Điều cần biết
- Mở tệp Google Drive. Chọn Chia sẻ. Nhập địa chỉ email của các cộng tác viên.
- Chọn Chỉnh sửavà chỉ định vai trò: Xem,Nhận xéthoặc Chỉnh . Chọn bánh răngCài đặt để thêm các hạn chế. ChọnXong.
- Chia sẻ thư mục: Chọn thư mục. Chọn Chia sẻvà nhập địa chỉ email. Chỉ định các quy tắc và hạn chế.
Bài viết này giải thích cách chia sẻ thư mục và cộng tác trên tệp bằng Google Drive. Bài viết bao gồm thông tin về cách giải quyết các yêu cầu cộng tác không mong muốn và cảnh báo về rủi ro khi chia sẻ thư mục.
Cách Thêm Cộng tác viên vào Tài liệu Google Drive
Google Drive rất tuyệt vời để cộng tác với đồng nghiệp trong một dự án. Nó cung cấp khả năng kiểm soát tinh chỉnh đối với những ai có thể xem tệp của bạn và họ có thể làm gì với chúng. Với Google Drive, bạn có thể thêm cộng tác viên để xem hoặc chỉnh sửa tài liệu của mình. Đây là cách thực hiện:
- Mở Google Drive rồi mở tệp bạn muốn chia sẻ.
-
Chọn Chia sẻ(nó nằm ở góc trên bên phải của tài liệu).
Image - Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn thêm làm cộng tác viên.
-
Chọn mũi tên thả xuống Editvà chọn cộng tác viên có thể chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem tài liệu hay không.
Image -
Nhấp vào Cài đặt(biểu tượng bánh răng) để thêm các giới hạn chia sẻ.
Image -
Kiểm tra Người chỉnh sửa có thể thay đổi quyền và chia sẻ để cho phép cộng tác viên của bạn chia sẻ tài liệu với người khác. Chọn Người xem và người nhận xét có thể thấy tùy chọn tải xuống, in và sao chépđể mang lại cho người xem và người bình luận những khả năng này.
Image -
Chọn Xongđể đóng lại.
Để theo dõi các chỉnh sửa của cộng tác viên, hãy đánh dấu một loạt văn bản, nhấp chuột phải và chọn Hiển thị Chỉnh sửa. Bạn sẽ thấy danh sách những người chỉnh sửa và những thay đổi của họ, cùng với dấu thời gian.
Cách Chia sẻ Thư mục trong Google Drive
Chia sẻ toàn bộ thư mục với các cộng tác viên hoạt động tương tự như chia sẻ một tài liệu. Chọn thư mục bạn muốn chia sẻ trong Google Drive, sau đó mở menu thả xuống và chọn Share, sau đó làm theo các bước ở trên.
Sau khi bạn chia sẻ một thư mục, mọi tài liệu hoặc tệp được đặt trong thư mục đó sẽ thừa hưởng các đặc quyền chia sẻ giống nhau. Đó là một sự hợp tác khá mạnh mẽ, nhưng giờ đây Google Tài liệu cũng là Google Drive, nó trở nên phức tạp. Bạn thấy đấy, mỗi tệp chỉ có thể tồn tại trong một thư mục, nhưng những người chia sẻ đặc quyền chỉnh sửa có thể di chuyển tệp xung quanh.
Tệp chỉ có thể tồn tại trong một thư mục
Nếu bạn sử dụng ứng dụng Google Drive dành cho máy tính để bàn, bạn sẽ muốn di chuyển một tệp được chia sẻ vào Drive của tôi hoặc một thư mục khác, để sắp xếp hoặc để truy cập tệp đó trên thư mục Google Drive trên máy tính để bàn của bạn. Vì tệp chỉ có thể tồn tại trong một thư mục, nên việc di chuyển tệp ra khỏi thư mục chia sẻ có nghĩa là bạn di chuyển tệp ra khỏi thư mục được chia sẻ của mọi người khác. Di chuyển một thư mục được chia sẻ vào Drive của tôi có nghĩa là bạn ngừng chia sẻ nó với mọi người.
Nếu bạn vô tình di chuyển tệp ra khỏi thư mục chia sẻ, hãy di chuyển tệp đó trở lại và tất cả sẽ được khôi phục.
Nếu bạn hoặc người mà bạn đang cộng tác vô tình di chuyển một thư mục được chia sẻ vào một số thư mục khác trên Drive của tôi, bạn sẽ nhận được cảnh báo và bạn sẽ nhận được thông báo cho biết bạn đã làm gì và cho bạn cơ hội hoàn tác. Nếu bạn bỏ qua cả hai cảnh báo, bạn sẽ cần chia sẻ lại thư mục để khôi phục cài đặt. Nếu bạn đang làm việc với một tổ chức, hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết các quy tắc này và bạn chia sẻ tài liệu với những người mà bạn tin tưởng để tuân theo các quy tắc đó.
Cách Giải quyết Yêu cầu Cộng tác Không mong muốn
Bạn cũng có thể nhận được yêu cầu cộng tác từ những người bên ngoài tổ chức của bạn. Những tài liệu không được yêu cầu này có thể chỉ đơn giản là gây phiền nhiễu, nhưng chúng cũng có thể đại diện cho một nỗ lực có thể thu thập tài liệu nhạy cảm. Bạn không nên mở bất kỳ tài liệu hoặc tệp không xác định nào trong Google Drive; thay vào đó, bạn có thể chặn người đã gửi tệp đó bằng cách nhấp chuột phải vào tên tệp từ trang Drive chính và chọn Chặn [địa chỉ email] Sau đó, nhấp lại vào Chặntrong cửa sổ xác nhận.
