Những thay đổi về định dạng được thực hiện đối với trang tính Excel sẽ cải thiện sự xuất hiện của chúng và tập trung sự chú ý vào dữ liệu cụ thể. Định dạng làm thay đổi hình thức của dữ liệu nhưng không thay đổi dữ liệu thực tế trong ô. Điều này rất quan trọng khi dữ liệu được sử dụng trong tính toán.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 và Excel cho Mac.
Định dạng số trong Excel
Định dạng số trong Excel thay đổi sự xuất hiện của một số hoặc giá trị trong một ô trong trang tính. Định dạng số được gắn vào ô chứ không phải giá trị trong ô. Định dạng số không thay đổi số thực trong ô, chỉ là cách nó xuất hiện.
Ví dụ: chọn một ô đã được định dạng cho số âm, số đặc biệt hoặc số dài và số thuần chứ không phải số được định dạng hiển thị trong thanh công thức phía trên trang tính.
Có một số cách để thay đổi định dạng số:
- Các phím tắt trên bàn phím.
- Định dạng các biểu tượng trên ruy-băng.
- Hộp thoại Định dạng Ô.
Định dạng số có thể được áp dụng cho một ô, toàn bộ cột hoặc hàng, một dải ô được chọn hoặc toàn bộ trang tính.
Định dạng mặc định cho các ô chứa tất cả dữ liệu là Kiểu chung. Kiểu này không có định dạng cụ thể và theo mặc định, hiển thị các số không có dấu đô la hoặc dấu phẩy. Trong kiểu Chung, số hỗn hợp (số có chứa thành phần phân số) không bị giới hạn ở một số vị trí thập phân cụ thể.
Áp dụng Định dạng Số
Tổ hợp phím để áp dụng định dạng số cho dữ liệu là Ctrl+ Shift+ !(dấu chấm than).
Các định dạng được áp dụng cho dữ liệu số đã chọn sử dụng phím tắt là:
- Hai chữ số thập phân.
- Dấu phẩy (,) làm dấu phân cách hàng nghìn.
Để áp dụng định dạng số cho dữ liệu bằng các phím tắt:
- Đánh dấu các ô chứa dữ liệu cần định dạng.
- Nhấn và giữ Ctrl+ Shift.
- Nhấn phím dấu chấm than ( !).
- Thả phím Ctrl+ Shift.
- Các số trong các ô đã chọn được định dạng với hai chữ số thập phân và dấu phân cách bằng dấu phẩy.
- Chọn ôđể hiển thị số ban đầu chưa được định dạng trong thanh công thức phía trên trang tính.
Đối với các số có nhiều hơn hai chữ số thập phân, chỉ hai chữ số thập phân đầu tiên được hiển thị. Các vị trí thập phân còn lại không bị xóa và được sử dụng trong các phép tính liên quan đến các giá trị này.
Áp dụng Định dạng Số bằng Tùy chọn Ruy-băng
Một số định dạng số thường được sử dụng có sẵn trên tab Trang đầu, như thể hiện trong hình trên. Nhưng hầu hết các định dạng số đều nằm trong danh sách thả xuống Định dạng Số.
Để chọn từ danh sách các định dạng số:
- Đánh dấu các ôcủa dữ liệu được định dạng.
- Chọn mũi tên xuống bên cạnh Định dạng Sốđể mở danh sách thả xuống.
- Chọn Sốđể áp dụng tùy chọn này cho các ô dữ liệu đã chọn.
Các số được định dạng thành hai chữ số thập phân như với phím tắt ở trên, nhưng dấu phân tách bằng dấu phẩy không được sử dụng với phương pháp này.
Áp dụng Định dạng Số trong Hộp thoại Định dạng Ô
Tất cả các tùy chọn định dạng số đều có sẵn trong hộp thoại Định dạng Ô.
Có hai tùy chọn để mở hộp thoại:
- Chọn trình khởi chạy hộp thoại . Đó là mũi tên nhỏ hướng xuống ở góc dưới cùng bên phải của nhóm Số.
- Nhấn Ctrl+ 1.
Các tùy chọn Định dạng Ô trong hộp thoại được nhóm lại với nhau trên danh sách theo tab với các định dạng số nằm trong tab Số. Trên tab này, các định dạng có sẵn được chia thành các danh mục trong cửa sổ bên trái. Khi bạn chọn một tùy chọn trong cửa sổ, các thuộc tính và mẫu của tùy chọn đó sẽ hiển thị ở bên phải.
Khi bạn chọn Số, có một số thuộc tính có thể được điều chỉnh:
- Số vị trí thập phân cần hiển thị.
- Việc sử dụng dấu phẩy phân cách hàng nghìn.
- Các định dạng cho số âm.
Áp dụng Định dạng Tiền tệ
Áp dụng Định dạng Tiền tệ Sử dụng Phím tắt
Tổ hợp phím để áp dụng định dạng tiền tệ cho dữ liệu là Ctrl+ Shift+ $(ký hiệu đô la).
Các định dạng tiền tệ mặc định được áp dụng cho dữ liệu đã chọn sử dụng phím tắt là:
- Ký hiệu đô la.
- Hai chữ số thập phân.
- Dấu phẩy (,) làm dấu phân cách hàng nghìn.
Để áp dụng định dạng tiền tệ cho dữ liệu bằng các phím tắt:
- Đánh dấu các ôchứa dữ liệu cần định dạng.
