Microsoft Teams là một công cụ cộng tác trực tuyến hỗ trợ trò chuyện, cuộc gọi điện video, chia sẻ tệp, chia sẻ màn hình và các công cụ khác để tạo điều kiện phối hợp năng suất. Mọi người dùng Microsoft Office nên biết cách sử dụng Microsoft Teams.
Thông tin trong bài viết này áp dụng cho phiên bản Microsoft Teams dành cho máy tính để bàn, phiên bản Microsoft 365 dành cho trình duyệt web và ứng dụng di động dành cho iOS và Android.
Ai Có thể Tham gia Nhóm Microsoft?
Khi bạn thiết lập Microsoft Teams cho một tổ chức, số lượng người dùng có thể truy cập các tính năng đầy đủ của tổ chức phụ thuộc vào số lượng giấy phép đã được mua. Bạn có thể mời thêm người dùng Microsoft 365 không có quyền truy cập vào Microsoft Teams với tư cách khách mà không cần mua thêm giấy phép, nhưng họ sẽ có quyền truy cập hạn chế. Một nhóm có thể có tối đa 2, 500 thành viên bao gồm cả người dùng được cấp phép và khách.
Đăng ký Microsoft 365 không cần thiết để sử dụng Microsoft Teams, nhưng bắt buộc phải sử dụng các tính năng nhất định.
Cách Sử dụng Nhóm
Microsoft Teams rất giống với Slack. Ví dụ: khi bạn đề cập đến các thành viên khác của nhóm trong cuộc trò chuyện bằng cách nhập @ name, người dùng sẽ nhận được thông báo trong tab Hoạt động. Tất cả người dùng có thể xem toàn bộ nhật ký trò chuyện trong các nhóm và kênh mà họ có quyền truy cập.
Khi bạn thành lập một nhóm, bạn cũng tự động tạo như sau:
- Một nhóm Office 365
- Một kế hoạch Microsoft Planner
- Một site nhóm SharePoint
- Sổ ghi chép OneNote dùng chung
Khi bạn thực hiện thay đổi trong bất kỳ ứng dụng nào trong số này, chúng sẽ tự động đồng bộ hóa với các ứng dụng khác. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Microsft Planner để đặt lời nhắc cho các nhóm và các cuộc họp được lên lịch trong Microsoft Teams sẽ tự động đồng bộ hóa với lịch Outlook của bạn.
Sử dụng thanh lệnh ở đầu giao diện để tìm kiếm các cuộc trò chuyện, ứng dụng và tệp. Nhập dấu gạch chéo lên (/) để hiển thị danh sách các phím tắt lệnh.
Cách Tạo Nhóm trong Microsoft Teams
Để thiết lập một nhóm trong ứng dụng cộng tác của Microsoft:
-
Chọn Nhómtrên thanh công cụ, sau đó chọn Tạo Nhóm.
Image -
Chọn Xây dựng đội từ đầu.
Image Chọn Tạo từnếu bạn muốn thiết lập một nhóm bằng cách sử dụng nhóm Microsoft 365 hiện có.
-
Chọn Riêng tư,Công khaihoặc Toàn tổ chứcđể xác định ai có thể truy cập vào nhóm.
Image Khi bạn thêm thành viên vào một nhóm riêng, bạn có thể chỉ định họ làm Thành viênhoặc Chủ sở hữu. Chỉ chủ sở hữu mới có thể mời thêm thành viên.
-
Đặt tên và mô tả cho nhóm, sau đó chọn Tạo.
Image -
Bạn có thể bắt đầu mời người dùng tham gia ngay lập tức hoặc chọn Bỏ quađể thực hiện việc này sau.
Image -
Giờ đây, bạn có thể chọn dấu ba chấm ( …) bên cạnh tên nhóm để thêm hoặc xóa thành viên, quản lý cài đặt nhóm, v.v. Ví dụ: nếu bạn chọn Nhận liên kết đến nhóm, bạn sẽ nhận được một URL mà bạn có thể sao chép và gửi cho những người khác để mời họ tham gia.
