Bài học rút ra chính
- Có một loạt các công cụ cộng tác trực tuyến có thể giúp bạn luôn ngăn nắp.
- canvas thông minh mới của Google giúp các ứng dụng như Drive và Trang tính linh hoạt hơn.
- Mặc dù canvas thông minh và các công cụ cộng tác khác thường nhắm đến các doanh nghiệp, nhưng chúng cũng có thể hữu ích cho các vật dụng cá nhân.
Các công cụ cộng tác trực tuyến mới có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và giúp tổ chức cuộc sống của bạn, các chuyên gia nói.
Google đang đưa các ứng dụng năng suất tại nơi làm việc tiến thêm một bước bằng cách giới thiệu canvas thông minh, một tính năng mới giúp các ứng dụng như Drive và Sheets linh hoạt hơn. Đó là một trong những lựa chọn cộng tác trực tuyến ngày càng tăng, hữu ích cho nhiều việc hơn là chỉ cho công việc.
"Khi tôi chuyển ra khỏi căn hộ cũ và định bán nó, tôi đã sử dụng kết hợp Google Trang tính và Google Tài liệu để nắm bắt các mục hành động và theo dõi chúng", Henry Shapiro, người đồng sáng lập phần mềm cộng tác Reclaim.ai, cho biết trong một cuộc phỏng vấn qua email.
"Có rất nhiều thứ liên quan đến việc bán một bất động sản, chuyển sang một bất động sản mới, cải tiến cả hai thứ, v.v. và có một vị trí trung tâm để nắm bắt những thứ đó là điều cần thiết."
Cùng nhau
Smart Canvas nhằm mục đích giúp cộng tác dễ dàng hơn. Ví dụ: bạn có thể làm việc trên Google Trang tính và Tài liệu mà không cần rời khỏi phòng trò chuyện của Google hoặc thực hiện cuộc gọi Meets vào tệp Tài liệu hoặc Trang trình bày.
"Chúng tôi đã chứng kiến công việc biến đổi theo những cách chưa từng có và nó không còn là một địa điểm nữa", Giám đốc điều hành Google Sundar Pichai cho biết trong bài phát biểu chính của Google I / O.
"Bây giờ, giữa đại dịch, nhiều người trong chúng ta đang làm việc từ nhà bếp và phòng ăn của mình, với vật nuôi và trẻ em liên tục làm gián đoạn. Với canvas thông minh, Google đang hướng tới việc làm cho việc cộng tác trực tuyến trở nên liền mạch hơn một chút, như thể bạn đang thực sự ngồi cạnh nhau với đồng nghiệp của mình một lần nữa."
Google Workspace đã phải vật lộn để mang lại sự gắn kết giữa các sản phẩm khác nhau của mình, Shapiro nói. Google Drive có khả năng tìm kiếm kém. Google Trang tính thiếu các tính năng tương tác và tích hợp mà một người sẽ cần sử dụng làm nền tảng quản lý dự án.
Các phiên bản nâng cấp như Airtable và Notion đã tham gia vào thị trường để lấp đầy nhiều khoảng trống này, "cung cấp một bộ tất cả trong một có thể tạo ra các liên kết động giữa các loại nội dung khác nhau và cho phép các nhóm thay thế hàng loạt giải pháp tích điểm với 'tài liệu tương tác ", Shapiro nói.
Gần một năm trước, Google đã công bố Bàn để cạnh tranh với những người mới tham gia này và "bây giờ rõ ràng Google Canvas là sự hiện thực hóa hoàn toàn tầm nhìn đó", ông nói thêm.
Đây là những gì Shapiro nói là hữu ích nhất về Google Canvas:
- Khối xây dựng / mẫu cho phép người dùng tạo tài liệu tương tác có thể hiển thị động dữ liệu từ các sản phẩm Google Workspace khác. Ví dụ: bạn có thể sử dụng một mẫu để tạo tài liệu lộ trình sản phẩm tự động lấy từ Google Trang tính.
- Chế độ xem Trang tính mới làm cho Trang tính trở thành một công cụ năng động hơn mà bạn có thể sử dụng để lập biểu đồ Gantt, lộ trình và những thứ khác.
- Tích hợp lịch tốt hơn có nghĩa là Google sẽ bắt đầu đưa vào chế độ xem lịch của bạn để giúp bạn dễ dàng tham gia các cuộc họp trực tiếp từ Tài liệu, đây là một tính năng tuyệt vời cho những người muốn chia sẻ và cộng tác trực tiếp từ tài liệu.
Mặc dù canvas thông minh và các công cụ cộng tác khác thường nhắm đến các doanh nghiệp, nhưng chúng cũng có thể hữu ích cho các vật dụng cá nhân. Ví dụ, Shapiro cho biết, phần mềm này có thể được sử dụng để sắp xếp công việc gia đình và việc vặt.
Bạn có thể lập danh sách dự án cho các hạng mục công việc và việc vặt khác nhau và phân công công việc đó cho các thành viên khác nhau trong gia đình. Phần mềm này cũng có thể là một cách tuyệt vời để xây dựng cơ sở dữ liệu về thông tin cá nhân quan trọng, chẳng hạn như danh sách các dự án cải tạo nhà với các liên kết và tóm tắt cho các nhà thầu có liên quan.
Chọn ứng dụng của bạn
Có rất nhiều lựa chọn cộng tác trực tuyến dành cho người dùng cá nhân cũng như doanh nghiệp. Ví dụ: có ứng dụng Notion mà Shapiro gọi là "tuyệt vời, đơn giản, miễn phí cho hầu hết các trường hợp sử dụng cá nhân và cực kỳ mạnh mẽ để thu thập dữ liệu theo cách tương tác và có tổ chức".
Shapiro cũng thích ứng dụng Trello, theo anh ấy, "rất tuyệt vời để tạo các dự án siêu đơn giản và danh sách việc cần làm trong công việc và cuộc sống."
Một số công cụ cộng tác trực tuyến có công dụng chuyên biệt hơn. Ví dụ: Andrew Cohen điều hành một công ty hoạt hình nhỏ có tên là Confidential Creative, hoạt động trên các dự án sáng tạo cho các nhạc sĩ bao gồm Maroon 5, P. Diddy và Jada Pinkett Smith.
Anh ấy sử dụng WriterDuet, phần mềm biên kịch và chỉnh sửa để viết kịch bản cùng các thành viên khác trong nhóm. Cohen nói thêm rằng "Đó là một công cụ tuyệt vời để cộng tác viết kịch bản."
