Cách sử dụng Google Trang tính

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 07:05

Google Trang tính là một ứng dụng bảng tính dựa trên đám mây mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng miễn phí, miễn là bạn có tài khoản Google. Nó cung cấp cho bạn hầu hết tất cả các chức năng mà bạn tìm thấy trong các ứng dụng bảng tính trả phí khác như Microsoft Excel hoặc WPS Office. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu những kiến thức cơ bản về cách sử dụng Google Trang tính.

Cách mở Google Trang tính

Để bắt đầu với Google Trang tính, bạn cần đăng ký tài khoản Google miễn phí và truy cập Google Drive, nơi bạn có thể tạo và sắp xếp các bảng tính của mình.

Google Drive là nơi bạn tạo, lưu trữ và sắp xếp tất cả các bảng tính Google Trang tính mà bạn làm việc.

1. Truy cập trang đăng ký Tài khoản Googlevà làm việc thông qua trình hướng dẫn để tạo Tài khoản Google miễn phí của bạn.

   

2. Sau khi bạn có ID và mật khẩu tài khoản của mình, hãy kết nối với Google Drive và đăng nhập bằng tài khoản Google mới của bạn.

   

3. Để sắp xếp nhiều bảng tính vào một thư mục, hãy chọn Mới ở phía trên bên trái của cửa sổ Google Drive, sau đó chọn Thư mục. Sử dụng thư mục là một cách tuyệt vời để sắp xếp tất cả các bảng tính Google Trang tính của bạn bên trong Google Drive.

   Nếu bạn thêm một bảng tính mới vào tài khoản Google Drive chính của mình, nó sẽ đặt nó bên ngoài tất cả các thư mục. Một khi bạn tích lũy nhiều tệp ở đó, có thể khó tìm thấy những bảng tính đó. Bạn nên sắp xếp các bảng tính bên trong các thư mục trong tài khoản Google Drive của mình.

   

Cách tạo Bảng tính trong Google Trang tính

Bạn có thể tạo một bảng tính mới trong Google Trang tính theo hai cách: Tạo một bảng tính trống hoặc bắt đầu với một mẫu để tiết kiệm thời gian. Cho dù bạn sử dụng phương pháp nào để tạo một bảng tính mới, nó sẽ mở ra một cửa sổ mới nơi bạn có thể bắt đầu làm việc bên trong tài liệu.

Tạo Bảng tính Đen

Phương pháp đầu tiên để tạo bảng tính trống trong Google Trang tính là chọn Mới ở góc trên bên trái của cửa sổ Google Drive, sau đó chọn Trống bảng tính.

Hoặc, nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu bên trong thư mục, sau đó chọn Google Trang tính> Bảng tính trống.

Sử dụng Mẫu Bảng tính

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể bắt đầu với mẫu bảng tính. Để thực hiện việc này, hãy chọn Mới> Google Trang tính> Từ một mẫuđể mở Thư viện Mẫu nơi bạn có thể chọn bảng tính được định dạng trước để bắt đầu.

Các mẫu được định dạng trước bao gồm:

• Lịch
• Danh sách việc cần làm
• Ngân sách
• Du lịch và tổ chức đám cưới
• Tờ thời gian
• Báo cáo tài chính
• Nhiều hơn nữa

Bạn cũng có thể tạo các mẫu Google Trang tính của riêng mình.

Cách Chỉnh sửa Dữ liệu Trang tính Google

Chỉnh sửa dữ liệu trong bảng tính Google Trang tính rất dễ dàng. Tuy nhiên, có một số mẹo quan trọng cần ghi nhớ. Các mẹo này bao gồm cách chỉnh sửa dữ liệu ô và cách thêm hoặc xóa hàng và cột, thêm trang tính mới và thêm biểu đồ.

1. Edit Cells: Chọn một ô bất kỳ và bắt đầu nhập để nhập dữ liệu. Để chỉnh sửa bất kỳ dữ liệu nào đã có trong một ô, hãy nhấp đúp vào ô đó và đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chỉnh sửa.

