Google Tài liệu là gì?

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 07:05

Google Tài liệu, một phần của Google Drive và là trình xử lý văn bản trực tuyến miễn phí tốt nhất và phổ biến nhất hiện có.

Tạo, tải lên, lưu, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu với Google Documents thật dễ dàng và bạn có thể tạo và chỉnh sửa với nhiều lựa chọn định dạng khá ấn tượng.

Những gì chúng tôi thích

Chấp nhận hầu hết các định dạng tệp phổ biến.
Các tệp có thể được tải xuống ở nhiều định dạng khác nhau.
Tài liệu được tự động lưu vào tài khoản Google của bạn.
Có giao diện gọn gàng và đơn giản.
Dễ dàng chia sẻ tài liệu của bạn hoặc giữ chúng ở chế độ riêng tư.

Điều chúng ta không thích

Chỉ hoạt động nhanh như kết nối internet của bạn.
Bạn phải đăng nhập để sử dụng.
Thiếu một số tùy chọn định dạng và kiểu nâng cao chỉ có trong trình xử lý văn bản truyền thống.
Việc tải lên các tệp tài liệu khác đôi khi dẫn đến định dạng bị thiếu hoặc bị thay đổi.

Hướng dẫn nhanh

Google Documents là một ứng dụng web đơn giản với giao diện người dùng sạch sẽ và tất cả các công cụ đều có mục đích hữu ích. Tuy nhiên, có thể hơi bối rối nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng Google Tài liệu vì nó được tích hợp rất nhiều với Google Drive.

Cách Tải Tài liệu lên Google Tài liệu

Mở Google Drive, chọn Mới, rồi chọn Tải lên tệphoặc Tải lên thư mục, tùy thuộc vào nội dung bạn đang tải lên.

Bây giờ tệp đã có trong Google Drive, bạn có thể nhập tệp vào Google Tài liệu bằng cách nhấp chuột phải vào tệp và đi tới Mở bằng> Google Tài liệu.

Cách Chỉnh sửa Tệp Google Tài liệu

Trình đơn ở đầu Google Tài liệu giống với trình đơn trong các chương trình khác mà bạn có thể cài đặt trên máy tính của mình, chẳng hạn như Microsoft Word hoặc OpenOffice Writer. Đây là những gì một vài trong số các menu đó chịu trách nhiệm:

File: Đổi tên, chia sẻ, tải xuống, in
Edit: Hoàn tác, làm lại, tìm và thay thế, dán
Chèn: Thêm hình ảnh, bản vẽ, biểu đồ, bảng, liên kết, nhận xét
Định dạng: Định dạng văn bản và đoạn văn, chỉnh sửa khoảng cách dòng, tạo danh sách
Tools: Đếm từ, từ điển, nhập liệu bằng giọng nói, tùy chọn

Ngay bên dưới menu chính là menu định dạng. Một số mục trên menu định dạng của Google Tài liệu có sẵn trong menu phía trên nó, nhưng đây là cách bạn thường định dạng tài liệu vì chúng chỉ cần một cú nhấp chuột.

Như bạn có thể thấy, thanh định dạng cho phép bạn điều chỉnh kích thước và màu sắc của văn bản, thụt lề, tạo danh sách có dấu đầu dòng hoặc có thứ tự, kiểm tra chính tả và hơn thế nữa.

Cách Chia sẻ Từ Google Tài liệu

Google Tài liệu có một số tùy chọn chia sẻ. Một cách dễ dàng để chia sẻ tài liệu Google Docs là thông qua Gmail như một email thông thường. Chọn nút Chia sẻở trên cùng bên phải của trang và nhập địa chỉ email của người hoặc những người bạn muốn chia sẻ tài liệu. Thêm tin nhắn và chọn xem bạn có muốn người đó có đặc quyền chỉnh sửa, xem hoặc nhận xét hay không.

