Điều cần biết
- Đăng nhập vào tài khoản Outlook.com của bạn và nhấp vào Cài đặt(biểu tượng bánh răng) > Xem tất cả cài đặt Outlook. Đi tới Thư> Quy tắc> Thêm Quy tắc Mới.
- Nhập tên cho quy tắc. Chọn một điều kiện từ menu Thêm điều kiện, sau đó chọn một hành động từ menu Thêm Hành động.
- Nhấp vào Thêm ngoại lệ để thêm ngoại lệ vào quy tắc. Chọn Ngừng xử lý các quy tắc khácđể đảm bảo không có quy tắc nào khác được áp dụng sau quy tắc này.
Bài viết này giải thích cách thiết lập quy tắc email trong Outlook.com để chương trình tự động xử lý, chuyển hướng và sắp xếp thư của bạn. Các quy tắc có thể di chuyển email đến một thư mục cụ thể, chuyển tiếp email, đánh dấu thư là rác và hơn thế nữa. Hướng dẫn áp dụng cho bất kỳ tài khoản email nào được sử dụng trên Outlook.com, bao gồm @ hotmail.com, @ live.com và @ outlook.com.
Quy tắc Hộp thư đến Outlook.com
Để thiết lập quy tắc hộp thư đến tự động trong Outlook.com, hãy làm theo các bước sau.
- Đăng nhập vào tài khoản Outlook.com của bạn tại Outlook. Live.com.
-
Mở menu Cài đặt thưbằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng ở đầu trang. Cuộn xuống và nhấp vào Xem tất cả cài đặt Outlook.
Image -
Trong cửa sổ Cài đặt, đi tới Thưtrong thanh điều hướng và nhấp vào Quy tắcrồi đến Thêm quy tắc mới.
Image -
Trong cửa sổ Quy tắc, hãy nhập tên cho quy tắc.
Image -
Chọn một điều kiện từ menu Thêm điều kiện.
Image - Bạn có thể thêm các điều kiện khác bằng cách nhấp vào Thêm điều kiện khác. Các điều kiện bao gồm các từ hoặc cụm từ trong chủ đề hoặc nội dung email, email được gửi từ ai hoặc gửi đến và liệu nó có tệp đính kèm hay không. Xem bên dưới để biết danh sách đầy đủ.
-
Tiếp theo, chọn hành động sẽ xảy ra khi (các) điều kiện được đáp ứng từ menu thả xuống Thêm Hành động. Bạn có thể thêm nhiều hơn bằng cách nhấp vào Thêm hành động khác.
Image -
Nếu bạn muốn quy tắc không chạy trong một trường hợp cụ thể, hãy nhấp vào Thêm ngoại lệ. Menu ngoại lệ có các tùy chọn tương tự như menu điều kiện.
Image - Đánh dấu vào ô bên cạnh Ngừng xử lý các quy tắc khácnếu bạn muốn đảm bảo rằng không có quy tắc nào khác sẽ được áp dụng sau quy tắc này. Các quy tắc chạy theo thứ tự được liệt kê (bạn có thể thay đổi thứ tự sau khi lưu quy tắc). Nhấp vào OKđể lưu quy tắc.
- Bây giờ Outlook sẽ kiểm tra các email đến theo (các) điều kiện bạn đã chọn và áp dụng (các) quy tắc bạn tạo.
Điều kiện có sẵn trong Outlook.com
Có một danh sách dài các điều kiện bạn có thể áp dụng khi tạo quy tắc mới. Bạn có thể thiết lập một hoặc nhiều quy tắc này để kích hoạt những email nào được quản lý tự động.
- Từ hoặc Đến: Email được gửi từ hoặc đến những người cụ thể.
- Bạn là Người nhận: Bạn đang ở dòng Tới hoặc Cc, hoặc bạn không ở dòng Tới hoặc Cc.
- Chủ đề hoặc Nội dung: Một số từ hoặc cụm từ nhất định tồn tại trong chủ đề hoặc nội dung.
- Từ khóa: Nội dung, email người gửi hoặc người nhận hoặc thậm chí tiêu đề chứa các từ khóa cụ thể.
- Được đánh dấu bằng: Thư được đánh dấu là quan trọng hoặc nhạy cảm.
- Kích thước Thư: Email có kích thước lớn hơn hoặc thấp hơn một kích thước cụ thể.
- Đã nhận: Bạn đã nhận được email trước hoặc sau một ngày cụ thể.
- Tất cả tin nhắn: Quy tắc sẽ áp dụng cho mọi tin nhắn đến.
Tác vụ sẵn có trong Outlook.com
Bạn có thể thiết lập bất kỳ số lượng hành động nào xảy ra khi email đáp ứng bất kỳ điều kiện nào bạn đã đặt.
Các hành động bạn có thể kích hoạt bao gồm những điều sau đây.
- Di chuyển đến: Di chuyển thư vào một thư mục cụ thể.
- Copy to: Tạo một bản sao và đặt nó vào một thư mục.
- Delete: Tự động xóa email.
- Ghim vào đầu: Giữ email ở đầu hộp thư đến của bạn.
- Đánh dấu là đã đọc: Thao tác này sẽ bỏ dấu email như thể bạn đã đọc.
- Đánh dấu là rác: Chuyển email vào thư mục spam (rác).
- Đánh dấu bằng mức độ quan trọng: Sẽ gắn cờ email là quan trọng.
- Phân loại: Áp dụng bất kỳ danh mục nào cho email.
- Chuyển tiếp đến: Chuyển tiếp email đến bất kỳ địa chỉ email nào bạn thích.
- Chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm: Chuyển tiếp email đến một địa chỉ khác dưới dạng tệp đính kèm.
- Chuyển hướng đến: Gửi email đến một địa chỉ khác, xóa nó khỏi hộp thư đến của bạn.
Bạn có thể định cấu hình nhiều hành động để xảy ra một email đáp ứng các điều kiện bạn đã đặt.