   

2. Di chuyển ô: Để di chuyển nhiều ô, hãy chọn ô đầu tiên và kéo đến cuối dải ô bạn muốn sao chép. Nhấn Ctrl + C để sao chép các ô được đánh dấu. Bạn sẽ thấy một đường chấm màu xanh lam xuất hiện xung quanh phạm vi ô. Chọn bất kỳ ô nào khác mà bạn muốn đặt dải ô và nhấn Ctrl + Vđể dán chúng.

   Trên máy Mac, nhấn Commandthay vì Control.

   

3. Chèn Hàng hoặc Cột: Để thêm hoặc xóa cột hoặc hàng, hãy bấm chuột phải vào số hoặc chữ cái của hàng hoặc cột bạn muốn thêm hoặc xóa, sau đó chọn một trong các tùy chọn sau:

   • Xóa hànghoặc Xóa cột: Xóa hàng hoặc cột và di chuyển các ô còn lại lên hoặc sang trái để điền vào khoảng trống.
   • Chèn 1 bên trênhoặc Chèn 1 bên dưới: Chèn một hàng mới vào bên trên hoặc bên dưới hàng đã chọn của bạn.
   • Chèn 2 bên tráihoặc Chèn 1 bên phải: Chèn một cột mới vào bên trái hoặc bên phải cột đã chọn của bạn.

   Nếu bạn chọn nhiều ô hoặc cột, các tùy chọn chèn hoặc xóa cột hoặc hàng sẽ thay đổi để xóa hoặc chèn số cột hoặc hàng bạn đã đánh dấu.

   

4. Thêm trang tính mới: Bạn có thể thêm trang tính mới vào tệp bảng tính Google Trang tính của mình bằng cách chọn biểu tượng +ở phía dưới bên trái góc cửa sổ. Thao tác này sẽ thêm một tab trang tính mới vào dưới cùng.

   Bạn có thể đổi tên trang tính mới của mình bằng cách chọn mũi tên xuống ở bên phải tên tab trang tính và chọn Đổi tên.

   

5. Thêm biểu đồ và đồ thị: Bạn có thể thêm biểu đồ hoặc đồ thị vào bảng tính của mình bằng cách đánh dấu phạm vi ô bạn muốn lập biểu đồ, sau đó chọn Chèn Biểu đồtrong dải băng. Google Trang tính sẽ tự động chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu bạn đã chọn, nhưng bạn có thể chọn ba chấmở góc trên bên phải của biểu đồ để thay đổi điều này và chỉnh sửa biểu đồ.

   

Sử dụng Công thức trong Google Trang tính

Trong Google Trang tính, bạn có quyền truy cập vào thư viện các hàm bảng tính rộng lớn như bất kỳ thứ gì bạn sẽ tìm thấy trong Microsoft Excel.

Sử dụng các chức năng của Google Trang tính, bạn có thể tính trung bình toàn bộ các hàng hoặc cột của ô, tìm các giá trị tối đa hoặc tối thiểu hoặc thậm chí nhập dữ liệu từ các trang web.

1. Để chèn công thức vào bảng tính Google Trang tính, hãy nhập =(dấu bằng). Khi bắt đầu nhập tên của một hàm, bạn sẽ thấy danh sách thả xuống gồm tất cả các hàm có sẵn bắt đầu bằng các chữ cái đó.

   Bạn sẽ thấy định nghĩa về chức năng đầu tiên hoạt động. Để xem định nghĩa cho bất kỳ định nghĩa nào khác, hãy di chuột qua tên của định nghĩa đó bằng con trỏ chuột.

