Nhiều ứng dụng email, bao gồm Microsoft Outlook và Apple Mail, cho phép bạn yêu cầu và gửi biên nhận đã đọc. Nếu bạn là người gửi muốn biết email của họ đã được nhận và đã đọc chưa, bạn sẽ yêu cầu xác nhận đã đọc. Nếu bạn nhận được email có yêu cầu xác nhận đã đọc, bạn có tùy chọn gửi lại xác nhận đã đọc. Dưới đây là một số thông tin khác về biên nhận đã đọc, mục đích của chúng và tùy chọn của bạn là gì.
Gửi yêu cầu biên nhận đã đọc bằng email của bạn
Mặc dù quy trình chính xác hơi khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng email của bạn, nhưng bạn thường dễ dàng đính kèm yêu cầu đã đọc vào email của mình trước khi gửi thư. Nhưng việc gửi yêu cầu xác nhận đã đọc không đảm bảo rằng bạn sẽ nhận lại được biên nhận đã đọc.
Người nhận email của bạn không phải gửi biên nhận đã đọc nếu họ không muốn. Không phải ai cũng muốn người gửi biết họ đã mở và đọc email của mình hay chưa. Người nhận có thể không sẵn sàng giải quyết bất kỳ yêu cầu hoặc hành động nào cần thiết hoặc họ có thể không muốn trả lời vì lý do bảo mật.
Không phải tất cả các ứng dụng email đều hỗ trợ xác nhận đã đọc và người dùng có thể tắt tính năng này từ phía họ, vì vậy người nhận của bạn thậm chí có thể không biết bạn đang yêu cầu xác nhận đã đọc.
Thông thường, biên nhận đã đọc hoạt động tốt nhất trong môi trường tổ chức hoặc doanh nghiệp nơi mọi người sử dụng cùng một dịch vụ email và có mục tiêu năng suất chung.
Yêu cầu xác nhận đã đọc cho mọi email được coi là quy định kém khi không có lý do công việc hoặc không có thông tin quan trọng nào được chuyển tải. Để có kết quả tốt nhất, chỉ sử dụng biên nhận đã đọc trên các email quan trọng hoặc khi lý do kinh doanh yêu cầu điều đó.
Bottom Line
Nếu bạn thấy rằng người nhận của mình không muốn gửi lại các xác nhận đã đọc, hãy thử yêu cầu xác nhận trong email. Ví dụ: thêm một dòng vào email của bạn có nội dung như "Thời hạn của chúng tôi sắp hết. Vui lòng xác nhận đã nhận được email này" hoặc "Vui lòng gửi một câu trả lời ngắn gọn để tôi biết mọi người đã nhận được thông tin này." Bạn cũng có khả năng nhận được xác nhận như khi sử dụng xác nhận đã đọc.
Bạn có nên gửi lại biên nhận đã đọc không?
Nếu bạn đang ở cuối nhận được yêu cầu đã đọc, việc bạn có muốn gửi hay không là tùy thuộc vào bạn. Trong môi trường kinh doanh, việc gửi lại biên nhận đã đọc nếu được yêu cầu là rất quan trọng, đặc biệt là khi email về các dự án và thời hạn chặt chẽ.
Trong các cài đặt khác, hãy sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn về hành động cân nhắc nhất để thực hiện. Nếu bạn thấy mình ngập trong các yêu cầu xác nhận đã đọc trên các email không quan trọng, hãy xem xét tắt tính năng này.
