Điều cần biết
- Đi tới File> Options> Save> AutoSave OneDrive và các tệp SharePoint Online theo mặc định trên Excel.
- Để bảo vệ hơn, hãy chọn Lưu thông tin Tự động Phục hồivà Giữ phiên bản Tự động Phục hồi cuối cùng nếu tôi đóng mà không lưu.
Bài viết này giải thích cách sử dụng chức năng Tự động Lưu trong Excel cho Microsoft 365, Excel 2019, 2016, 2013 và 2010. Nó cũng giải thích Tự động Phục hồi, cách khôi phục tệp và phải làm gì nếu bạn không có tính năng Tự động Lưu.
AutoSave so với AutoRecover
AutoSave tự động lưu các tệp của bạn vào tài khoản OneDrive và SharePoint. Bạn sẽ cần định cấu hình OneDrive hoặc SharePoint để chúng được kết nối chính xác và đây là tính năng chỉ có trong Microsoft 365. Điều này cũng cho phép bạn "đồng chỉnh sửa" tài liệu với những người khác.
AutoRecover tạm thời giữ các thay đổi trong một thư mục trên máy tính của bạn. Có sẵn kể từ Office 2007, nó không tự động lưu tệp của bạn. Thay vào đó, nếu máy tính của bạn tắt hoặc Excel đóng mà không lưu, bạn có tùy chọn để khôi phục công việc của mình. Nó lưu thông tin này trong một khoảng thời gian nhất định, thường là 10 phút, nhưng nó chỉ là tạm thời. Nếu bạn chọn không khôi phục dữ liệu của mình, nó sẽ xóa dữ liệu và bạn sẽ trở lại hình vuông.
Cả hai đều không thay thế cho lệnh Lưu. Tập thói quen lưu công việc của bạn một cách nhất quán, đặc biệt là khi bạn sắp đóng cửa. Điều cần thiết là phải định cấu hình cả Tự động Lưu và Tự động Phục hồi nếu bạn có cả hai tùy chọn.
Cách bật Lưu Tự động trong Excel
Kể từ năm 2010, Excel chỉ thực hiện những thay đổi nhỏ đối với chức năng Lưu Tự động. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010 trở lên, bạn sẽ tìm thấy menu này ở cùng một nơi.
-
Mở Excel và chọn File> Options.
Image - Trong menu mở ra, chọn Lưuở bên trái.
-
Nếu bạn có tài khoản OneDrive hoặc SharePoint, hãy chọn Tự động lưu tệp OneDrive và SharePoint Online theo mặc định trên Excel. Thao tác này sẽ lưu công việc của bạn trên tài khoản OneDrive và SharePoint trong thời gian thực, giữ lại bản sao lưu nếu bạn bị mất máy tính xách tay.
Chỉ bật tính năng này cho các tệp được bảo vệ bằng mật khẩu. Không bao giờ chia sẻ thông tin nhạy cảm như số An sinh xã hội hoặc dữ liệu tài chính qua tệp OneDrive hoặc SharePoint.
Image -
Chọn Lưu thông tin Tự động Phục hồivà chọn khoảng thời gian bạn muốn lưu. Mặc định là 10 phút, nhưng bạn có thể đặt thấp hơn hoặc cao hơn, tùy thuộc vào sở thích của mình.
- Chọn Giữ phiên bản Tự động Phục hồi cuối cùng nếu tôi đóng mà không lưuđể bảo toàn công việc của bạn nếu bạn bị mất điện hoặc vô tình đóng Excel.
-
Ghi lại nơi Excel sẽ lưu các tệp này. Nếu bạn thích một vị trí dễ tiếp cận hơn, bạn có thể viết nó ra đây.
Bạn có thể không thấy vị trí Tự động Phục hồi của mình trong File Explorer, tùy thuộc vào việc bạn có đăng nhập với tư cách quản trị viên hay không và cài đặt của bạn là gì để khôi phục dữ liệu. Bạn cũng có thể không thay đổi được đường dẫn tệp nếu bạn không phải là quản trị viên.
Cách khôi phục tệp Excel bằng Tự động khôi phục
Để truy cập phiên bản Tự động Phục hồi của sổ làm việc Excel của bạn, hãy chọn Tệp> Mở, sau đó cuộn xuống Khôi phục phần Sổ làm việc chưa được lưuvà chọn tệp của bạn.
Điều gì sẽ xảy ra nếu Phiên bản Excel của tôi không có Tự động Lưu?
Nếu bạn không có tùy chọn Lưu Tự động trong phiên bản Excel của mình hoặc không muốn sử dụng OneDrive hoặc SharePoint để sao lưu tệp của mình, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm của bên thứ ba như Google Drive hoặc Dropbox để sao lưu cập nhật dữ liệu của bạn thường xuyên.
Trước khi sử dụng các dịch vụ này, hãy suy nghĩ kỹ về khả năng bảo mật và không gian. Nếu bạn đang sao lưu thông tin bí mật, sẽ có nguy cơ bị vi phạm. Nếu bạn đang muốn lưu tài liệu cho công việc, hãy tham khảo ý kiến của bộ phận CNTT tại nơi làm việc của bạn, nếu có, để biết các giải pháp mà họ đã kiểm tra.
Ngoài ra, bất kỳ dịch vụ sao lưu nào cũng sẽ có một lượng dung lượng hạn chế và có thể bạn sẽ muốn sử dụng nó để sao lưu các tệp khác. Có nhiều chỗ hơn, nhưng bạn sẽ phải đăng ký. Xem xét kỹ nhu cầu của bạn trước khi đăng nhập vào bất kỳ dịch vụ sao lưu nào.
