Có nhiều cách để chia sẻ một thư mục trong Outlook với những người khác. Nó có thể giúp làm việc với một nhóm hoặc trong một dự án dễ dàng hơn nhiều khi tất cả thông tin liên lạc đều ở một nơi và nó có thể là một cách tuyệt vời để quản lý các hoạt động gia đình, tài chính, v.v. Tìm hiểu cách tạo thư mục dùng chung trong Outlook và sắp xếp công việc của bạn.
Bạn cần có quyền truy cập vào Máy chủ Exchange. Đây là cách duy nhất bạn có thể quản lý hoặc chia sẻ các thư mục Outlook của mình.
Cách Chia sẻ Thư mục trong Outlook 2016
Điều bạn muốn kiểm tra trước khi cố gắng chia sẻ một thư mục là quản trị viên của bạn có cho phép bạn làm như vậy hay không. Nếu vậy, đây là những gì bạn cần làm:
- Mở Outlook như bình thường.
- Tìm thư mục bạn muốn chia sẻ với ai đó.
-
Sau khi định vị, nhấp chuột phải vào thư mục, sau đó chọn Thuộc tính
Image -
Trong cửa sổ thuộc tính, chọn tab Quyền.
Image - Chọn Thêm.
-
Từ danh sách địa chỉ email trên máy chủ, hãy chọn địa chỉ email bạn muốn chia sẻ thư mục trong Outlook.
Image
Cách Mở Thư mục Chia sẻ trong Outlook
Nếu người khác đã chia sẻ một thư mục với bạn, hãy đảm bảo rằng họ đã cấp cho bạn các quyền chính xác. Rất có thể bạn sẽ nhận được lời mời chia sẻ qua email và tất cả những gì bạn cần làm là chọn Mở Ghi chú / Nhiệm vụ / Nhật ký / Danh bạ / Lịchở góc trên cùng bên trái.
Cân nhắc giữ email mời cho thư mục chia sẻ.
Nếu bạn xóa email mời, nội dung được chia sẻ vẫn có thể truy cập được đối với bạn, bạn chỉ cần thực hiện một số bước bổ sung. Chỉ cần chọn tab Thư mục, sau đó chọn Mở Lịch / Danh bạ / Nhật ký / Ghi chú / Công việc được chia sẻ.
Tính năng này hoạt động trên Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 và Outlook 2019
Cách Xóa Thư mục Chia sẻ
Cho dù bạn đang chia sẻ một thư mục hay xóa một thư mục được chia sẻ, quá trình này đều giống nhau. Nếu một thư mục được chia sẻ với bạn, cách dễ nhất để xóa thư mục đó là yêu cầu người đã cấp cho bạn quyền truy cập để thu hồi tất cả các quyền.
Nếu bạn cần xóa ai đó khỏi xem thư mục chia sẻ của mình, hãy làm theo vài bước sau:
- Nhấp chuột phải vào thư mục được chia sẻ trong Outlook, sau đó chọn Thuộc tính.
- Chọn tab Chia sẻ Thư mục.
-
Chọn người dùng mà bạn không muốn chia sẻ thư mục nữa, sau đó chọn Xóa.
Cấp độ Quyền trong Thư mục Chia sẻ trong Outlook
Có một cách để giới hạn những gì mọi người có thể thực hiện trong một thư mục được chia sẻ bằng cách sử dụng toàn bộ các nguyên tắc về quyền.
Mở Outlook, nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn chia sẻ, sau đó chọn Thuộc tính> Quyền. Từ đó, hãy chọn trình đơn thả xuống Permission Levelvà chọn một cấp độ khác nhau cho từng người khác nhau mà bạn có thể chia sẻ thư mục.
Ví dụ: nếu bạn chọn Chủ sở hữu, người đó có thể làm mọi thứ và mọi thứ, nhưng nếu bạn chọn Người đánh giá, điều duy nhất họ có thể làm là đọc các mục và không có gì khác.
