Cách sử dụng Slack cho công việc

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 07:05

Điều cần biết

• Truy cập Slack.com, chọn Bắt đầuvà làm theo lời nhắc để thiết lập Không gian làm việc Slack và tập hợp một nhóm.
• Chọn +> Tạo kênhđể thêm các kênh xoay quanh các chủ đề; nhập tên bạn muốn vào nhóm.
• Để gửi tin nhắn, chọn Tin nhắn mới, thêm tên hoặc nhóm tên, nhập tin nhắn của bạn và chọn Gửi ngay.

Bài viết này giải thích cách thiết lập không gian làm việc Slack và thực hiện các chức năng như tập hợp nhóm, tạo kênh, thêm người dùng, gửi tin nhắn, thực hiện cuộc gọi, v.v.

Cách thiết lập Không gian làm việc Slack cho Nhóm của bạn

Slack có thể được sử dụng trên máy tính thông qua trình duyệt web bạn chọn hoặc thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động, nhưng quá trình thiết lập phức tạp đến mức bạn có thể muốn xem xét sử dụng trình duyệt web. Vì mục đích của những hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn chính xác cách thiết lập không gian làm việc Slack đầu tiên của bạn từ đầu.

Bạn không cần có tài khoản Slack trước khi thiết lập không gian làm việc đầu tiên của mình và bạn có thể thiết lập mọi thứ và bắt đầu sử dụng dịch vụ miễn phí. Một số chức năng bị khóa sau khi đăng ký, nhưng bạn có thể chọn đăng ký có giá trị hay không sau khi dùng thử phiên bản miễn phí.

Đây là cách thiết lập không gian làm việc Slack đầu tiên của bạn:

1. Điều hướng đến slack.com và chọn Bắt đầuở góc trên bên phải của trang.

   

2. Chọn Nhóm của tôi chưa sử dụng Slack.

   

   Những hướng dẫn này là để thiết lập một không gian làm việc Slack hoàn toàn mới. Nếu bạn không chịu trách nhiệm thiết lập Slack cho tổ chức của mình, hãy nhấp vào Nhóm của tôi đang ở trên Slackđể tìm kiếm không gian làm việc do một trong những đồng nghiệp của bạn thiết lập.

3. Nhập email của bạn và chọn Xác nhận.

   

   Sử dụng email doanh nghiệp của bạn hoặc email bạn thường sử dụng để liên lạc với những người trong nhóm của bạn.

4. Kiểm tra email của bạn để tìm mã xác nhận. Khi nó đến, hãy nhập mã.

   

5. Nhập tên công ty hoặc nhóm của bạn, sau đó chọn Tiếp theo.

   

6. Nhập tên dự án mà nhóm của bạn hiện đang thực hiện, sau đó chọn Tiếp theo.

   

7. Nhập địa chỉ email của từng người trong nhóm của bạn, sau đó chọn Thêm Đồng đội.

   

   Bạn sẽ có thể thêm nhiều đồng đội hơn sau này nếu bạn không có mọi người ở bước này.

8. Kênh Slack của bạn đã được thiết lập tại thời điểm này. Chọn Xem kênh của bạn trong Slackđể bắt đầu sử dụng.

   

Cách Tập hợp Nhóm trong Slack

Sau khi bạn đã tạo không gian làm việc của mình, bạn vẫn còn một số nhiệm vụ cần hoàn thành trước khi Slack khiến bạn trở nên lỏng lẻo. Bạn sẽ cần hoàn tất việc tập hợp nhóm của mình, tạo tin nhắn chào mừng, gửi tin nhắn đầu tiên và hoàn thiện một số cài đặt quan trọng.

1. Để mời thêm thành viên vào nhóm của bạn, hãy nhập tên và email của họ, sau đó chọn Mờihoặc chọn Xongvà cuộn xuống hoàn tất quá trình thiết lập.