Bạn cũng có thể tạo một liên kết được chia sẻ mà bất kỳ ai (kể cả những người không sử dụng Gmail) đều có thể mở để chỉnh sửa hoặc xem. Từ nút Chia sẻ, trong hộp Nhận liên kết, chọn Sao chép liên kếtChọn xem bạn muốn người nhận liên kết có đặc quyền chỉnh sửa, xem hoặc nhận xét. Dán liên kết vào email để chia sẻ với những người khác.

Tài liệu được chia sẻ cập nhật theo thời gian thực khi bất kỳ ai thực hiện thay đổi.

Công cụ Trình chỉnh sửa Google Tài liệu Hiển thị là một cách tiện dụng để theo dõi các thay đổi của cộng tác viên của bạn. Đánh dấu một loạt văn bản, nhấp chuột phải và chọn Show Editors. Bạn sẽ thấy ai đang chỉnh sửa tài liệu cùng với những thay đổi mới nhất của họ và dấu thời gian.

Google Documents và Google Workspace

Google Documents cũng là một phần của Google Workspace, là một khuôn khổ kết hợp các ứng dụng, email, bộ nhớ đám mây, phần mềm năng suất, lịch, v.v.

Ngoài Google Tài liệu, Google Workspace bao gồm các ứng dụng và dịch vụ khác của Google, bao gồm Gmail, Lịch, Drive, Trang tính, Trang trình bày, Meet, v.v. Mặc dù bạn vẫn có thể sử dụng Tài liệu và các công cụ khác dưới dạng ứng dụng độc lập, nhưng chúng được tích hợp đầy đủ hơn khi được sử dụng như một phần của Không gian làm việc của Google.

Khi bạn đang sử dụng Google Workspace, nếu bạn đang cộng tác trên Google Documents, bạn và những người dùng khác có thể mở nó ngay từ Gmail sau khi nó được chia sẻ trong Phòng trò chuyện của Google.

Workspace được cung cấp miễn phí cho bất kỳ ai có tài khoản Google, nhưng nếu bạn đang tìm kiếm các tính năng nâng cao hơn của Workspace, chẳng hạn như bộ nhớ đám mây bổ sung, email tùy chỉnh và các tính năng bảo mật nâng cao, hãy cân nhắc đăng ký Workspace trả phí.

Thông tin khác trên Google Tài liệu

Đây là một số tính năng đáng chú ý bổ sung mà bạn có thể tận hưởng với Google Tài liệu miễn phí:

Tài liệu trong Google Tài liệu có thể được bắt đầu từ đầu hoặc từ các mẫu công khai.
Google Tài liệu có thể mở tệp từ máy tính và tài khoản Google Drive của bạn, chẳng hạn như tệp DOC, DOCX, DOCM và DOTM của Microsoft Word, cũng như các định dạng HTML, RTF và TXT phổ biến.
Thư mục chứa đầy tài liệu có thể được tải lên cùng một lúc hoặc bạn chỉ có thể chọn một tài liệu duy nhất.
Tài khoản Google của bạn được phân bổ 15 GB dung lượng miễn phí, nhưng dung lượng lưu trữ này không chỉ dành cho Tài liệu. Google Photos, Gmail và tất cả các tệp Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Bản vẽ, Biểu mẫu và Jamboard của bạn được tính vào dung lượng lưu trữ 15 GB. Nếu bạn cần thêm dung lượng, bạn có thể dễ dàng mua thêm dung lượng từ Google.
Các tài liệu được lưu trong Google Documents có thể được lưu vào tài khoản Google Drive của bạn và sử dụng lại trong bất kỳ trình duyệt nào, cũng như tải xuống ngoại tuyến ở định dạng DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT hoặc EPUB.
Lịch sử sửa đổi đầy đủ hiển thị các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu, với mỗi thay đổi sẽ đánh dấu người đã thực hiện, điều này rất hữu ích nếu bạn đang làm việc với nhiều người.
Màu trang, khổ giấy, hướng và lề đều có thể được tùy chỉnh.
Google Documents cho phép bạn nhập bằng giọng nói của mình.
Như với bất kỳ trình xử lý văn bản tốt nào, Google Tài liệu có nút Hoàn tácvà Làm lạiđể nhanh chóng sửa bất kỳ lỗi nào.

