Điều cần biết
- Lưu trữ thủ công: Vào File> Info> Tools> Thu dọn Đồ cũ. Trong cửa sổ bật lên Lưu trữ, chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con.
- Sau đó, chọn thư mục để lưu trữ. Chọn danh sách thả xuống Lưu trữ các mục cũ hơnvà đặt ngày.
- Tự động lưu trữ: Đi tới File> Options> Advanced> Cài đặt Archive. Chọn Chạy Tự động Lưu trữ sau mỗivà nhập khoảng thời gian.
Nếu bạn để quá nhiều email tích tụ bên trong hộp thư đến của mình, hiệu suất của Outlook có thể bị ảnh hưởng. Tìm hiểu cách lưu trữ email trong Outlook và quản lý các email cũ đó, theo cách thủ công hoặc tự động. Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Outlook for Microsoft 365 và Outlook 2019, 2016, 2013 và 2010.
Cách lưu trữ email trong Outlook theo cách thủ công
Nếu bạn muốn kiểm soát khi nào các email cũ của mình được lưu trữ và chúng được lưu trữ ở đâu, bạn có thể làm theo một quy trình thủ công để thực hiện điều đó. Bạn có thể lưu trữ thủ công các thư email bên trong bất kỳ thư mục nào.
-
Mở Outlook và chọn File> Info> Tools> Dọn dẹp đồ cũ.
Image -
Trong cửa sổ bật lên Lưu trữ, chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục conrồi chọn thư mục mà bạn muốn lưu trữ các mục.
Image -
Chọn danh sách thả xuống Lưu trữ các mục cũ hơn, sau đó đặt ngày bạn muốn lưu trữ thư.
Bạn cũng có thể chọn Duyệtđể xác định một tệp PST riêng lẻ mà bạn muốn sử dụng cho kho lưu trữ này. Hoặc bạn có thể giữ nó làm tên tệp mặc định.
Image -
Chọn OK. Bây giờ Outlook sẽ lưu trữ các thư trong thư mục đó theo cài đặt bạn đã định cấu hình.
Image -
Nếu bạn muốn lưu trữ thư trong tất cả các thư mục hơn là từng thư mục riêng lẻ, hãy chọn Lưu trữ tất cả các thư mục theo cài đặt Tự động lưu trữNếu bạn chọn điều này, bạn sẽ cần quay lại tab Trang đầu, nhấp chuột phải vào một trong các thư mục bạn muốn đặt cài đặt Tự động lưu trữ, sau đó chọn Thuộc tính
Image -
Trong cửa sổ Thuộc tính, chọn tab Tự động lưu trữ.
Image -
Chọn Lưu trữ thư mục này bằng cách sử dụng các cài đặt này, sau đó định cấu hình cài đặt cho số lượng thư bạn muốn giữ và nơi chuyển các mục cũ.
Sử dụng Cài đặt Tự động Lưu trữ, định cấu hình cả cách thư được lưu trữ khi bạn đã bật Tự động Lưu trữ, cũng như cách email được lưu trữ khi bạn lưu trữ thủ công bằng cài đặt Tự động Lưu trữ.
Image
Cách kích hoạt Tự động lưu trữ theo cách thủ công
Bạn có thể kích hoạt Tự động lưu trữ theo cách thủ công hoặc tự động. Nếu bạn đã thiết lập cài đặt Tự động lưu trữ cho tất cả các thư mục của mình như được mô tả ở trên, bạn có thể kích hoạt quy trình lưu trữ ngay lập tức.
Chọn Tệp> Thông tin> Công cụ> Dọn dẹp Hộp thư, sau đó chọn AutoArchiveđể kích hoạt quá trình lưu trữ. Thao tác này sẽ sử dụng cài đặt Tự động lưu trữ mà bạn đã định cấu hình cho từng thư mục thư.
Cách Tự động Kích hoạt Tự động Lưu trữ
Ngoài việc kích hoạt quy trình lưu trữ theo cách thủ công, bạn cũng có thể thiết lập Tự động lưu trữ để chạy thường xuyên.
-
Chọn Tệp> Tùy chọn> Nâng cao> Cài đặt Tự động Lưu trữ.
Image -
Trong cửa sổ cài đặt Tự động Lưu trữ, chọn Chạy Tự động Lưu trữ mỗivà nhập tần suất bạn muốn chạy Tự động Lưu trữ.
Bạn có thể định cấu hình cài đặt để nhắc khi Tự động lưu trữ chạy và đặt nó thành xóa các email cũ hoặc chuyển chúng sang tệp PST lưu trữ trên máy tính của bạn.
Image -
Chọn OK,và Tự động lưu trữ sẽ chạy ở khoảng thời gian bạn đã đặt, vì vậy bạn không bao giờ phải lo lắng về việc hộp thư đến của mình chiếm quá nhiều dung lượng.
Image
Sử dụng Outlook Sweep để Tự động Lưu trữ trong Outlook Web
Trên Outlook Online, lưu trữ thư là một quy trình thủ công. Một chức năng có tên là Outlook Sweep giúp bạn giữ sạch hộp thư đến của mình.
Không thể thay đổi tuổi của các thư bạn lưu trữ, nhưng ít nhất tính năng quét cung cấp cho bạn khả năng lưu trữ tất cả các thư trong hộp thư đến của bạn cũ hơn 10 ngày. Điều này sẽ giúp bạn tự động giữ cho hộp thư đến của mình sạch sẽ.
-
Mở hộp thư đến của tài khoản nơi bạn muốn lưu trữ email. Chọn email bạn muốn lưu trữ, sau đó chọn Quéttừ menu.
Image -
Trong màn hình bật lên, chọn Luôn di chuyển các thư cũ hơn 10 ngày từ thư mục INBOX.
Image -
Chọn menu thả xuống Di chuyển đếnvà chọn Lưu trữ.
Image
