Hiểu Macro trong Microsoft Word

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 07:05

Macro là một chuỗi các lệnh được ghi lại để nó có thể được phát lại (thực thi) sau đó. Macro rất tốt để giảm số lượng công việc bạn phải thực hiện trên một loạt các bước mà bạn thực hiện thường xuyên. Đây là cách tạo và kiểm tra macro trong Microsoft Word.

Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 và Word 2010.

Tại sao sử dụng Macro

Với macro, bạn có thể nhận được kết quả tương tự bằng cách nhấp vào một lệnh thay vì thực hiện tất cả các bước. Một số cách sử dụng macro để tăng năng suất của bạn bao gồm:

• Chèn logo và tên công ty của bạn vào một kiểu chữ cụ thể.
• Chèn một bảng mà bạn cần tạo thường xuyên.
• Định dạng tài liệu với các đặc điểm nhất định, chẳng hạn như đánh số trang và các đoạn văn có khoảng cách đôi.

Tạo và sử dụng macro là một kỹ năng có thể học được nhưng hiệu quả thu được rất đáng để nỗ lực.

Tạo Macro

Có hơn 950 lệnh trong Word, hầu hết trong số đó nằm trên menu và thanh công cụ và có các phím tắt được gán cho chúng. Tuy nhiên, một số lệnh này không được gán cho các menu hoặc thanh công cụ theo mặc định. Trước khi bạn tạo macro Word của riêng mình, hãy kiểm tra xem nó có tồn tại hay không và có thể được gán cho thanh công cụ hay không.

Để xem các lệnh có sẵn trong Word, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn tab Xem.

   

2. Chọn Macro.

   

3. Chọn Xem Macro.

   Hoặc, nhấn phím tắt Alt + F8 để truy cập hộp thoại Macros.

   

4. Chọn Macro trong mũi tên thả xuốngvà chọn Lệnh Word.

   

5. Trong danh sách tên lệnh theo thứ tự bảng chữ cái, đánh dấu tên để hiển thị mô tả về lệnh ở cuối hộp thoại Macrosbên dưới Mô tảnhãn.

   

Nếu lệnh bạn muốn tạo tồn tại, đừng sao chép nó với macro Word của riêng bạn. Nếu nó không tồn tại, hãy tiếp tục tạo macro Word của bạn.

Lập kế hoạch cho Macro Word hiệu quả

Bước quan trọng nhất để tạo macro Word hiệu quả là lập kế hoạch cẩn thận. Việc lập kế hoạch này bao gồm việc có một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn muốn macro Word thực hiện, cách nó sẽ giúp công việc trong tương lai của bạn dễ dàng hơn và các trường hợp bạn dự định sử dụng nó.

Một khi bạn có những điều này, hãy lập kế hoạch cho các bước thực tế. Điều này rất quan trọng vì trình ghi sẽ ghi nhớ mọi thứ bạn làm và đưa nó vào macro. Ví dụ: nếu bạn nhập một thứ gì đó và sau đó xóa nó, mỗi khi bạn chạy macro đó, Word sẽ thực hiện cùng một mục nhập và sau đó xóa nó, tạo ra một macro cẩu thả và không hiệu quả.

Khi bạn lập kế hoạch macro của mình, đây là một số điều cần xem xét:

• Lập kế hoạch cho các lệnh và thứ tự mà bạn muốn macro thực hiện các lệnh.
• Biết các phím tắt cho các lệnh bạn định sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với điều hướng vì bạn không thể sử dụng chuột để điều hướng trong vùng tài liệu khi bạn chạy trình ghi. Hơn nữa, bạn sẽ tạo macro gọn gàng hơn nếu bạn sử dụng phím tắt thay vì các phím mũi tên.
• Lập kế hoạch cho các thông báo mà Word có thể hiển thị và điều đó sẽ dừng macro.
• Sử dụng ít bước nhất có thể để giữ cho macro hoạt động hiệu quả.
• Thực hiện ít nhất một lần chạy thử trước khi bạn bắt đầu ghi.

Sau khi bạn đã lập kế hoạch macro Word của mình và thực hiện chạy qua, bạn đã sẵn sàng để ghi lại. Nếu bạn đã lập kế hoạch macro của mình một cách cẩn thận, thì việc ghi lại nó để sử dụng sau này sẽ là phần dễ dàng nhất của quá trình. Sự khác biệt duy nhất giữa việc tạo macro và làm việc trên tài liệu là bạn phải nhấn thêm một vài nút và thực hiện một vài lựa chọn trong các hộp thoại.

