Điều cần biết
- Excel hỗ trợ một số tùy chọn đặt trước như ngày tháng, dữ liệu trùng lặp và các giá trị cao hơn hoặc thấp hơn giá trị trung bình của một dải ô.
- Bạn có thể áp dụng các tùy chọn định dạng khác nhau như màu sắc hoặc khi một giá trị đáp ứng các tiêu chí mà bạn đã đặt trước.
Bài viết này giải thích năm cách khác nhau để sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel. Hướng dẫn áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel cho Mac, Excel cho Microsoft 365 và Excel Online.
Cách Sử dụng Định dạng có Điều kiện
Để định dạng có điều kiện dễ dàng hơn, Excel hỗ trợ các tùy chọn đặt trước bao gồm các tình huống thường được sử dụng, chẳng hạn như:
- Ngày
- Dữ liệu trùng lặp
- Giá trị cao hơn hoặc thấp hơn giá trị trung bình trong một dải ô
Trong trường hợp ngày tháng, các tùy chọn đặt trước sẽ đơn giản hóa quá trình kiểm tra dữ liệu của bạn cho các ngày gần với ngày hiện tại, chẳng hạn như hôm qua, ngày mai, tuần trước hoặc tháng sau.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn kiểm tra các ngày nằm ngoài các tùy chọn được liệt kê, hãy tùy chỉnh định dạng có điều kiện bằng cách thêm công thức của riêng bạn bằng cách sử dụng một hoặc nhiều hàm ngày của Excel.
Kiểm tra các Ngày Quá hạn 30, 60 và 90 Ngày
Tùy chỉnh định dạng có điều kiện bằng cách sử dụng các công thức bằng cách đặt quy tắc mới mà Excel tuân theo khi đánh giá dữ liệu trong một ô.
Excel áp dụng định dạng có điều kiện theo thứ tự từ trên xuống dưới khi chúng xuất hiện trong hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện.
Mặc dù một số quy tắc có thể áp dụng cho một số ô, quy tắc đầu tiên đáp ứng điều kiện sẽ được áp dụng cho các ô.
Bản trình diễn này sử dụng ngày hiện tại, 40 ngày trước ngày hiện tại, 70 ngày trước ngày hiện tại và 100 ngày trước ngày hiện tại để tạo ra kết quả.
Kiểm tra các Ngày Quá hạn 30 ngày
Trong một trang tính Excel trống, đánh dấu các ô từ C1 đến C4để chọn chúng. Đây là phạm vi mà các quy tắc định dạng có điều kiện sẽ được áp dụng.
- Chọn Trang chủ> Định dạng có điều kiện> Quy tắc mới để mở Hộp thoạiQuy tắc Định dạng Mới.
- Chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng.
- Trong các giá trị định dạng mà công thức này là đúng, hãy nhập công thức:
- Chọn Format để mở hộp thoại Format Cells.
- Chọn tab Fillđể xem các tùy chọn màu tô nền.
- Chọn màu tô nền.
- Chọn tab Fontđể xem các tùy chọn định dạng phông chữ.
- Đặt màu phông chữ.
- Chọn OKhai lần để đóng hộp thoại và quay lại trang tính.
- Màu nền của các ô từ C1 đến C4 thay đổi thành màu tô đã chọn, ngay cả khi không có dữ liệu trong các ô.
=TODAY () - C1>30Công thức này kiểm tra xem ngày trong các ô từ C1 đến C4 đã quá 30 ngày chưa.
Thêm Quy tắc cho Ngày Quá hạn hơn 60 ngày
Thay vì lặp lại tất cả các bước ở trên để thêm hai quy tắc tiếp theo, hãy sử dụng tùy chọn Quản lý Quy tắcđể thêm tất cả các quy tắc bổ sung cùng một lúc.
- Đánh dấu các ô từ C1 đến C4, nếu cần.
- Chọn Trang chủ> Định dạng có điều kiện> Quản lý Quy tắc để mở Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng Điều kiện.
- Chọn Quy tắc mới.
- Chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng.
- Trong các giá trị định dạng mà công thức này là đúng, hãy nhập công thức:
- Chọn Format để mở hộp thoại Format Cells.
- Chọn tab Fillđể xem các tùy chọn màu tô nền.
- Chọn màu tô nền.
- Chọn OKhai lần để đóng hộp thoại và quay lại hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện.
=TODAY () - C1>60Công thức này kiểm tra xem ngày trong các ô từ C1 đến C4 có lớn hơn 60 ngày trước hay không.
Thêm Quy tắc cho Ngày Quá hạn Hơn 90 ngày
- Đánh dấu các ô từ C1 đến C4, nếu cần.
- Chọn Trang chủ> Định dạng có điều kiện> Quản lý Quy tắc để mở Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng Điều kiện.
- Chọn Quy tắc mới.
- Chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng.
- Trong các giá trị định dạng mà công thức này là đúng, hãy nhập công thức:
- Công thức này kiểm tra xem ngày trong các ô từ C1 đến C4 có lớn hơn 90 ngày qua hay không.
- Chọn Format để mở hộp thoại Format Cells.
- Chọn tab Fillđể xem các tùy chọn màu tô nền.
- Chọn màu tô nền.
- Chọn OKhai lần để đóng hộp thoại và quay lại hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện.
- Chọn OKđể đóng hộp thoại này và quay lại trang tính.
=TODAY () - C1>90
Màu nền của các ô từ C1 đến C4 chuyển thành màu tô cuối cùng được chọn.
Kiểm tra Quy tắc Định dạng có Điều kiện
Kiểm tra các quy tắc định dạng có điều kiện trong các ô từ C1 đến C4 bằng cách nhập các ngày sau:
- Nhập ngày hiện tại vào ô C1. Ô chuyển sang nền trắng mặc định với văn bản màu đen vì không có quy tắc định dạng có điều kiện nào được áp dụng.
- Nhập công thức sau vào ô C2:
=TODAY () - 40Công thức này xác định ngày nào xảy ra trước ngày hiện tại 40 ngày. Ô được tô bằng màu bạn đã chọn cho quy tắc định dạng có điều kiện cho những ngày quá hạn hơn 30 ngày.
=TODAY () - 70Công thức này xác định ngày nào xảy ra trước ngày hiện tại 70 ngày. Ô được tô bằng màu bạn đã chọn cho quy tắc định dạng có điều kiện cho những ngày quá hạn hơn 60 ngày.
=TODAY () - 100Công thức này xác định ngày nào xảy ra trước ngày hiện tại 100 ngày. Màu ô thay đổi thành màu bạn đã chọn cho quy tắc định dạng có điều kiện cho những ngày quá hạn hơn 90 ngày.
