Lưu trữ các email cũ mà bạn không muốn xóa là một cách tốt để giữ cho kích thước hộp thư Outlook của bạn có thể quản lý được. Cũng như có một số cách khác nhau để lưu trữ email trong Outlook, có nhiều cách để tìm những thư đó khi bạn cần. Tìm hiểu cách truy cập các email đã lưu trữ trong Outlook bằng phương pháp tương ứng với cách bạn đã lưu trữ chúng ban đầu.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Outlook for Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 và Outlook 2010.
Cách Tìm Thư mục Lưu trữ
Nếu bạn có tài khoản Microsoft 365, Exchange, Exchange Online hoặc Outlook.com, thì thư mục Lưu trữ của bạn đã tồn tại, ngay cả khi bạn chưa bao giờ sử dụng nó trước đây. Thư mục nằm trong danh sách thư mục Outlook của bạn.
- Mở Outlook.
-
Chọn tab Xem.
Image -
Chọn Ngăn Thư mụctrong phần Bố cục, sau đó chọn Bình thườngtừ danh sách thả xuống.
Image -
Thư mục Archivebây giờ sẽ xuất hiện trong danh sách thư mục. Mở thư mục để tìm thư đã lưu trữ mà bạn cần.
Image
Thiếu Thư mục Lưu trữ? Cập nhật Outlook
Nếu bạn đang sử dụng Outlook 365, Outlook 2019 hoặc Outlook 2016 và không thấy thư mục Lưu trữ, hãy thực hiện cập nhật trên Outlook.
- Chọn tab Filetrong Outlook.
-
Chọn Tài khoản Officetrong ngăn bên trái.
Image -
Chọn Tùy chọn cập nhật> Cập nhật ngay.
Image - Microsoft sẽ kiểm tra và cài đặt mọi bản cập nhật có sẵn. Khi cập nhật hoàn tất, thư mục Lưu trữ sẽ xuất hiện trong danh sách thư mục Outlook.
Cách Truy cập Thư mục Lưu trữ Outlook Online
Nếu bạn có tài khoản email Outlook Online, thư mục lưu trữ sẽ có sẵn trực tuyến.
- Vào Outlook và đăng nhập vào tài khoản email Outlook của bạn.
-
Chọn mũi tên bên cạnh Thư mụcđể mở rộng danh sách thư mục Outlook nếu các thư mục không hiển thị.
Image -
Chọn Lưu trữtrong ngăn bên trái bên dưới Thư mục. Các email đã lưu trữ của bạn sẽ xuất hiện.
Image
Cách Tìm các Mục trong Tệp Dữ liệu Outlook (.pst)
Các mục đã lưu trữ của bạn có thể được lưu trữ trong tệp dữ liệu Outlook, còn được gọi là Tệp Thư mục Cá nhân (.pst), nếu bạn sử dụng tài khoản POP hoặc IMAP hoặc nếu bạn sử dụng Tự động lưu trữ với tài khoản email máy chủ Exchange của mình. Khi bạn mở tệp Thư mục Cá nhân trong Outlook, bạn có thể tìm kiếm các từ hoặc cụm từ cụ thể.
- Mở Outlook và chọn tab File.
-
Chọn Mở và Xuấttrong ngăn bên trái.
Image -
Chọn Mở Tệp Dữ liệu Outlook. Hộp thoại Mở Tệp Dữ liệu Outlook sẽ mở ra.
Image -
Chọn tệp dữ liệu Outlook mà bạn muốn mở và chọn OK.
Theo mặc định, tệp dữ liệu Outlook được lưu trữ tại ổ đĩa : / Users / username / Documents / Outlook Files / archive.psttrong Windows 10, Windows 8 và Windows 7 (ổ đĩa và tên người dùng sẽ dành riêng cho hệ thống của bạn).
-
Chọn mũi tên bên cạnh tệp dữ liệu Outlook trong ngăn dẫn hướng để mở rộng cấp cao nhất và xem các thư mục con trong tệp. Chọn một thư mục con để xem nội dung.
Sử dụng các công cụ tìm kiếm tích hợp của Outlook để tìm kiếm email, địa chỉ liên hệ hoặc chủ đề cụ thể trong thư mục lưu trữ.
FAQ
Làm cách nào để lưu trữ email trong Outlook?
Để lưu trữ email trong Outlook theo cách thủ công, hãy truy cập File> Info> Tools> Dọn Đồ Cũ Chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con, sau đó điều hướng đến thư mục có nội dung bạn muốn lưu trữ. Định cấu hình ngày lưu trữ của bạn và chọn OK
Làm cách nào để tìm kho lưu trữ email trong Gmail?
Để tìm và truy xuất các email đã lưu trữ trong Gmail, hãy chọn Tất cả Thư, sau đó chọn bất kỳ email đã lưu trữ nào bạn muốn quay lại Hộp thư đến. Từ thanh công cụ, chọn Di chuyển đến Hộp thư đến.
Làm cách nào để gọi lại email trong Outlook?
Để gọi lại email trong Outlook, hãy mở thư mục Đã gửi, bấm đúp vào thư để gọi lại. Tiếp theo, chuyển đến tab Message> chọn mũi tên thả xuống Actions> Nhớ lại tin nhắn này.