   

2. Chọn Chọn lời chào, sau đó chọn lời chào mặc định cho đội của bạn.

   

3. Chỉnh sửa lời chào nếu bạn muốn, sau đó chọn Lưu.

   

4. Chọn Bắt đầu sử dụng Slack chodự án tên kênh của bạn.

   

5. Nhập tin nhắn đầu tiên của bạn, sau đó chọn Gửi. Khi những người được mời của bạn bắt đầu lọc, đây là một trong những điều đầu tiên họ sẽ thấy.

   

6. Chọn Hoàn tất thiết lập.

   

7. Nhập tên của bạn, chọn mật khẩu bạn sẽ sử dụng để truy cập Slack, sau đó chọn Tiếp theo.

   

8. Thay đổi tên hoặc URL không gian làm việc của bạn nếu bạn muốn, hoặc chỉ cần chọn Hoàn tấtnếu bạn hài lòng.

   

9. Không gian làm việc Slack của bạn đã sẵn sàng và nhóm của bạn đã được thiết lập xong. Bạn có thể thêm nhiều thành viên trong nhóm hơn nếu muốn hoặc chỉ cần bắt đầu sử dụng không gian làm việc để phối hợp với nhóm của bạn.

   

Cách tạo kênh và thêm người dùng trong Slack

Bạn đã tạo một kênh trong quá trình thiết lập ban đầu, nhưng các kênh bổ sung thực sự có thể giúp nhóm của bạn tập trung vào các dự án cụ thể. Điều này thực sự hữu ích nếu bạn có một nhóm lớn, vì bạn có thể hạn chế kênh chỉ cho những người thực sự cần thông tin, nhưng bạn vẫn nên sử dụng công cụ tổ chức này ngay cả khi bạn có một nhóm nhỏ hơn.

1. Chọn +nằm ở bên phải tiêu đề Kênh chính.

   

2. Chọn Tạo kênhtrong menu thả xuống.

   

3. Nhập tên và mô tả cho kênh của bạn, sau đó chọn Tạo.

   

   Chọn thanh trượt Đặt chế độ riêng tưnếu bạn muốn kiểm soát những ai có thể tham gia kênh. Khi tắt tùy chọn này, bất kỳ ai cũng có thể đọc và thêm mình vào kênh. Các kênh riêng tư được ghi chú bằng biểu tượng khóa ở bên trái tên của chúng trong danh sách Kênh của bạn. Các kênh đang mở sẽ có thẻ bắt đầu bằngở vị trí đó.

4. Nhập tên của những người bạn muốn trong nhóm và chọn Xonghoặc chọn Bỏ qua bây giờđể thêm người sau.

   

   Để thêm người sau, hãy chọn kênh, sau đó chọn Thêm người.

5. Kênh của bạn hiện đã sẵn sàng để sử dụng.

   

Cách gửi tin nhắn trực tiếp trong Slack

Trong Slack, mọi tin nhắn không được gửi trong kênh đều được coi là tin nhắn trực tiếp. Bạn có thể gửi tin nhắn cho bất kỳ ai trong nhóm của mình hoặc tạo tin nhắn trực tiếp cho nhóm với nhiều thành viên trong nhóm để mọi người điền vào cùng một lúc.

1. Chọn tên của người bạn muốn gửi tin nhắn trực tiếp.

   

2. Nhập tin nhắn của bạn vào trường văn bản, sau đó nhấn Nhập.

   

3. Để thêm biểu tượng cảm xúc, hãy chọn mặt cườibên dưới hộp văn bản, sau đó chọn một hoặc nhiều biểu tượng cảm xúc.

   

   Bạn thậm chí có thể tạo biểu tượng cảm xúc Slack tùy chỉnh cho không gian làm việc của mình.

4. Để gửi tài liệu, hãy chọn biểu tượng kẹp giấy, sau đó chọn một tệp từ máy tính của bạn.

   

5. Nhập mô tả cho tệp của bạn, sau đó chọn Tải lên.

   

   Khi tải tệp lên tin nhắn hoặc kênh trực tiếp, tệp đó sẽ tự động được chia sẻ cho những người dùng có liên quan.

