Điều cần biết
- Sheet1 chứa danh sách thả xuống và Sheet2 là nguồn dữ liệu của bạn.
- Trên Trang tính 2: Chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng và nhập tên cho dữ liệu đó vào Hộp Tên.
- Trên Sheet1: Chọn một ô, sau đó chọn Data> Data Validation. Trong Cho phép, chọn Danh sách. Trong Nguồn, nhập =tên danh sách của tôi.
Bài viết này giải thích cách tạo danh sách thả xuống trong Excel để kéo dữ liệu từ một trang tính khác. Điều này cho phép bạn nhập dữ liệu vào một ô cụ thể của trang tính từ một danh sách các mục nhập đặt trước. Hướng dẫn bao gồm Excel 2019, 2016, 2013 và 2010 và Excel cho Mac 2019, 2016 và 2011.
Nhập Dữ liệu cho Menu thả xuống
Trong ví dụ này, menu thả xuống nằm trên Trang tính1 và dữ liệu nằm trên Trang tính2. Thêm một trang tính khác trong Excel nếu bạn chưa có.
-
Mở Sheet1 và nhập Loại cookie: vào ô D1.
Image -
Mở Trang tính2. Trong các ô từ A1 đến A4, nhập: Gingerbread, Lemon, Oatmeal Raisin và Chocolate Chip.
Image Định dạng các ô này theo cách bạn muốn. Nó sẽ không ảnh hưởng đến chức năng của danh sách thả xuống.
Đặt tên cho Lựa chọn Dữ liệu Danh sách
Một phạm vi được đặt tên cho phép bạn tham chiếu đến dữ liệu danh sách dưới dạng tên chung thay vì các ô riêng lẻ. Để tạo một dải ô đã đặt tên, hãy chọn các ô sẽ có trong danh sách và đặt tên cho vùng chọn. Đây là cách thực hiện:
-
Chọn các ô bạn muốn sử dụng cho danh sách thả xuống. Đối với ví dụ này, hãy chọn các ô A1 – A4 trên Trang tính2.
-
Chọn Hộp Tên ở trên Cột Avà bên dưới menu Excel. Nó có thể là A1 hoặc A4.
Image -
Nhập Cookies vào Hộp Tên.
Image - Bấm Nhập.
-
Các ô từ A1 đến A4 trên Trang tính2 hiện có tên phạm vi là Cookie.
Dải ô được đặt tên có nhiều công dụng trong Excel. Ví dụ: chúng giúp tạo công thức và biểu đồ dễ dàng hơn.
Lập danh sách thả xuống
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tạo danh sách thả xuống. Trong ví dụ này, danh sách thả xuống sẽ xuất hiện trong ô E1 trên Trang tính1.
- Chọn E1từ Trang tính 1. (Nếu bạn muốn danh sách thả xuống của mình nằm ở nơi khác, hãy chuyển đến ô đó.)
-
Chọn Dữ liệutừ dải băng.
Image -
Nhấp vào biểu tượng Xác thực Dữ liệu trong nhóm Công cụ Dữ liệu và chọn Xác thực Dữ liệuhoặc Xác thựctừ trình đơn thả xuống, tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng.
Image - Chọn tab Cài đặttrong cửa sổ bật lên.
-
Chọn Danh sáchtừ menu Cho phép.
Image - Type=Cookie trong hộp văn bản Source.
-
Chọn OK.
Image -
Một mũi tên nhỏ xuất hiện trong ô E1 trên Sheet1. Chọn mũi tên này để xem các mục trong danh sách. Chọn một mục trong danh sách để chèn dữ liệu vào ô.
Để xóa danh sách thả xuống, hãy chọn ô E1, mở lại hộp thoại Data Validationvà chọn Rõ ràng Tất cả.
Image
Chỉnh sửa các Mục trong Danh sách Thả xuống
Để cập nhật danh sách thả xuống với những thay đổi trong dữ liệu của bạn, hãy thay đổi các lựa chọn trong danh sách. Vì ví dụ này sử dụng phạm vi đã đặt tên làm nguồn cho danh sách, nên việc thay đổi tên cookie trong các ô từ A1 đến A4 của Trang tính2 ngay lập tức thay đổi tên trong danh sách thả xuống trên Trang tính1.
Ví dụ: nếu bạn đổi Oatmeal Raisin thành Shortbread, danh sách thả xuống sẽ hiển thị mục nhập mới.
Tùy chọn để Bảo vệ Danh sách thả xuống
Dữ liệu của bạn nằm trên một trang tính khác với danh sách thả xuống, vì vậy bạn có hai tùy chọn để bảo vệ dữ liệu danh sách.
- Nếu vấn đề bảo mật không phải là vấn đề đáng lo ngại, hãy ẩn trang tính có chứa dữ liệu danh sách. Điều này giúp việc cập nhật danh sách dễ dàng hơn.
- Nếu quan tâm đến vấn đề bảo mật, hãy thêm mật khẩu vào trang tính để chỉ những người có mật khẩu mới có thể chỉnh sửa danh sách.
