Điều cần biết
- Đăng ký OneDrive nếu bạn chưa có tài khoản đang hoạt động.
- Mở sổ làm việc và chọn Chia sẻ> Đăng nhập. Nhập tên và chọn thư mục OneDrive, sau đó chọn Lưu. Chọn lại Chia sẻ.
- Trong Tùy chọn Chia sẻ, chọn Mời mọi ngườivà nhập địa chỉ email của người nhận. Chọn Có thể chỉnh sửađể cấp đặc quyền chỉnh sửa.
Với sổ làm việc Microsoft Excel được chia sẻ, bạn có thể cộng tác với những người khác bằng cách thêm hoặc sửa đổi dữ liệu, công thức và định dạng ngay lập tức từ nhiều vị trí và thiết bị. Đây là cách chia sẻ tệp Excel trong Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016 và Excel Online.
Đăng ký OneDrive
Nếu bạn sử dụng Microsoft Office, bạn có thể có một tài khoản OneDrive đang hoạt động. Nếu không, hoặc nếu bạn không chắc chắn, hãy đăng ký OneDrive trước khi tiếp tục. Ngoại lệ duy nhất là nếu bạn định chia sẻ tệp Excel được lưu trữ trên thư viện SharePoint Online hoặc mạng nội bộ, trong trường hợp đó, bạn không cần tài khoản OneDrive.
Trước khi bạn có thể chia sẻ bảng tính cho mục đích đồng tác giả, bạn phải lưu nó ở định dạng XLSX, XLSM hoặc XLSB.
Cách chia sẻ tệp Excel trong Microsoft 365 hoặc Excel 2019
Để chia sẻ sổ làm việc Excel:
Các phiên bản Excel mới hơn đã thay thế tính năng Sổ làm việc được chia sẻ bằng một dịch vụ được gọi là đồng tác giả. Nó cho phép cộng tác tương tự và cung cấp các công cụ nâng cao không có trong các phiên bản Excel cũ hơn.
- Mở sổ làm việc Excel mà bạn muốn chia sẻ.
-
Chọn Chia sẻ, nằm ở góc trên bên phải của màn hình và bên dưới thanh Trang tính Tìm kiếm.
Image -
Trong hộp thoại Chia sẻ, chọn Đăng nhập.
Image Nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình, hãy chuyển sang bước 6.
-
Khi được nhắc nhập thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft của bạn, hãy làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình xác thực.
Image - Sau khi đăng nhập, quay lại cửa sổ Excel chính và chọn lại Chia sẻ.
-
Trong trường Tên, hãy nhập tiêu đề cho sổ làm việc được chia sẻ.
Image -
Chọn menu thả xuống Placeđể chọn nơi chia sẻ tệp, ví dụ: OneDrive. Trong hầu hết các trường hợp, đây là vị trí ưu tiên trừ khi bạn sử dụng thư viện SharePoint hoặc vị trí mạng nội bộ.
Image -
Chọn Lưu.
Image - Tệp tải lên kho lưu trữ bạn đã chọn ở bước 7. Chọn Chia sẻ.
-
Trong danh sách bật lên Tùy chọn Chia sẻ, hãy chọn Mời mọi người.
Bạn không cần phải chia sẻ sổ làm việc cho các mục đích cộng tác. Nếu bạn muốn chia sẻ phiên bản chỉ đọc, hãy chọn Gửi bản sao.
Image -
Trong hộp thoại Mời mọi người, nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ sổ làm việc. Phân tách từng địa chỉ email bằng dấu phẩy.
Image Bạn có thể nhập tên từ danh bạ của mình thay cho địa chỉ email. Trong trường hợp này, bạn được nhắc cấp quyền truy cập Excel vào ứng dụng tương ứng.
- Nhập tin nhắn cho người nhận, nếu muốn.
-
Tùy chọn Có thể Chỉnh sửa, kèm theo hộp kiểm, bị tắt theo mặc định vì mục đích phòng ngừa và ra lệnh rằng người nhận không thể sửa đổi tệp Excel. Để xóa hạn chế chỉ đọc này, hãy chọn hộp kiểm để dấu kiểm xuất hiện.
Image - Chọn Chia sẻ. Người nhận của bạn được thông báo rằng một sổ làm việc đã được chia sẻ với họ.