Ghi lại Macro

Khi bạn bắt đầu ghi macro, con trỏ chuột có một biểu tượng nhỏ trông giống như một cuộn băng cát-sét bên cạnh, cho biết rằng Word đang ghi lại các thao tác của bạn. Sau đó, bạn có thể làm theo các bước bạn đã đặt ra trong giai đoạn lập kế hoạch. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấn nút Stop(nó là hình vuông màu xanh ở bên trái). Khi bạn nhấn nút Stop, macro Word của bạn đã sẵn sàng để sử dụng.

Đây là cách ghi macro.

1. Đi tới tab Xem, chọn Macro, sau đó chọn Ghi Macro để mở hộp thoại Record Macro.

   

2. Trong hộp văn bản Macro Name, hãy nhập một tên duy nhất.

   Tên có thể chứa tối đa 80 chữ cái hoặc số (không có ký hiệu hoặc dấu cách) và phải bắt đầu bằng một chữ cái. Tên phải là duy nhất để bạn có thể xác định chức năng của nó mà không cần phải tham khảo mô tả.

3. Trong hộp văn bản Description, hãy nhập mô tả về các hành động mà macro thực hiện.

   

4. Chọn xem bạn muốn macro có sẵn trong tất cả các tài liệu hay chỉ trong tài liệu hiện tại. Nếu bạn chọn giới hạn tính khả dụng của lệnh, hãy đánh dấu tên tài liệu trong Store Macro trong trình đơn thả xuống.

   Theo mặc định, Word cung cấp macro cho tất cả các tài liệu của bạn và bạn có thể sẽ thấy rằng điều này có ý nghĩa nhất.

   

5. Khi bạn đã nhập thông tin cho macro, hãy chọn OK. Thanh công cụ Ghi Macro xuất hiện ở góc trên bên trái của màn hình.

   

Để tạm dừng ghi âm, chọn nút Tạm dừng Ghi âm / Tiếp tục Ghi âm(nút ở bên phải). Để tiếp tục ghi, hãy chọn lại.

Kiểm tra Macro

Mục đích đằng sau việc tạo macro trong Word là để tăng tốc công việc của bạn bằng cách đặt các tác vụ lặp đi lặp lại và chuỗi lệnh phức tạp trong tầm tay bạn. Đảm bảo macro của bạn chạy như dự định bằng cách kiểm tra macro.

1. Để chạy macro, nhấn phím tắt Alt + F8 để hiển thị hộp thoại Macros.

   

2. Đánh dấu macro trong danh sách, sau đó chọn Run.

   

Nếu bạn không thấy macro của mình, hãy đảm bảo rằng vị trí chính xác nằm trong ô Macro trong hộp.

Tạo Phím tắt cho Macro

Nếu bạn đã tạo nhiều macro, việc tìm kiếm trong hộp thoại Macrossẽ mất thời gian. Nếu bạn gán cho macro một phím tắt, bạn có thể bỏ qua hộp thoại và truy cập macro của mình trực tiếp từ bàn phím giống như cách bạn sử dụng phím tắt để truy cập các lệnh khác trong Word.

1. Chọn Tệp, sau đó chọn Tùy chọn.

   

2. Trong hộp thoại Word Options, chuyển đến ngăn bên trái và chọn Custom Ribbon.

   

3. Chọn Tùy chỉnh.

   

4. Trong danh sách Danh mục, cuộn xuống Macrovà chọn macro mà bạn muốn tạo lối tắt mới.

   Nếu macro hiện có một phím tắt được gán cho nó, phím tắt sẽ xuất hiện trong hộp bên dưới nhãn Các phím hiện tại.

   

5. Nếu không có phím tắt nào được gán cho macro hoặc nếu bạn muốn tạo phím tắt thứ hai cho macro, hãy chọn hộp văn bản Nhấn phím tắt mới.

   

6. Nhập phím tắt bạn muốn sử dụng để truy cập macro của mình.

   Nếu phím tắt được gán cho một lệnh, một thông báo cho biết Hiện được gán chokèm theo tên của lệnh. Gán lại phím tắt bằng cách tiếp tục hoặc chọn một phím tắt mới.

7. Chọn Lưu thay đổi trong mũi tên thả xuốngvà chọn Thườngđể áp dụng thay đổi cho tất cả các tài liệu được tạo trong Word.

   Để chỉ sử dụng phím tắt trong tài liệu hiện tại, hãy chọn tên tài liệu từ danh sách.

   

8. Chọn Chỉ định.

   

9. Chọn Đóngđể lưu các thay đổi của bạn.