SharePoint là một nền tảng để cộng tác với các thành viên khác của nhóm hoặc nhóm. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo các trang web chức năng và cộng tác cho đồng nghiệp và bạn bè, tải lên và chia sẻ tài liệu cũng như thêm tiện ích con vào các trang của trang SharePoint.
Cách tạo Trang SharePoint
Bạn sẽ cần một số thứ trước khi có thể tạo trang web của mình:
- Quyền truy cập vào tài khoản doanh nghiệp Microsoft 365, vì SharePoint không được bao gồm trong tài khoản người tiêu dùng.
- Một quản trị viên để tạo trang web của bạn. Nếu bạn không phải là quản trị viên, hãy yêu cầu quản trị viên của bạn tạo một trang web cho bạn.
Để tạo trang SharePoint:
-
Đăng nhập vào Microsoft 365 với tư cách quản trị viên, sau đó chọn SharePointtừ menu Ứng dụng.
Image - Chọn Trangtrong ngăn dọc bên trái, sau đó chọn Tạo Trang.
-
Chọn Team Sitetrong hộp thoại.
Trang web liên lạcđược sử dụng chủ yếu để xuất bản thông báo và nội dung khác.
-
Chọn một thiết kế bắt đầu cho trang web của bạn phù hợp với nội dung khác của bạn. Đừng lo lắng: bạn luôn có thể điều chỉnh nội dung bắt đầu sau.
- Nhập thông tin chi tiết về trang web của bạn, bao gồm tên và mô tả.
- Chọn Hoàn tấtđể hoàn tất thiết lập. SharePoint hoạt động trong nền để tạo trang và bạn sẽ thấy tiến trình của nó trong suốt.
Sau khi thiết lập không gian của bạn, bạn sẽ có một số chức năng khả dụng ngay khi mở hộp, bao gồm:
- Cuộc trò chuyện: Bảng tin riêng cho nhóm của bạn.
- Documents: Đây là nơi bạn chia sẻ tệp và kiểm tra tệp vào và ra.
- OneNote Notebook: Đồng đội của bạn có thể cộng tác với OneNote Notebook này bằng cách tạo và thêm nội dung vào các trang.
- Site Pages: Các trang web tùy chỉnh cho nhóm hoặc nhóm của bạn.
Cách Sử dụng Thư viện Tài liệu SharePoint
Chia sẻ tệp bằng Thư viện Tài liệu rất phổ biến trên các site SharePoint. Thư viện Tài liệu chứa các thư mục và tệp mà bạn có thể xem và chỉnh sửa. Để sử dụng Thư viện Tài liệu:
-
Chọn Documentstrong ngăn dọc bên trái.
Image -
Chọn Newđể thêm các mục mới, chẳng hạn như thư mục hoặc tệp Microsoft Office. Hoặc, kéo và thả các tệp khác vào thư mục thư viện hiện tại; chúng không cần phải là tệp Office.
Image -
Chọn tệp Microsoft Office để mở tệp đó trong ứng dụng thích hợp. Chọn một tệp không phải Office sẽ thực hiện một trong ba điều sau:
- Mở nó để xem trước nếu nó ở định dạng thân thiện với web (ví dụ: hình ảnh hoặc PDF).
- Mở trong một ứng dụng có liên quan nếu bạn đang sử dụng Windows (Windows biết cách nói chuyện với SharePoint).
- Tải xuống máy tính của bạn để bạn có thể mở bằng chương trình liên quan.
Image -
Mặc dù các ứng dụng web hiện đại cho phép bạn đồng thời chỉnh sửa tệp với đồng nghiệp, bạn vẫn có khả năng "kiểm tra" tệp trong SharePoint để ngăn người khác làm việc trên tệp khi bạn đang làm việc trên đó.
Chọn tệp để kiểm tra, sau đó chọn Kiểm tratrong danh sách thả xuống. Kiểm tra tệp ngăn không cho bất kỳ ai lưu phiên bản mới của tệp khi bạn đang làm việc trên đó. Những người dùng khác vẫn có thể tải xuống bản sao và làm việc trên đó, nhưng họ không thể tạo phiên bản mới cho đến khi bạn lưu và kiểm tra lại.
Image
Cách tạo Trang Site SharePoint
Các trang của SharePoint cho phép bạn tạo các trang web bao gồm thông tin văn bản và đồ họa. Sự khác biệt giữa các trang SharePoint và các trang thông thường là chỉ những thành viên đã đăng nhập trong nhóm SharePoint của bạn mới có thể xem chúng. Các trang của trang web là internet riêng của bạn.
Để tạo các trang mới trên trang SharePoint của bạn:
-
Chọn Trangtrong ngăn dọc bên trái.
Image -
Chọn Mới, sau đó chọn trong số các loại trang:
- Trang Wiki: Các trang bao gồm ý tưởng của nhóm, chính sách, nguyên tắc, phương pháp hay nhất và hơn thế nữa. Nhóm SharePoint có thể sử dụng các trang Wiki để truy cập các liên kết đến tất cả các loại thông tin công ty.