- Chọn Thêm Kênhđể tạo một phần riêng biệt trong nhóm cho các chủ đề cụ thể.
- Để tham gia các đội hiện có hoặc tạo một đội mới, hãy chọn Tham gia hoặc tạo một độiở góc dưới bên trái trên cửa sổ Đội.
Image
Chọn dấu cộng (+) ở bên phải tên đội để thêm phím tắt vào các ứng dụng, tệp được chia sẻ và trang Wiki khác nhau.
Cuộc gọi điện video trong Microsoft Teams
Khi ở trong một nhóm hoặc kênh cụ thể, hãy chọn biểu tượng máy quay videoở cuối cửa sổ hội thoại để bắt đầu cuộc gọi điện video. Bạn sẽ được nhắc gửi liên kết lời mời đến các thành viên khác trong nhóm qua email. Bạn có thể lên lịch cuộc họp bằng Microsoft Outlook hoặc bạn có thể sử dụng một ứng dụng như Lịch BOT.
Trong khi trò chuyện, bạn có thể chia sẻ màn hình của mình bằng cách chọn biểu tượng Chia sẻ(màn hình có mũi tên lên) ở góc trên bên phải của giao diện trò chuyện.
Tích hợp ứng dụng Microsoft Teams
Nhóm Microsoft tích hợp với hàng trăm ứng dụng và dịch vụ web của bên thứ ba như Trello, GitHub và Evernote. Chọn Appstrong thanh công cụ để xem tất cả các tùy chọn của bạn. Một số ứng dụng của bên thứ ba yêu cầu đăng ký trả phí bổ sung, nhưng nhiều ứng dụng miễn phí. Sau khi bạn đã thêm ứng dụng, hãy chọn dấu ba chấm ( …) trong thanh công cụ để truy cập ứng dụng đó.
Chia sẻ tệp trong Microsoft Teams
Một trong những tính năng cộng tác tốt nhất của Microsoft Teams là khả năng chia sẻ tệp giữa những người dùng. Chia sẻ tệp với nhóm của bạn rất đơn giản và có thể được thực hiện chỉ trong vài bước đơn giản.
-
Vào nhóm hoặc kênh và chọn tab Filesở đầu giao diện để tải lên và tải xuống tệp.
Image -
Bạn có thể chọn Tệptrong thanh công cụ để xem tất cả các tệp mà bạn có quyền truy cập cho mỗi nhóm của mình.
Image -
Chọn Thêm bộ nhớ đám mâyđể đồng bộ hóa với Google Drive, Dropbox hoặc nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ tệp khác của bạn. Bạn cũng có tùy chọn lưu tệp vào OneDrive cá nhân của mình.
Image
Cài đặt Bảo mật của Microsoft Teams
Nếu bạn có Microsoft 365 Business Plan, quản trị viên tài khoản có thể quản lý tất cả người dùng Microsoft Teams, cài đặt và ứng dụng của bên thứ ba từ Trung tâm quản trị Microsoft 365.
Bất kỳ ai cũng có thể thay đổi chủ đề Microsoft Teams của họ từ menu cài đặt.
Các phương pháp hay nhất của Microsoft Teams
Dưới đây là một số mẹo chung để khai thác tối đa các Nhóm:
- Tạo quy tắc tổ chức để đặt tên tệp và kênh nhất quán.
- Xác nhận và phản hồi các yêu cầu bằng cách sử dụng nút "Thích" để tăng tốc quá trình phê duyệt.
- Tận dụng bot để tự động hóa các tác vụ như lên lịch họp.
- Kiểm tra video và âm thanh trên máy tính của bạn trước khi bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp.
Bạn có thể tìm video hướng dẫn về Microsoft Teams và tài liệu đào tạo Microsoft Teams miễn phí trên trang web hỗ trợ của Microsoft Office.