Cách Gửi Tin nhắn Trực tiếp Nhóm trong Slack

Tin nhắn trực tiếp nhóm rất giống tin nhắn trực tiếp, nhưng chúng cho phép bạn nói chuyện với một nhóm người cụ thể mà không cần tạo một kênh đặc biệt. Nó nhanh hơn và gọn gàng hơn so với việc tạo kênh và lý tưởng cho những trường hợp bạn cần cung cấp một số thông tin quan trọng cho các thành viên trong nhóm cụ thể hoặc nhanh chóng cộng tác về một thứ gì đó không thực sự đảm bảo cho kênh. Bạn cũng có thể thực hiện các cuộc gọi thoại và video thông qua tin nhắn trực tiếp nhóm.

1. Chọn +bên cạnh tiêu đề phần Tin nhắn trực tiếp.

   

2. Chọn những người bạn muốn thêm vào tin nhắn trực tiếp của nhóm, sau đó chọn Go.

   

3. Tin nhắn trực tiếp nhóm hoạt động chính xác như tin nhắn trực tiếp một đối một của bạn. Bạn có thể quay lại tin nhắn trực tiếp nhóm này bất kỳ lúc nào bằng cách chọn nó trong menu.

   

4. Nếu bạn muốn xóa tin nhắn trực tiếp nhóm này, hãy nhấp chuột phải vào nó trong menu, sau đó chọn Đóng cuộc trò chuyện. Bạn cũng có thể gắn dấu sao để đánh dấu hoặc tắt tiếng để ngừng nhận email và thông báo đẩy.

   

Cách thực hiện cuộc gọi trong Slack

Slack cho phép bạn gọi các thành viên trong nhóm của mình riêng lẻ hoặc theo nhóm và bạn có tùy chọn sử dụng trò chuyện thoại hoặc video. Điều này giúp bạn thực sự dễ dàng đảm bảo rằng bạn luôn ở cùng một trang với nhóm của mình, nhanh chóng chia sẻ ý tưởng và xác nhận kế hoạch cũng như tổ chức các cuộc họp từ xa mà không cần thêm bất kỳ phần mềm hội nghị từ xa nào.

1. Để gọi cho một thành viên trong nhóm, hãy mở tin nhắn trực tiếp của bạn với thành viên đó, sau đó chọn biểu tượng Gọi.

   

2. Cuộc gọi sẽ mở trong một cửa sổ khác và kết nối ngay khi người kia trả lời.

   

   Sử dụng các biểu tượng ở cuối cuộc gọi để tắt tiếng micrô, bật và tắt video, chia sẻ màn hình, gửi phản ứng biểu tượng cảm xúc và gác máy, từ trái sang phải. Biểu tượng bánh răng ở phía trên bên trái cung cấp menu Tùy chọn và hình bóng có biểu tượng + cho phép bạn thêm người vào cuộc gọi.

3. Để thực hiện cuộc gọi nhóm, hãy mở kênh hoặc tin nhắn trực tiếp nhóm, sau đó chọn biểu tượng call.

   

   Gọi nhóm là một tính năng cao cấp không có trong gói Slack miễn phí.

Cách ẩn kênh và tin nhắn trực tiếp mà không có tin nhắn mới

Khi không gian làm việc của bạn phát triển, bạn có thể thấy rằng nó sẽ trở nên lộn xộn với rất nhiều kênh và cuộc trò chuyện không phải lúc nào cũng được sử dụng. Ngoài ra, bạn có thể thấy rằng bạn gặp khó khăn trong việc tìm ra kênh nào vẫn còn tin nhắn chưa đọc. Trong cả hai trường hợp này, tùy chọn tốt nhất của bạn là ẩn các kênh và tin nhắn trực tiếp không có bất kỳ tin nhắn mới nào.

1. Chọn tên không gian làm việc của bạn ở góc trên bên trái của trang.

   

2. Chọn sở thích.

   

3. Chọn Thanh bên.

   

4. Chọn ô tròn bên cạnh chỉ cuộc hội thoại chưa đọchoặc cuộc hội thoại chưa đọc cộng với phần có gắn dấu sao của bạn.

   

5. Nếu bạn chỉ muốn tắt tiếng một kênh hoặc cuộc trò chuyện cùng một lúc, chỉ cần nhấp chuột phải vào kênh đó, sau đó chọn tắt tiếng kênh.