   

2. Khi bạn nhập dấu ngoặc mở đầu tiên cho một hàm, bạn sẽ thấy danh sách các tham số cho hàm đó và giải thích của chúng.

   

3. Khi bạn nhập dấu ngoặc đóng cho hàm, nhấn Nhập, sau đó bạn sẽ thấy kết quả cho hàm đó xuất hiện trong ô.

   

Cách Chia sẻ Bảng tính

Khi bạn đã tạo bảng tính đầu tiên của mình, bạn có thể muốn chia sẻ nó với những người khác. Dưới đây là một số cách để chia sẻ bảng tính Google Trang tính.

1. Nếu bạn đã mở một bảng tính, hãy chọn File> Share.

   Một cách khác để bạn có thể chia sẻ bảng tính trong Google Trang tính là nhấp chuột phải vào tệp bảng tính bên trong Google Drive, sau đó chọn Chia sẻ.

   

2. Cửa sổ Google Trang tính Chia sẻ với người khácsẽ mở ra. Nếu bạn không muốn phải đặt tên cho các địa chỉ email cụ thể để chia sẻ bảng tính, hãy chọn Sao chép liên kếtTùy chọn này cho phép bạn cung cấp liên kết đến bảng tính qua email, tin nhắn tức thì hoặc ở bất kỳ đâu khác.

   Nếu bạn để cài đặt mặc định để chia sẻ, bất kỳ ai có liên kết đến bảng tính sẽ có thể xem nó. Nếu dữ liệu nhạy cảm hoặc bạn muốn giữ nó ở chế độ riêng tư, tốt hơn hết bạn nên thay đổi cài đặt này và chia sẻ bảng tính với những người cụ thể.

   

3. Để đặt bảng tính ở chế độ riêng tư và chỉ chia sẻ với những người cụ thể, hãy chọn mũi tên thả xuống bên cạnh có thể xem, sau đó chọn TẮT - chỉ những người cụ thể mới có thể truy cập.

   

4. Tiếp theo, trong phần Mọi người, nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ bảng tính. Chọn mũi tên thả xuống bên cạnh biểu tượng bút và chọn những gì người dùng được chia sẻ có thể thực hiện với bảng tính.

   • Có thể chỉnh sửa: Người nhận có thể xem, thực hiện các thay đổi và để lại nhận xét trên bảng tính.
   • Có thể xem: Người đó có thể đọc bảng tính nhưng không thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc nhận xét nào.
   • Có thể bình luận: Cộng tác viên có thể đọc và để lại bình luận.

   

5. Nhấp vào Gửiđể lưu cài đặt quyền và gửi lời mời.

   

6. Khi bạn chia sẻ bảng tính, Google Trang tính sẽ gửi email đến tất cả những người mà bạn đã chia sẻ trang tính và bao gồm liên kết để họ có thể truy cập.

FAQ

Tôi có thể sử dụng Google Trang tính làm cơ sở dữ liệu cho một trang web không?

Có. Google Trang tính có thể được sử dụng để lưu trữ và quản lý dữ liệu cho các trang web và ứng dụng nhỏ. Một số tổ chức sử dụng nó như một giải pháp thay thế cho phần mềm cơ sở dữ liệu như MySQL.

Tôi có thể sử dụng Google Trang tính làm CRM không?

Có. Mặc dù Google không có mẫu quản lý quan hệ khách hàng (CRM) chính thức, nhưng bạn có thể tìm thấy các mẫu CRM miễn phí trực tuyến mà bạn có thể sử dụng trong Google Trang tính.

Làm cách nào để sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Trang tính?

Để sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Trang tính, hãy sử dụng cú pháp VLOOKUP ("cụm từ tìm kiếm", phạm vi ô, giá trị trả về, trạng thái đã sắp xếp). Ví dụ:=VLOOKUP ("Máy tính xách tay", A3: B9, 3, false)

Làm cách nào để sử dụng COUNTIF trong Google Trang tính?

Để sử dụng COUNTIF trong Google Trang tính, hãy nhập =COUNTIF (phạm vi, tiêu chí), thay thế tiêu chí phạm vivà với dữ liệu mong muốn. Toán tử so sánh như >,<=hoặc có thể được sử dụng trong một biểu thức.