Cách chia sẻ tệp trong Excel Online
Cũng giống như Excel dành cho Microsoft 365 và Excel 2019, phiên bản Excel dựa trên web sử dụng các tính năng đồng tác giả thay cho tính năng từng được gọi là Sổ làm việc dùng chung.
- Đi tới Excel Online trong trình duyệt web và mở sổ làm việc bạn muốn chia sẻ.
-
Chọn Chia sẻ, nằm ở góc trên bên phải của cửa sổ trình duyệt để hiển thị hộp thoại Mời mọi người.
Image -
Trong trường Đến, nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ sổ làm việc với, mỗi địa chỉ được phân tách bằng dấu phẩy.
Image -
Trong trường Thêm ghi chú nhanh, hãy nhập tin nhắn có liên quan cho người nhận của bạn.
Image -
Chọn Người nhận có thể chỉnh sửa.
Image -
Hai menu thả xuống xuất hiện. Đầu tiên có các tùy chọn sau: Người nhận có thể chỉnh sửa(mặc định) và Người nhận chỉ có thể xem. Nếu bạn chọn cái sau, người nhận của bạn sẽ nhận được sổ làm việc với các hạn chế chỉ đọc.
Image - Menu thả xuống thứ hai cho biết liệu người nhận của bạn có yêu cầu tài khoản Microsoft để truy cập tài liệu hay không. Chọn tùy chọn đáp ứng nhu cầu của bạn.
- Chọn Chia sẻ. Người nhận của bạn được thông báo rằng một sổ làm việc đã được chia sẻ với họ.
Cách chia sẻ tệp trong Excel 2016
Làm theo hướng dẫn của Microsoft 365, vì tính năng đồng tác giả và các bước tương tự. Sự khác biệt chính là nút Chia sẻ, xuất hiện ở góc trên bên phải và được biểu thị bằng đầu và thân cùng với từ Chia sẻ.
Nếu muốn, bạn có thể sử dụng tính năng Sổ làm việc dùng chung. Để làm như vậy, hãy thêm các tùy chọn thích hợp vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh bằng cách thực hiện theo các bước bên dưới.
Trừ khi bạn có nhu cầu cụ thể để bật chức năng Sổ làm việc Dùng chung ban đầu, chẳng hạn như chia sẻ trên một mạng hạn chế với các yêu cầu cụ thể, hãy sử dụng tính năng đồng tác giả.
Thêm Nút Sổ làm việc Dùng chung trong macOS
Để thêm chức năng Sổ làm việc dùng chung trong macOS:
- Chọn Excel> Preferences.
- Trong hộp thoại Excel Preferences, chọn Ribbon & Toolbar, nằm trong Authoringphần.
- Chọn Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
- Trong Chọn lệnh từ cài đặt, chọn Tab Xem lại.
- Trong danh sách các tùy chọn được cung cấp, chọn Chia sẻ Sổ làm việc (Kế thừa)để đánh dấu.
- Chọn dấu ngoặc vuông bên phải (>) bên cạnh tùy chọn Share Workbook (Legacy) để nó di chuyển đến danh sách có nhãn Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
- Chọn Lưuđể hoàn tất quá trình. Bây giờ bạn có thể bắt đầu quá trình chia sẻ từ thanh công cụ Excel.
Thêm Nút Sổ làm việc Dùng chung trong Windows
Làm theo các bước sau để thêm chức năng Sổ làm việc Dùng chung vào Excel 2016 cho Windows:
- Chọn Tệp> Tùy chọn> Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
- Chọn Chọn lệnh từ để mở rộng, sau đó chọn Tất cả các lệnh.
- Cuộn xuống và chọn Chia sẻ Sổ làm việc (Kế thừa)để đánh dấu.
- Chọn Thêm.
- Thêm lần lượt từng lệnh sau: Theo dõi Thay đổi (Kế thừa),Bảo vệ Chia sẻ (Kế thừa),So sánh và Hợp nhất Sổ làm việc.
- Sau khi các mục này được thêm vào, hãy chọn OKđể quay lại cửa sổ Excel chính. Bây giờ bạn có thể bắt đầu quá trình chia sẻ từ thanh công cụ Excel.