   

Cài đặt quyền riêng tư của Slack

Nếu bạn đang sử dụng Slack cho mục đích kinh doanh, bạn nên tránh nói bất cứ điều gì mà bạn thường không nói trong văn phòng trước mặt sếp của mình. Đó không phải là vì sếp của bạn có thể sử dụng Slack để rình mò bạn, nhưng có khả năng người đứng đầu không gian làm việc của bạn có thể xuất các tin nhắn trực tiếp của bạn và đọc chúng.

Để kiểm tra xem đây có phải là một tùy chọn trên không gian làm việc của bạn hay không, hãy đăng nhập vào Slack, điều hướng đến slack.com / account / team, sau đó chọn Retentions và Xuất khẩu. Nếu bạn thấy thông báo sau, bạn đã an toàn:

Nếu quản trị viên cũng có quyền truy cập vào tin nhắn trực tiếp của bạn, tin nhắn sẽ có dạng như sau:

Chủ sở hữu không gian làm việc có thể xuất tin nhắn và tệp từ các kênh công khai. Chủ sở hữu không gian làm việc cũng có thể xuất tin nhắn và tệp từ các kênh riêng tư và tin nhắn trực tiếp.

Nếu bạn nhìn thấy thông báo đó, bạn sẽ muốn đặt tin nhắn trực tiếp của mình hết hạn thay vì chỉ để lại chúng. Để làm điều đó, hãy chọn biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải khi bạn đang gửi tin nhắn trực tiếp, sau đó chọn chỉnh sửa lưu giữ tin nhắn> Tiếp theo >Sử dụng cài đặt lưu giữ tùy chỉnh cho cuộc trò chuyện này Đặt nó thành một ngày, sau đó chọnLưu

Cài đặt lưu giữ không gian làm việc chỉ khả dụng nếu tổ chức của bạn có gói trả phí.

Ngăn các trang web bên ngoài nhìn thấy lưu lượng truy cập của bạn

Nếu bạn hoặc các thành viên trong nhóm của bạn liên kết đến các trang web bên ngoài, họ sẽ có thể thấy địa chỉ web đầy đủ của không gian làm việc Slack của bạn trong phần giới thiệu. Nếu bạn muốn ngăn điều này xảy ra, hãy đăng nhập vào Slack và sau đó điều hướng đến slack.com/admin/settings.

Cuộn xuống và tìm Ẩn URL không gian làm việc của bạn trong nhật ký của các trang web bên ngoài, sau đó chọn Mở rộng. Bỏ dấu kiểm khỏi hộp, sau đó chọn Lưu.

Nếu bạn có gói trả phí, với tư cách là quản trị viên, bạn cũng có thể điều chỉnh cài đặt xóa và lưu giữ tệp trên toàn cầu và tệp từ trang này.

Tích hợp Slack là gì?

Đến giờ, bạn đã hiểu khá rõ về cách thiết lập và sử dụng Slack, bao gồm một số cài đặt bảo mật cơ bản. Nếu bạn muốn mở rộng nhiều chức năng của Slack, bạn có thể tích hợp nhiều ứng dụng của bên thứ ba như Google Drive và Lịch, Twitter, GitHub, v.v.

Nếu bạn muốn thêm một số tích hợp Slack, đây là cách thực hiện:

1. Chọn Ứng dụngtrong menu Slack chính ở bên trái màn hình.

   

2. Tìm ứng dụng bạn muốn tích hợp với Slack, sau đó chọn Thêm.

   

3. Chọn Thêm vào Slack.

   

4. Tiếp tục với lời nhắc trên màn hình. Trong trường hợp này, hãy chọn Thêm Tích hợp Twitter.

   

5. Nếu được yêu cầu, hãy cho phép Slack truy cập vào tài khoản của bạn bằng ứng dụng bạn đang cố gắng tích hợp.

   

6. Điều chỉnh cài đặt theo ý muốn của bạn, sau đó chọn Lưu Cài đặt. Ứng dụng hiện được tích hợp với không gian làm việc Slack của bạn.