Tính năng đáng chú ý khác

Các tùy chọn định dạng của Google Tài liệu cho phép bạn thao tác văn bản với chữ in đậm, in nghiêng, gạch dưới, gạch ngang, chỉ số trên và chỉ số dưới, căn lề, thay đổi kích thước phông chữ, kiểu đoạn văn, khoảng cách dòng và hơn thế nữa.
Hình ảnh, siêu liên kết, phương trình, bản vẽ, bảng, chú thích cuối trang, ký tự đặc biệt, số trang, ngắt trang, đầu trang / chân trang và dấu trang có thể được chèn vào tài liệu Google Documents.
Công cụ tìm kiếm tích hợp sẵn cho phép bạn nghiên cứu mà không cần rời khỏi Google Tài liệu, chẳng hạn như tra cứu định nghĩa từ, tìm và nhập hình ảnh cũng như sử dụng các câu trích dẫn nổi tiếng trong tài liệu của bạn.
Chỉ trong vài cú nhấp chuột, tài liệu có thể được sao chép và dịch sang hàng chục ngôn ngữ.
Tiện ích bổ sung có thể được thêm vào Google Tài liệu để cung cấp các tính năng bổ sung.
Các tài liệu đã xóa được lưu giữ trong phần Thùng rácđể bạn có thể dễ dàng khôi phục chúng.
Tài liệu có thể được in trực tiếp từ Google Tài liệu cũng như chia sẻ với mọi người thông qua liên kết công khai và được nhúng vào trang web thông qua tùy chọn Xuất bản lên web.
Văn phòng chỉnh sửa cho Tài liệu, Trang tính & Trang trình bày là một tiện ích mở rộng trình duyệt dành cho trình duyệt web Chrome của riêng Google, cho phép bạn mở và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến mà không cần phải tải chúng xuống máy tính của bạn trước rồi tải chúng lên Google Documents. Đây cũng là một cách nhanh chóng để chỉnh sửa tệp tài liệu trên máy tính của bạn bằng cách kéo chúng vào trình duyệt Chrome.

Suy nghĩ trên Google Tài liệu

Không có nhiều điều về Google Documents mà chúng tôi không thích. Mặc dù Microsoft Word vẫn có các công dụng của nó, nhưng nếu có tài liệu bạn đang chia sẻ cho công việc hoặc với gia đình hoặc bạn không muốn trả tiền cho một chương trình xử lý văn bản, thì Google Documents là một lựa chọn phù hợp.

Nếu bạn có kết nối Internet ổn định và không có nhu cầu lớn về tất cả các tiếng chuông và còi của phần mềm xử lý văn bản truyền thống, thì hãy tiết kiệm cho mình hàng trăm đô la và đăng ký Google Tài liệu miễn phí.

Nếu bạn đã có tài khoản Gmail hoặc YouTube, bạn có thể đăng nhập vào Google Documents với cùng thông tin đó vì chúng đều là sản phẩm của Google.

Nếu bạn thích Google Tài liệu, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên xem các công cụ trực tuyến khác của Google, Google Trang trình bày và Google Trang tính. Ngoài ra còn có các lựa chọn thay thế miễn phí khác cho Microsoft Office.

FAQ

Google Documents có đáng tin cậy không?

Mặc dù Google Tài liệu bị ngừng hoạt động một phần vào tháng 4 năm 2021, nhưng nó thường khá đáng tin cậy. Tuy nhiên, độ tin cậy của nó cũng phụ thuộc vào kết nối internet của bạn. Do đó, bạn nên sao lưu công việc của mình để có thể truy cập ngoại tuyến nếu cần.

Bạn vẽ như thế nào trên Google Tài liệu?

Để chèn bản vẽ vào tài liệu, chọn Chèn> Bản vẽ> + Mới. Cửa sổ Vẽ mở ra với một loạt các tùy chọn. Ví dụ: bạn có thể chèn nghệ thuật chữ hoặc sử dụng công cụ Đường thẳng và Hình dạng để tạo hình vuông, hình tròn, v.v.