi vắng mặt

Bước tiếp theo cho tài khoản email IMAP hoặc POP là thiết lập quy tắc Outlook. Quy tắc này sẽ gửi phản hồi bằng cách sử dụng mẫu bạn đã tạo trong phần trước.

1. Chọn Tệp> Thông tin.

   

2. Chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

   

3. Chọn tab Quy tắc email.

   

4. Dưới Áp dụng các thay đổi cho thư mục này, chọn tài khoản email mà bạn đang tạo phản hồi tự động.

   Bạn sẽ có tùy chọn để áp dụng quy tắc mới của mình cho tất cả các tài khoản trong bước sau.

5. Chọn Quy tắc mới.

   

6. Trong phần Bắt đầu từ quy tắc trống, chọn Áp dụng quy tắc cho các thư tôi nhận được.

   

7. Chọn Tiếp theo.

8. Dưới Bước 1: Chọn (các) điều kiện, chọn hộp kiểm Tên tôi ở trong hộp Đến hộp.

   Quy tắc trả lời tự động trả lời tất cả thư đến nếu bạn xóa tất cả các hộp kiểm điều kiện.

   

9. Chọn Tiếp theo.

10. Dưới Bước 1: Chọn (các) hành động, chọn hộp kiểm trả lời bằng một mẫu cụ thể.

    

11. Dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc (nhấp vào giá trị được gạch dưới), chọn liên kết một mẫu cụ thể.

    

12. Chọn mũi tên thả xuống Look In, sau đó chọn User Templates trong File System.

    

13. Đánh dấu mẫu bạn đã tạo.

    

14. Chọn Mở.
15. Trong hộp thoại Rules Wizard, chọn Next.

16. Dưới Bước 1: Chọn (các) ngoại lệ, chọn hộp kiểm ngoại trừ nếu đó là hộp kiểm trả lời tự động.

    

17. Chọn Tiếp theo.
18. Dưới Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này, nhập tên cho quy tắc trả lời tự động của bạn.

19. Dưới Bước 2: Thiết lập tùy chọn quy tắc, chọn hộp kiểm Bật quy tắc nàynếu bạn muốn kích hoạt trình trả lời tự động. Nếu bạn không muốn trả lời tự động hoạt động ngay bây giờ, hãy bỏ chọn hộp kiểm.

    Nếu bạn có nhiều tài khoản email mà bạn muốn sử dụng trình trả lời tự động này, hãy chọn hộp kiểm Tạo quy tắc này trên tất cả các tài khoản.

20. Chọn Hoàn thành.
21. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, chọn OK.

Outlook gửi trả lời tự động đến địa chỉ của mỗi email nhận được một lần trong mỗi phiên; thư trả lời tự động thứ hai được gửi sau khi Outlook đóng và mở lại.

Cách Bật và Tắt Trả lời Tự động cho Tài khoản Email IMAP và POP

Đối với tài khoản email IMAP và POP, hãy bật trình trả lời tự động bất cứ khi nào bạn cần. Đi tới Tệp> Quản lý Quy tắc & Cảnh báo> Quy tắc Email, chọn hộp kiểm bên cạnh tự động của bạn quy tắc phản hồi, sau đó chọn OK.

Để tắt trình phản hồi, hãy bỏ chọn hộp kiểm, sau đó chọn OK.

Trả lời Tự động cho Tài khoản Microsoft Exchange

Nếu tài khoản email của bạn là tài khoản Microsoft Exchange (bạn có thể thiết lập tài khoản Outlook.com làm tài khoản Exchange trong Outlook), bạn có thể thiết lập trả lời tự động vắng mặt trực tiếp trên máy chủ. Làm theo các bước sau cho Outlook 2019, 2016 và Outlook cho Microsoft 365.

1. Chọn Tệp> Thông tin.

2. Chọn Trả lời Tự động.

   

3. Chọn Gửi trả lời tự động. Soạn tin nhắn trả lời tự động của bạn trong hộp văn bản.

   Để tắt trả lời tự động, hãy đi tới hộp thoại Trả lời tự độngvà chọn Không gửi trả lời tự động. Trả lời tự động không còn được gửi nữa.

4. Tùy chọn, chọn khung thời gian mà bạn muốn trả lời tự động hoạt động. Chọn hộp kiểm Chỉ gửi trong phạm vi thời gian này. Sau đó, đặt Thời gian bắt đầuvà Thời gian kết thúcChỉ những tin nhắn nhận được trong phạm vi này mới nhận được trả lời tự động.

5. Nếu bạn làm việc trong một công ty hoặc tổ chức, bạn có thể có các tùy chọn bổ sung cho các câu trả lời tự động của mình:

   • Inside My Organization: Tin nhắn này được gửi tới những tin nhắn nhận được từ những người khác trong cùng công ty hoặc tổ chức với bạn.
   • Bên ngoài Tổ chức của Tôi: Thông báo được gửi đến những người bên ngoài tổ chức của bạn. Chọn hộp kiểm Tự động trả lời những người bên ngoài tổ chức của tôi.

   Có những rủi ro bảo mật liên quan đến trả lời tự động.

6. Chọn OK.

Công cụ và Phần bổ trợ Trả lời Tự động trong Outlook

Thay vì thiết lập quy tắc trong Outlook theo cách thủ công, hãy sử dụng một phần bổ trợ như Trình trả lời thư cho Outlook hoặc các công cụ như Trình trả lời email (FreeBusy) hoặc Trình quản lý trả lời tự động. Những công cụ này rất thông minh khi chỉ gửi những câu trả lời ngoài văn phòng cần thiết.

Để duy trì các câu trả lời vắng mặt tập trung hơn trên máy chủ Exchange (bao gồm các mẫu có các trường được hợp nhất với Active Directory), hãy thử Symprex Out-of-Office Manager.

Cách Bật Trả lời Tự động trên Outlook.com

Bật trả lời tự động trên Outlook.com là một quá trình đơn giản. Tính năng này không cung cấp nhiều tùy chọn như phần mềm Outlook, nhưng nó rất dễ sử dụng.

1. Trên trang Thư Outlook.com, chọn Cài đặt> Xem tất cả cài đặt Outlook.

   

2. Chọn Thư> Trả lời tự động.

   

3. Bật công tắc Bật trả lời tự động.

   Để tắt trả lời tự động, hãy tắt Trả lời tự động trên nút chuyển đổi.

   

4. Tùy chọn: Chọn hộp kiểm Chỉ gửi trả lời trong khoảng thời gian. Chỉ định Thời gian bắt đầuvà Thời gian kết thúc. Các câu trả lời tự động chỉ được gửi trong khung thời gian này.

5. Nhập tin nhắn bạn muốn gửi trong khi trả lời tự động được bật.

   

6. Theo tùy chọn, chọn hộp kiểm Chỉ gửi trả lời cho các liên hệđể gửi trả lời tự động chỉ những người và địa chỉ email trong danh bạ Outlook.com của bạn.
7. Chọn Lưu.