   

Thông báo Slack, Chủ đề và Các tùy chọn khác

Slack giúp bạn dễ dàng điều chỉnh nhiều tùy chọn của người dùng, bao gồm cả thời điểm bạn nhận thông báo, chủ đề, v.v. Để truy cập các cài đặt mạnh mẽ này, hãy chọn tên không gian làm việc của bạn ở góc trên bên trái, sau đó chọn Preferences.

Thông báo

Menu tùy chọn thông báo Slack cung cấp cho bạn một số tùy chọn quan trọng, chẳng hạn như khả năng bật thông báo trên màn hình. Chọn Bật thông báo trên màn hìnhvà bạn sẽ nhận được thông báo bật lên trên máy tính của mình bất cứ khi nào bạn nhận được thông báo trên Slack. Bạn cũng có thể chọn loại tin nhắn nào khiến thông báo trên màn hình bật lên.

Hộp Từ khoá cho phép bạn nhập các thuật ngữ quan trọng cụ thể mà bạn muốn để ý. Bất cứ khi nào ai đó sử dụng một trong những từ khóa đó trong kênh mà bạn có quyền truy cập, bạn sẽ có thể dễ dàng tìm thấy cuộc trò chuyện quan trọng.

Nếu bạn không muốn nhận bất kỳ thông báo nào trong giờ nghỉ của mình, bạn có thể sử dụng cài đặt Không làm phiền để tự động tắt thông báo của bạn trong một thời gian cụ thể.

Tùy chọn thông báo cũng cho phép bạn chọn cách hiển thị thông báo đẩy trên màn hình và có gửi ping tới thiết bị di động của bạn thông qua ứng dụng Slack hay không nếu bạn không ở trên màn hình.

Chủ đề

Nếu bạn muốn điều chỉnh chủ đề Slack của mình, chỉ cần chọn Chủ đềhoặc Tin nhắn & phương tiệntrong menu tùy chọn. Việc chọn Chủ đề sẽ mở ra một menu cơ bản cho phép bạn chọn giữa các chủ đề tối và sáng của Slack. Nếu mắt bạn gặp vấn đề với các trang web sáng, trắng, thì chủ đề tối là tuyệt vời.

Tiếp tục cuộn và bạn sẽ thấy rằng Slack có một số chủ đề khác giúp thay đổi giao diện của ứng dụng. Bạn cũng có thể tùy chỉnh chủ đề của mình và chia sẻ nó với những người khác nếu bạn cảm thấy sáng tạo.

Tin nhắn & Phương tiện

Chọn Tin nhắn & phương tiện, và bạn sẽ có quyền kiểm soát tốt hơn đối với cách các phần tử khác nhau của trang web được hiển thị. Các tùy chọn này cho phép bạn chọn hiển thị các biểu tượng người dùng, cách thông báo xuất hiện, hiển thị tên đầy đủ hay tên hiển thị, v.v.

Công cụ Truyền thông Slack

Nhóm Slack trả phí có thể sử dụng các công cụ giao tiếp nâng cao như Slack Huddles. Trò chuyện nhóm là các cuộc trò chuyện bằng âm thanh mà bất kỳ ai trong kênh cũng có thể tham gia. Bạn cũng có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện nhóm từ một tin nhắn trực tiếp và thậm chí chia sẻ màn hình của mình với những người tham gia khác.

Các gói trả phí cũng hỗ trợ ghi âm video và giọng nói. Tất cả các bản ghi được tải lên Slack đều đi kèm với một bản ghi, có thể được lưu trong một kho lưu trữ có thể tìm kiếm được. Các bản ghi âm có thể được lên lịch để công khai vào một thời điểm cụ thể.

Nếu nhóm của bạn có gói Slack Business + hoặc Enterprise Grid, bạn có thể tận dụng Slack Atlas, tạo hồ sơ chi tiết để giúp người dùng hiểu rõ hơn về cấu trúc tổ chức của bạn. Tính năng này tích hợp với các công cụ như Workday để bạn có thể tự động cập nhật tất cả thông tin.