Khi bạn thường xuyên gửi các email rất giống nhau, trước tiên hãy lưu một trong các thư này làm mẫu thư trong Outlook. Sau đó, thay vì tạo email từ đầu, hãy bắt đầu với một mẫu và tùy chỉnh nó để phù hợp với người nhận email của bạn. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian và trở nên hiệu quả hơn trong các tác vụ email của mình.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; và Outlook dành cho Microsoft 365.
Tạo Mẫu Email (cho Tin nhắn Mới) trong Outlook
Để lưu thư dưới dạng mẫu trong Outlook:
-
Tạo một email mới. Chọn Home> Email mớihoặc nhấn Ctrl + N.
Image -
Nhập Chủ đề nếu bạn muốn sử dụng Chủ đề cho mẫu tin nhắn của mình.
Image Bạn có thể lưu mẫu email mà không có chủ đề mặc định trong Outlook.
-
Nhập văn bản, hình ảnh và các yếu tố khác mà bạn muốn xuất hiện trong mẫu email.
Image Xóa mọi chữ ký nếu trước đó bạn đã tạo một chữ ký email trong Outlook được thêm tự động khi bạn tạo một thư mới.
-
Khi bạn đã thiết lập xong mẫu email của mình, hãy chọn File> Save As. Trong Outlook 2007, chọn Nút Office> Save As.
Image - Nhập tên tệp.
-
Chọn mũi tên thả xuống Save as type, sau đó chọn Outlook Template (.oft). Trong Outlook 2007, chọn mũi tên thả xuống Save as type, sau đó chọn Outlook Template.
Image - Chọn Lưu.
- Đóng email gốc.
Soạn Email Sử dụng Mẫu trong Outlook
Để viết thư mới (xem phần trả lời bên dưới) bằng cách sử dụng mẫu thư trong Outlook:
-
Chọn tab Trang chủ, sau đó chọn Mục mới> Mục khác> Chọn Mẫu . Trong Outlook 2007, chọnTools >Forms >Chọn Form.
Image -
Trong hộp thoại Chọn Mẫu, chọn mũi tên thả xuống Tìm trong, sau đó chọn Mẫu Người dùng trong Tệp Hệ thống.
Image -
Chọn mẫu bạn muốn sử dụng.
Image - Chọn Mở.
Tạo Mẫu Email Đơn giản để Trả lời Nhanh trong Outlook
Để thiết lập mẫu cho câu trả lời trong Outlook:
- Chọn tab Home.
-
Trong nhóm Các Bước Nhanh, chọn Tạo Mới.
Image -
Trong hộp văn bản Name, nhập tên mô tả cho mẫu trả lời.
Image -
Chọn mũi tên thả xuống Chọn Hành động.
Image -
Trong phần Trả lời, chọn Trả lời.
Image Để thiết lập một mẫu đơn giản cho các tin nhắn mới có người nhận mặc định, hãy chọn Tin nhắn Mới.
-
Chọn Hiển thị Tùy chọn.
Image - Trong hộp văn bản Text, nhập tin nhắn để bạn trả lời. Bao gồm một chữ ký.
-
Chọn mũi tên thả xuống Quan trọngvà chọn Bình thườngđể trả lời của bạn được hiển thị với mức độ quan trọng bình thường bất kể cấp độ của thư ban đầu.
Image -
Tùy chọn, chọn Tự động gửi sau 1 phút trễ. Tin nhắn tự động chuyển đến Hộp thư đi và ở trong Hộp thư đi trong 1 phút. Trong thời gian này, bạn có thể xóa hoặc chỉnh sửa.
Image -
Để thêm các hành động khác, hãy chọn Thêm Hành động. Ví dụ: thêm một hành động để di chuyển một email trong Outlook vào thư mục lưu trữ của bạn hoặc thêm một hành động để phân loại nó bằng màu sắc để xác định các thư đã nhận được câu trả lời soạn sẵn.
Image -
Để thêm phím tắt cho hành động, hãy chọn mũi tên thả xuống Phím tắt, sau đó chọn phím tắt.
Image - Chọn Lưu. Trong Outlook 2019, chọn Hoàn tất.
Trả lời Email Nhanh chóng Sử dụng Mẫu Trả lời Nhanh trong Outlook
Để gửi thư trả lời với mẫu Bước nhanh được xác định trước:
- Chọn tin nhắn mà bạn muốn trả lời. Mở thư trong ngăn Đọc hoặc trong một cửa sổ riêng biệt.
-
Nếu thông báo hiển thị trong ngăn Đọc, hãy chọn tab Trang chủ. Nếu thông báo xuất hiện trong một cửa sổ riêng biệt, hãy chọn tab Tin nhắn.
Image -
Trong nhóm Các bước nhanh, hãy chọn bước nhanh mẫu trả lời. Nếu bạn đã xác định phím tắt cho hành động, hãy nhấn các phím bàn phím tương ứng.
Image -
Thực hiện các thay đổi đối với email nếu cần, sau đó chọn Gửi.
Image
