Cách Xuất Email Từ Outlook

2024 Tác giả: Abigail Brown | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-07 19:07

Điều cần biết

• Đối với PST: Đi tới Cài đặt Tài khoản > Cài đặt Tài khoản > Dữ liệu (Tệp Dữ liệu) > Mở Thư mục (hoặc Tệp) Vị trívà sao chép.pst vào ổ đĩa của bạn.
• Bạn có thể xuất email sang tệp PST, OLM hoặc CSV hoặc sao lưu chúng vào Gmail hoặc ổ cứng ngoài.

Bài viết này giải thích cách xuất email sang các định dạng tệp khác nhau cùng với cách sao lưu chúng vào Gmail. Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook cho Microsoft 365 và Outlook cho Mac.

Sau khi bạn xuất email Outlook, hãy lưu tệp vào ổ cứng ngoài hoặc sao lưu chúng vào một ứng dụng email khác. Các bước bạn thực hiện tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn muốn xuất email và những gì bạn muốn làm với tệp khi hoàn tất.

Xuất Email sang Tệp PST

Tệp.pst trong Outlook là tệp lưu trữ cá nhân chứa các mục như email, sổ địa chỉ, chữ ký của bạn và hơn thế nữa. Bạn có thể sao lưu tệp.pst và chuyển nó sang Outlook trên máy tính khác, phiên bản Outlook khác hoặc hệ điều hành khác.

1. Mở Outlook, sau đó đi tới tab Tệpvà chọn Thông tin.

   

2. Chọn Cài đặt Tài khoản> Cài đặt Tài khoản.

   

3. Trong hộp thoại Cài đặt Tài khoản, hãy chuyển đến tab Dữ liệuhoặc Tệp Dữ liệu, chọn tên tệp hoặc tên tài khoản, sau đó chọn Mở Vị trí Thư mụchoặc Mở Vị trí Tệp.

   

4. Trong Windows File Explorer, sao chép.pst vào bất kỳ vị trí nào trên máy tính của bạn hoặc bất kỳ phương tiện lưu trữ di động nào, chẳng hạn như ổ đĩa flash.

Xuất Email sang Tệp OLM trong Outlook dành cho Mac

Trong Outlook cho Mac, xuất thư của tài khoản email dưới dạng tệp.olm, đây cũng là tệp lưu trữ chứa các mục như email, danh bạ và các mục lịch.

Đối với Outlook 2016 dành cho Mac

1. Chuyển đến tab Toolsvà chọn Export.

   

2. Trong hộp thoại Export to Archive File (.olm), chọn hộp kiểm Mail, sau đó chọn Tiếp tục.

   

3. Trong hộp thoại Lưu tệp lưu trữ (.olm) dưới dạng, chọn Tải xuống, sau đó chọn Lưu.

   

4. Outlook bắt đầu xuất tệp.

   

5. Khi thông báo Export Completexuất hiện, chọn Finishđể thoát.

Đối với Outlook 2011 dành cho Mac

1. Vào menu Filevà chọn Export.

2. Chọn Tệp Dữ liệu Outlook cho Mac.

   

3. Chọn Các mục sau đây, sau đó chọn hộp kiểm Thư.
4. Chọn mũi tên phải để tiếp tục.

5. Chọn vị trí bạn muốn lưu tệp. Outlook sẽ bắt đầu xuất.

   

6. Khi thông báo Export Completexuất hiện, chọn Finishhoặc Doneđể thoát.

Xuất và Sao lưu Email từ Outlook sang Gmail

Bạn có thể xuất email từ Outlook sang tài khoản Gmail của mình, cung cấp nguồn sao lưu cũng như tùy chọn để truy cập các email cũ của bạn từ bất kỳ vị trí nào. Mẹo là thêm tài khoản Gmail của bạn vào Outlook, sau đó sao chép và dán các thư mục.

1. Thiết lập tài khoản Gmail của bạn trong Outlook.

2. Mở Outlook và chọn thư mục chứa các thư email bạn muốn xuất sang Gmail, chẳng hạn như Hộp thư đến hoặc các email đã lưu của bạn.

   

3. Nhấn Ctrl+ A để chọn tất cả các email trong thư mục. Hoặc, nhấn và giữ Ctrltrong khi bạn chọn từng email riêng lẻ mà bạn muốn gửi tới Gmail.

   

4. Nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên các email đã chọn, trỏ tới Move, sau đó chọn Other Folder.

   

5. Trong hộp thoại Move Items, chọn tài khoản Gmail của bạn, sau đó chọn thư mục mà bạn muốn xuất email của mình. Hoặc, chọn Newđể tạo một thư mục mới trong tài khoản Gmail của bạn.

   

6. Chọn OKđể di chuyển các email đã chọn.

Xuất Email Outlook sang Microsoft Excel

Một cách khác để xuất email Outlook là gửi chúng sang trang tính Excel. Thao tác này tạo một bảng tính với các cột như Chủ đề, Nội dung, Từ Email, v.v. Mặc dù bạn có thể xuất danh bạ Outlook của mình sang tệp CSV trong Outlook cho Mac, nhưng tùy chọn này không khả dụng cho thư email.

1. Vào Filevà chọn Open & Export. Trong Outlook 2010, chọn File> Open.

   

2. Chọn Nhập / Xuất.

   

3. Chọn Xuất sang tệp, sau đó chọn Tiếp theo.

   

4. Chọn Microsoft Excelhoặc Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy, sau đó chọn Tiếp theo.

   

5. Chọn thư mục email mà bạn muốn xuất thư, sau đó chọn Tiếp theo.

   

6. Duyệt đến thư mục mà bạn muốn lưu các email đã xuất.

   

7. Nhập tên cho tệp đã xuất và chọn OK.

8. Chọn Tiếp theo, sau đó chọn Kết thúc.

   

9. Khi quá trình hoàn tất, bạn có thể mở tệp Excel mới.