Microsoft Word cung cấp các cấp độ bảo vệ khác nhau cho tài liệu. Ví dụ: bạn có thể chọn xem người khác có thể chỉnh sửa hoặc mở tệp hay không. Điều này được thực hiện bằng cách khóa tài liệu bằng mật khẩu và định cấu hình cài đặt bảo vệ dựa trên nhu cầu của bạn.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 và Word 2010.
Cách Khóa Tài liệu Word trong Windows
Làm theo các bước sau để khóa tài liệu của bạn bằng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu trong Microsoft Word.
Mật khẩu không thể khôi phục được, vì vậy hãy cất nó ở nơi an toàn.
- Mở tài liệu Word mà bạn muốn bảo vệ.
-
Đi tới tab Tệp, nằm ở góc trên bên trái, sau đó chọn Thông tintừ ngăn menu bên trái.
Image -
Chọn Bảo vệ tài liệu. Một menu thả xuống xuất hiện chứa một số tùy chọn.
Image -
Chọn Mã hóa bằng mật khẩu.
Image -
Trong hộp thoại Encrypt Document, hãy nhập mật khẩu.
Mật khẩu này được yêu cầu bất cứ khi nào bất kỳ ai cố gắng mở tài liệu về sau.
Image -
Chọn OK.
Image - Khi được nhắc, hãy nhập lại mật khẩu và chọn OK. Một thông báo xuất hiện trong phần Protect Documentcho biết cần có mật khẩu để mở tài liệu.
Cách Khóa Tài liệu Word trong macOS
Làm theo hướng dẫn bên dưới để khóa tài liệu của bạn bằng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu trong macOS.
- Mở tài liệu Word mà bạn muốn bảo vệ.
-
Đi tới tab Xem lại, nằm gần đầu giao diện Word.
Image -
Chọn Bảo vệ tài liệu.
Image -
Trong hộp thoại Password Protect, đi tới hộp văn bản Đặt mật khẩu để mở tài liệunày và nhập mật khẩu.
Image -
Nhập lại mật khẩu để xác nhận và chọn OK.
Image
Cách Thêm Hạn chế vào Tài liệu Word trong Windows
Ngoài việc khóa tài liệu Word bằng mật khẩu, bạn có thể áp dụng các hạn chế bổ sung để kiểm soát các loại chỉnh sửa mà người dùng khác có thể thực hiện. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn cung cấp cho người khác quyền truy cập vào tài liệu đồng thời hạn chế những thay đổi mà họ có thể thực hiện đối với nội dung.
-
Chuyển đến tab Đánh giá.
Image -
Trong nhóm Bảo vệ, chọn Hạn chế Chỉnh sửa.
Image -
Ngăn Hạn chế Chỉnh sửaxuất hiện ở phía bên phải của màn hình và chứa các hạn chế về định dạng và chỉnh sửa có thể cấu hình. Các tùy chọn này bao gồm khả năng chỉ cho phép nhận xét, các thay đổi được theo dõi hoặc mục nhập biểu mẫu trong tài liệu. Bạn cũng có thể giới hạn định dạng trong một tập hợp các kiểu cụ thể (ví dụ: chỉ HTML). Bạn cũng có thể chọn các vùng cụ thể của tài liệu để chỉnh sửa theo các nhóm được chỉ định trong khi hạn chế các thay đổi đối với tất cả những người dùng khác.
Image -
Chọn Xở góc trên bên phải của ngăn Hạn chế Chỉnh sửa khi bạn hài lòng với cài đặt.
Image
Cách Thêm Hạn chế trên macOS
Các hạn chế hơi khác trong Word cho Mac. Làm theo các bước sau để đặt giới hạn cho tài liệu.
-
Đi tới tab Xem lại, nằm ở phía trên cùng của giao diện Word.
Image -
Chọn Bảo vệ tài liệu.
Image -
Trong hộp thoại Password Protect, chuyển đến phần Protectionvà chọn Bảo vệ tài liệu cho hộp kiểm.
Image - Chọn một trong các tùy chọn sau: Thay đổi được theo dõi, Nhận xét, Chỉ đọc hoặc Biểu mẫu.
-
Chọn hộp kiểm Privacynếu bạn muốn xóa thông tin cá nhân khi tệp được lưu.
Image -
Chọn OKkhi bạn hài lòng với các cài đặt.
Image
Cách Xóa Mật khẩu khỏi Tài liệu Word
Nếu trước đây bạn đã khóa tài liệu Word, việc loại bỏ hạn chế bảo vệ bằng mật khẩu của tài liệu đó là một quá trình đơn giản. Tuy nhiên, bạn phải đăng nhập với tư cách là chủ sở hữu tài liệu. Tùy thuộc vào nền tảng, hãy lặp lại các bước trong hướng dẫn tương ứng ở trên cho đến khi bạn quay lại nút Bảo vệ tài liệu.
Đối với Windows
- Đi tới tab Tệpvà chọn Thông tin.
-
Chọn Bảo vệ tài liệu.
Image -
Chọn Mã hóa bằng mật khẩu.
Image -
Xóa mật khẩu khỏi trường được cung cấp.
Image -
Chọn OKđể mở khóa tài liệu.
Image
Đối với macOS
-
Đi tới tab Xem lạivà chọn Bảo vệ Tài liệu.
Image -
Xóa mật khẩu khỏi các trường Mật khẩu.
Image - Chọn OKđể mở khóa tài liệu.
Các tính năng này không khả dụng trong Word Online. Tuy nhiên, bạn có thể kiểm soát người mà bạn chia sẻ tài liệu cũng như việc họ có quyền chỉnh sửa tài liệu hay không.