- Nhấn và giữ phím Ctrl+ Shift.
- Nhấn phím ký hiệu đô la ($).
- Thả phím Ctrl+ Shift.
- Các ô đã chọn được định dạng dưới dạng tiền tệ và nếu có thể, hiển thị các ký hiệu đô la, hai chữ số thập phân và dấu phân cách bằng dấu phẩy.
- Khi bạn chọn một ô, số ban đầu chưa được định dạng sẽ hiển thị trong thanh công thức phía trên trang tính.
Áp dụng Định dạng Tiền tệ Sử dụng Tùy chọn Ruy-băng
Định dạng tiền tệ có thể được áp dụng cho dữ liệu bằng cách chọn Tiền tệtừ danh sách thả xuống Định dạng Số.
Biểu tượng ký hiệu đô la ($) nằm trong nhóm Số trên tab Trang chủ, không dành cho định dạng Tiền tệ. Nó dành cho định dạng Kế toán như trong hình trên.
Sự khác biệt chính giữa hai định dạng này là Định dạng kế toán căn chỉnh ký hiệu đô la ở bên trái của ô trong khi căn chỉnh dữ liệu ở bên phải.
Áp dụng Định dạng Tiền tệ trong Hộp thoại Định dạng Ô
Định dạng tiền tệ trong hộp thoại Định dạng Ô rất giống với định dạng số, ngoại trừ tùy chọn để chọn ký hiệu tiền tệ khác với ký hiệu đô la mặc định.
Hộp thoại Định dạng Ô được mở theo một trong hai cách:
- Chọn trình khởi chạy hộp thoại . Đó là mũi tên chỉ xuống nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của nhóm Số.
- Nhấn Ctrl+ 1.
Trong hộp thoại, chọn Tiền tệtrong danh sách danh mục ở phía bên trái để xem hoặc thay đổi cài đặt hiện tại.
Áp dụng Định dạng Phần trăm
Đảm bảo rằng dữ liệu hiển thị ở định dạng phần trăm được nhập ở dạng thập phân. Ví dụ: 0,33, khi được định dạng theo phần trăm, hiển thị là 33%.
Ngoại trừ số 1, các số nguyên (số không có phần thập phân) thường không được định dạng theo phần trăm vì các giá trị được hiển thị được tăng lên theo hệ số 100.
Ví dụ: khi được định dạng theo phần trăm:
- Số 1 hiển thị là 100%.
- Số 33 hiển thị là 3300%.
Áp dụng Định dạng Phần trăm Sử dụng Phím tắt
Tổ hợp phím có thể được sử dụng để áp dụng định dạng số cho dữ liệu là Ctrl+ Shift+ %(ký hiệu phần trăm).
Các định dạng được áp dụng cho dữ liệu số đã chọn sử dụng phím tắt là:
- 0 chữ số thập phân.
- Biểu tượng phần trăm được thêm vào.
Để áp dụng định dạng phần trăm cho dữ liệu bằng các phím tắt:
- Đánh dấu các ôchứa dữ liệu cần định dạng.
- Nhấn và giữ phím Ctrl+ Shift.
- Nhấn phím biểu tượng phần trăm ( %).
- Thả phím Ctrl+ Shift.
- Các số trong các ô đã chọn được định dạng để hiển thị biểu tượng phần trăm.
- Chọn bất kỳ ô nào được định dạng để hiển thị số ban đầu chưa được định dạng trong thanh công thức phía trên trang tính.
Áp dụng Định dạng Phần trăm Sử dụng Tùy chọn Ruy-băng
Định dạng phần trăm có thể được áp dụng cho dữ liệu bằng cách sử dụng Phần trăm Kiểu( %) nằm trong nhóm Số trên tab Trang đầu, như được hiển thị trong hình trên hoặc bằng cách chọn Phần trămtừ danh sách thả xuống Định dạng Số.
Sự khác biệt duy nhất giữa hai kiểu là Percent Style, giống như phím tắt ở trên, hiển thị 0 vị trí thập phân trong khi Percentage hiển thị tối đa hai vị trí thập phân. Ví dụ, như trong hình trên, số 0,3256 được hiển thị là:
- 33% khi được định dạng bằng Percent Style.
- 32,56% khi được định dạng bằng Phần trăm.
Các số được định dạng thành hai chữ số thập phân như với phím tắt ở trên, nhưng dấu phân tách bằng dấu phẩy không được sử dụng với phương pháp này.
Áp dụng Phần trăm Sử dụng Hộp thoại Định dạng Ô
Xem xét số bước cần thiết để truy cập tùy chọn định dạng phần trăm trong hộp thoại Định dạng Ô, có rất ít trường hợp lựa chọn này cần được sử dụng thay vì một trong các phương pháp được đề cập ở trên.
Lý do duy nhất để chọn sử dụng tùy chọn này là thay đổi số vị trí thập phân được hiển thị bằng các số được định dạng theo phần trăm. Trong hộp thoại, số vị trí thập phân được hiển thị có thể được đặt từ 0 đến 30.
Chọn một trong các phương pháp sau để mở hộp thoại Định dạng Ô:
- Chọn trình khởi chạy hộp thoại . Đó là mũi tên chỉ xuống nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của nhóm Số.
- Nhấn Ctrl+ 1.
