Bạn đã đặt rất nhiều công việc vào bảng tính Excel của mình, đừng để nó trôi đi vì bạn quên lưu nó. Sử dụng các mẹo này để giữ cho công việc của bạn an toàn và được lưu cho lần sau khi bạn cần tệp quan trọng đó. Khi bạn muốn chia sẻ công việc của mình, hãy lưu sổ làm việc ở định dạng PDF.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel cho Microsoft 365 và Excel cho Mac.
Sử dụng Phím tắt Lưu trong Excel
Có ba cách để lưu tệp trong Excel:
- Chọn File> Save As. Trong Excel 2019, chọn File> Save a Copy.
- Chọn Lưutrên Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
- Sử dụng phím tắt Ctrl+ S.
Nếu bạn làm việc trên máy Mac, hãy sử dụng phím Command thay vì phím Control.
Nếu tệp đã được lưu trước đó, con trỏ sẽ chuyển thành biểu tượng đồng hồ cát trong khi quá trình lưu diễn ra. Nếu sổ làm việc đang được lưu lần đầu tiên, hộp thoại Save Assẽ mở ra.
Tiết kiệm lần đầu tiên
Khi tệp được lưu lần đầu tiên, hai phần thông tin phải được chỉ định trong hộp thoại Lưu dưới dạng. Nhập tên cho tệp và chọn vị trí nơi tệp sẽ được lưu.
Tên tệp có thể chứa tối đa 255 ký tự bao gồm cả dấu cách.
Bottom Line
Sử dụng Ctrl + S là một cách dễ dàng để lưu dữ liệu. Sử dụng phím tắt này thường xuyên, ít nhất năm phút một lần, để tránh mất dữ liệu.
Ghim Lưu địa điểm
Nếu bạn thường xuyên mở một số tệp hoặc thư mục nhất định trong Excel, hãy ghim chúng vào danh sách các tệp đã mở gần đây của bạn. Điều này giúp vị trí có thể truy cập dễ dàng ở đầu danh sách Gần đây.
Không giới hạn số lượng vị trí có thể ghim. Để ghim một vị trí lưu:
-
Để ghim một thư mục, hãy chọn File> Save As.
Image -
Chọn Gần đâyvà ở bên phải cửa sổ, di chuột qua sổ làm việc hoặc thư mục bạn muốn ghim. Một hình ảnh ngang nhỏ của chốt đẩy sẽ xuất hiện cho vị trí đó.
Image -
Chọn pincho vị trí đó. Thư mục được chuyển đến danh sách Đã ghim và chốt đẩy ngang chuyển thành chốt đẩy dọc.
Image - Để bỏ ghim một vị trí, hãy chọn ghim đẩy dọcđể đổi lại thành ghim ngang và xóa nó khỏi danh sách Đã ghim.
Bottom Line
Khi bạn muốn một bản sao của trang tính hoặc toàn bộ sổ làm việc mà không ai có thể chỉnh sửa và mọi người đều có thể xem, chuyển đổi hoặc lưu các tệp Excel của bạn ở định dạng PDF. Tệp PDF (Định dạng Tài liệu Di động) cho phép người khác xem tài liệu mà không cần chương trình gốc, chẳng hạn như Excel, được cài đặt trên máy tính của họ. Thay vào đó, người dùng mở tệp bằng chương trình đọc PDF miễn phí như Adobe Acrobat Reader.
Lưu Trang tính Hoạt động ở Định dạng PDF
Khi lưu tệp ở định dạng PDF, theo mặc định, chỉ trang tính hiện tại hoặc đang hoạt động (trang tính trên màn hình) mới được lưu.
Để lưu trang tính Excel ở định dạng PDF:
-
Chọn Tệp.
Image -
Chọn Save Asđể mở cửa sổ Save As.
Image -
Chọn vị trí bạn muốn lưu tệp.
Image -
Nhập tên cho tệp.
Image -
Chọn mũi tên xuống Save as type.
Image -
Cuộn qua danh sách để tìm và chọn PDF (.pdf).
Image -
Chọn Saveđể lưu tệp ở định dạng PDF và đóng cửa sổ.
Image
Lưu Toàn bộ Sổ làm việc ở Định dạng PDF
Tùy chọn Save As mặc định chỉ lưu trang tính hiện tại ở định dạng PDF. Làm theo các bước sau để lưu toàn bộ sổ làm việc của bạn dưới dạng tệp PDF:
-
Chọn Tệp> Lưu thành.
Image -
Chọn Duyệtđể mở hộp thoại Lưu dưới dạng.
Image -
Chọn Lưu dưới dạng để mở danh sách thả xuống và chọn PDF. Nút Tùy chọn xuất hiện trong hộp thoại Lưu dưới dạng.
Image -
Chọn Tùy chọnđể mở hộp thoại Tùy chọn.
Image -
Chọn Toàn bộ Workbooktrong phần Xuất bản cái gì.
Image -
Chọn OKđể quay lại hộp thoại Lưu dưới dạng.
Image - Chọn Lưuđể lưu sổ làm việc ở định dạng PDF và đóng hộp thoại.
Tự động Lưu vào OneDrive
Nếu bạn sử dụng Microsoft 365, Excel sẽ tự động lưu công việc của bạn khi bạn chọn lưu tệp vào tài khoản lưu trữ đám mây OneDrive của mình. Khi các tệp của bạn được lưu vào OneDrive, các tài liệu sẽ tự động được lưu sau vài giây, giúp bạn không cần phải liên tục chọn Lưu hoặc sử dụng các phím tắt.
Để chức năng Lưu Tự động hoạt động, hãy lưu tài liệu vào một vị trí trong thư mục OneDrive của bạn. Chức năng Lưu Tự động không hoạt động với bất kỳ vị trí nào trên PC hoặc Mac của bạn.
Nếu bạn có Microsoft 365 và lưu tệp của mình vào OneDrive, hãy bật Tự động lưu bằng cách chọn công tắc bật / tắt ở góc trên cùng bên trái của màn hình Excel. Khi được bật, công tắc sẽ báo Bật. Để tắt tính năng này và lưu công việc của bạn theo cách thủ công, hãy chuyển nó thành Tắt.