- Trang Phần Web:Bố cục được xác định trước được thiết kế để cho phép bạn chèn tất cả các loại tiện ích, kiểu bảng điều khiển, trên các trang web của mình.
- Trang web: Các trang trống mà bạn tạo, bắt đầu bằng tiêu đề.
- Liên kết: Thêm liên kết đến trang web.
Image -
Sau khi được tạo, trang sẽ mở ra để bạn chỉnh sửa. Bắt đầu bằng cách đặt tên cho nó. Nội dung bổ sung có dạng Phần Web, chúng tôi sẽ trình bày trong phần tiếp theo.
Image -
Chọn Xuất bảnở phần trên bên phải của màn hình để hiển thị các thay đổi của bạn cho đồng nghiệp.
Image - Chọn Trangtrong ngăn dọc bên trái để xem các trang của bạn.
-
Để chỉnh sửa các trang hiện có, hãy mở trang và chọn Edittrong ngăn bên trái.
Image
Cách Thêm Phần Web vào Trang SharePoint
Một trong những tính năng tốt nhất của SharePoint là tính năng "Phần Web" hoặc (các) tiện ích con. Ngay cả khi bạn chỉ muốn thêm văn bản và đồ họa, trước tiên bạn sẽ cần thêm một phần web để chứa nội dung. Các phần web có thể bao gồm những thứ như Nguồn cấp tin tức, danh sách các thành viên trong nhóm hoặc danh sách hoạt động gần đây trên trang web.
Nếu bạn đã tạo một trang, đây là cách thêm các phần web vào đó:
- Chọn Pagestrong ngăn dọc bên trái, sau đó chọn một trang để chỉnh sửa và chọn Edit.
-
Chọn dấu cộng(+) để thêm các phần web vào một trang.
Image -
Một menu bật lên hiển thị danh sách các phần web có sẵn. Duyệt qua toàn bộ danh sách hoặc tìm kiếm theo từ khóa. Sau khi bạn chọn một phần web, phần đó sẽ được thêm vào trang.
Image -
Định cấu hình phần web. Ví dụ: nếu bạn thêm một phần web của Thư viện Hình ảnh, hãy chọn Thêm Hình ảnhđể chọn ảnh sẽ hiển thị.
Image - Chọn Xuất bảnđể hiển thị các thay đổi của bạn cho đồng nghiệp.
Mặc dù trang chủ được tạo tự động cho bạn, nó vẫn là một trang mà bạn có thể điền vào các phần web.
Cài đặt và Sử dụng Ứng dụng Công việc
Mọi thứ trở nên thú vị khi bạn thêm ứng dụng vào trang web của mình. Các ứng dụng vượt ra ngoài chức năng của các phần web và chúng bao gồm những thứ như blog hoặc danh sách tùy chỉnh, có thể là một cơ sở dữ liệu nhỏ.
Chúng ta sẽ xem xét ứng dụng Công việc, ứng dụng này cho phép bạn thiết lập việc cần làm cho các thành viên trong nhóm của mình, chỉ định việc cần làm và sau đó theo dõi việc hoàn thành của họ.
Để thêm ứng dụng Công việc vào trang SharePoint của bạn:
- Trên trang chủ của site SharePoint, chọn Mới, sau đó chọn Ứng dụng.
-
Chọn Nhiệm vụ.
Image -
Trong menu bên trái, chọn Nội dung Trangđể xem ứng dụng Nhiệm vụ và bắt đầu ủy quyền.
Image
Ai Nên Sử dụng SharePoint?
Hầu hết thời gian, các nhóm công ty sử dụng SharePoint. Tuy nhiên, có rất nhiều tình huống không liên quan đến kinh doanh mà SharePoint có ích, chẳng hạn như:
- Các đội thể thao có thể sử dụng lịch để đăng lịch thi đấu và họ có thể sử dụng Thư viện tài liệu để lưu trữ video trò chơi.
- Câu lạc bộ sách có thể đăng liên kết đến cuốn sách của tuần tiếp theo, trong khi các nhóm viết có thể tổ chức các bài phê bình, bài gửi và nhận xét.
- Các nhóm tình nguyện lên kế hoạch cho một dự án khôi phục có thể tạo ra một kế hoạch với các nhiệm vụ và tiến trình.
- Một khu phố đang tổ chức bán hàng bãi có thể đăng thông báo về những người mới tham gia hoặc liệt kê các mặt hàng và giá cả trong tệp Excel được chia sẻ trong Thư viện Tài liệu.
Các trường hợp trên có thể xảy ra với các ứng dụng và dịch vụ khác, nhưng SharePoint tập hợp mọi thứ lại với nhau ở một nơi duy nhất, với giao diện được hỗ trợ trên Windows, macOS và Linux.
Tải xuống SharePoint ở đâu
Tải xuống ứng dụng SharePoint cho Android từ Google Play hoặc tải ứng dụng SharePoint cho iOS từ App Store. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel và PowerPoint để mở tệp trực tiếp từ SharePoint, giúp tải xuống và tải lên nhanh chóng.
