Trong Microsoft Access, GROUP BY là mệnh đề bạn có thể sử dụng để kết hợp các bản ghi có giá trị giống nhau trong một trường cụ thể trong một bản ghi. Nếu bạn bao gồm một hàm tổng hợp SQL trong câu lệnh SELECT, chẳng hạn như AVG, COUNT hoặc SUM, Access sẽ tạo một giá trị tóm tắt cho mỗi bản ghi.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Access dành cho Microsoft 365, Access 2019, 2016, 2013 và 2010.
Sử dụng GROUP BY
Bạn có thể tìm và sử dụng hàm GROUP BY bằng truy vấn SQL trong Dạng xem SQL. Đây là một trong những cách đơn giản và trực tiếp nhất để truy cập và kiểm soát dữ liệu của bạn.
-
Bắt đầu Access và mở cơ sở dữ liệu của bạn.
Ví dụ này sử dụng Cơ sở dữ liệu mẫu Northwind.
-
Chọn tab Tạo.
Image -
Trong nhóm Truy vấn, chọn Thiết kế Truy vấn.
Image -
Trong danh sách Thêm Bảng, hãy chọn bảng bạn muốn làm việc.
Image -
Chọn Xemtrong nhóm Kết quả và chọn Chế độ xem SQL.
Image - Phần nội dung chính sẽ chuyển sang cửa sổ đầu cuối truy vấn. Tại đây, bạn có thể nhập bất kỳ truy vấn nào mình thích.
-
Để tạo nhóm cơ bản từ SQL, bạn nhập thông tin như sau:
SELECTFROM tên bảng WHERE cột / danh mục LIKE ‘entry’;
Thay thế tên thực của bảng, tiêu đề danh mục hoặc cột và giá trị mục nhập thực tế mà bạn đang tìm kiếm.
Phá vỡ Truy vấn
Ví dụ: hãy xem xét một bảng dữ liệu đơn hàng bao gồm các thuộc tính bên dưới:
- OrderID: Giá trị số nhận dạng duy nhất mỗi đơn hàng. Trường này là khóa chính cho cơ sở dữ liệu.
- Nhân viên bán hàng: Giá trị văn bản cung cấp tên của nhân viên bán hàng đã bán sản phẩm. Trường này là một khóa ngoại đối với một bảng khác chứa thông tin nhân sự.
- CustomerID: Giá trị số tương ứng với số tài khoản khách hàng. Trường này cũng là một khóa ngoại, tham chiếu đến một bảng chứa thông tin tài khoản khách hàng.
- Doanh thu: Giá trị số tương ứng với số tiền bán hàng.
Khi cần tiến hành đánh giá hiệu suất cho nhân viên bán hàng, bảng Đơn đặt hàng chứa thông tin có giá trị có thể được sử dụng cho đánh giá đó. Ví dụ: khi đánh giá Jim, bạn có thể viết một truy vấn đơn giản để truy xuất tất cả hồ sơ bán hàng của Jim:
CHỌNTỪ Đơn đặt hàng mà Nhân viên bán hàng THÍCH ‘Jim’;
Điều này sẽ truy xuất tất cả các bản ghi từ cơ sở dữ liệu tương ứng với doanh số bán hàng của Jim:
OrderID Nhân viên bán hàng Doanh thu CustomerID
12482 Jim 182 40000
12488 Jim 219 25000
12519 Jim 137 85000
12602 Jim 182 1000012741 Jim 155 90000
Bạn có thể xem lại thông tin này và thực hiện một số tính toán thủ công để phát triển thống kê hiệu suất, nhưng đây sẽ là một công việc tẻ nhạt mà bạn sẽ phải lặp lại cho từng nhân viên bán hàng trong công ty. Thay vào đó, bạn có thể thay thế công việc này bằng một truy vấn GROUP BY để tính toán thống kê của từng nhân viên bán hàng trong công ty. Bạn viết truy vấn và chỉ định rằng cơ sở dữ liệu sẽ nhóm các kết quả dựa trên trường Người bán hàng. Sau đó, bạn có thể sử dụng bất kỳ hàm tổng hợp nào của SQL để thực hiện các phép tính trên kết quả.
Đây là một ví dụ. Nếu bạn đã thực thi câu lệnh SQL sau:
CHỌN Người bán hàng, SUM (Doanh thu) AS 'Tổng', MIN (Doanh thu) AS 'Nhỏ nhất', MAX (Doanh thu) AS 'Lớn nhất', AVG (Doanh thu) AS 'Trung bình', COUNT (Doanh thu) AS ' Số 'TỪ NHÓM Đơn đặt hàng THEO nhân viên bán hàng;
Bạn sẽ nhận được các kết quả sau:
Nhân viên bán hàng Tổng số Trung bình Nhỏ nhất Lớn nhất
Jim 250000 10000 90000 50000 5
Mary 342000 24000 102000 57000 6Bob 118000 4000 36000 39333 3
Như bạn có thể thấy, chức năng mạnh mẽ này cho phép bạn tạo báo cáo ngắn gọn từ bên trong truy vấn SQL, cung cấp thông tin kinh doanh có giá trị cho người quản lý tiến hành đánh giá hiệu suất. Mệnh đề GROUP BY thường được sử dụng trong cơ sở dữ liệu cho mục đích này và là một công cụ có giá trị trong túi thủ thuật của DBA.
