Gmail là một dịch vụ đáng tin cậy sẽ không xóa email hoặc hủy tài khoản của bạn một cách ngẫu nhiên. Tuy nhiên, bạn có thể muốn giữ một bản sao lưu các thư Gmail của mình trong trường hợp bạn muốn xem chúng mà không có kết nối internet. Có nhiều cách để lưu thư Gmail của bạn vào ngoại tuyến.
Thông tin trong bài viết này áp dụng rộng rãi cho tất cả PC, Mac hoặc thiết bị di động. Hệ điều hành của bạn có thể cung cấp các tính năng sao lưu bổ sung.
Cách Sử dụng Ứng dụng khách Email để Tải xuống Email Gmail của bạn
Nếu bạn sử dụng Outlook, Windows Mail hoặc một ứng dụng email khác, email của bạn sẽ được tải xuống máy tính của bạn mỗi khi bạn nhận được thư mới. Tuy nhiên, tài khoản Gmail của bạn và chương trình bạn sử dụng đều phải bật POP để email không bị xóa nếu bạn xóa chúng khỏi Gmail.com.
Để đảm bảo rằng ứng dụng email của bạn tải xuống các thư Gmail của bạn:
-
Bật POP trong cài đặt Gmail của bạn. Chọn Cài đặt(biểu tượng bánh răng).
Image -
Chọn Xem Tất cả Cài đặt.
Image -
Đi tới tab Chuyển tiếp và POP / IMAP.
Image - Thiết lập Gmail trong ứng dụng email của bạn bằng cách sử dụng cài đặt máy chủ POP. Tin nhắn sẽ tự động tải xuống thư mục mặc định nơi lưu trữ tất cả các email.
- Sao chép email vào một nơi nào đó an toàn trên ổ cứng của bạn.
Để tăng cường bảo mật, hãy lưu trữ email ngoại tuyến của bạn trên ổ cứng ngoài hoặc tài khoản sao lưu trực tuyến.
Cách Xem Gmail Ngoại tuyến Với Google Chrome
Nếu bạn sử dụng Google Chrome, hãy xem thư Gmail ngoại tuyến mà không cần tải xuống. Để thiết lập thư ngoại tuyến:
- Mở tài khoản Gmail của bạn trong trình duyệt Chrome.
-
Chọn Cài đặt(biểu tượng bánh răng), sau đó chọn Xem Tất cả Cài đặt.
Image -
Chọn Ngoại tuyến.
Image -
Chọn hộp kiểm Bật thư ngoại tuyến.
Image -
Điều chỉnh cài đặt đồng bộ hóa và bảo mật theo ý muốn của bạn và chọn Lưu thay đổi.
Image - Để xem tin nhắn của bạn khi ngoại tuyến, hãy mở trình duyệt Chrome và truy cập mail.google.com.
Cách Tải xuống Kho lưu trữ Thư trong Gmail của bạn
Để tải xuống tất cả thư Gmail của bạn ở định dạng nén thuận tiện:
- Mở trình duyệt web, truy cập myaccount.google.comvà đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
-
Chọn Quản lý dữ liệu và cá nhân hóa của bạn.
Image -
Trong phần Tải xuống, xóa hoặc lập kế hoạch cho dữ liệu của bạn, hãy chọn Tải xuống dữ liệu của bạn.
Image -
Trong phần Sản phẩm, chọn Bỏ chọn tất cả.
Image -
Trong phần Thư, chọn hộp kiểm Tất cả thư và tệp đính kèm trong tài khoản Gmail của bạn ở định dạng MBOX.
Image - Chọn Bao gồm tất cả dữ liệu Thư.
-
Chọn loại tin nhắn sẽ bao gồm, sau đó chọn OK.
Image -
Cuộn xuống dưới cùng và chọn Bước Tiếp theo.
Image -
Trong phần Tùy chỉnh định dạng lưu trữ, hãy chọn định dạng tệp để tải xuống cũng như phương thức phân phối ưa thích của bạn. Bạn cũng có thể lên lịch sao lưu tự động cho tương lai và đặt kích thước tệp tối đa cho tệp lưu trữ của mình.
Image - Cuộn xuống dưới cùng và chọn Tạo Lưu trữ.
-
Một thông báo xuất hiện và thông báo cho bạn biết rằng một kho lưu trữ đang được tạo; quá trình này có thể mất một lúc.
Image - Khi tệp lưu trữ được tạo, bạn sẽ nhận được một tệp duy nhất chứa tất cả các thư của bạn.
Tin nhắn của bạn xuất hiện ở định dạng MBOX, là một tệp văn bản lớn. Các chương trình email như Thunderbird có thể đọc các tệp MBOX nguyên bản. Đối với các tệp lưu trữ lớn, hãy sử dụng chương trình email tương thích với MBOX thay vì phân tích cú pháp tệp văn bản.
Phương pháp này cung cấp chế độ xem nhanh tài khoản Gmail của bạn. Nếu bạn cần lấy dữ liệu thường xuyên hơn một lần mỗi quý lịch, hãy tìm một phương pháp lưu trữ thay thế.
Sử dụng Dịch vụ Sao lưu Trực tuyến
Có nhiều công ty trực tuyến sao lưu từng bước tài khoản email và mạng xã hội của bạn để dễ dàng truy xuất. Ví dụ: Backupify sao lưu thông tin cá nhân từ Facebook, Flickr, Blogger, LinkedIn, Twitter và Google. Backupify cung cấp bản dùng thử miễn phí 15 ngày trước khi bạn cam kết trả tiền cho dịch vụ.
Ngoài ra, hãy thử Upsafe hoặc Gmvault. Upsafe cung cấp miễn phí tới 3 GB dung lượng lưu trữ, trong khi Gmvault là một dự án mã nguồn mở với hỗ trợ đa nền tảng và một cộng đồng nhà phát triển mạnh mẽ.
Lưu trữ có chọn lọc Thư Gmail bằng Quy tắc dữ liệu
Nếu bạn không cần tất cả các email của mình, hãy xem xét các cách tiếp cận chọn lọc hơn để lưu trữ email:
- Chuyển tiếp Thủ công: Khi bạn nhận được một thư bạn muốn giữ lại, hãy chuyển tiếp thư đó đến một tài khoản email khác. Để giữ một bản sao của các email bạn gửi, hãy nhập địa chỉ email cho tài khoản kia vào dòng BCC của các email gửi đi của bạn.
- Tự động chuyển tiếp: Yêu cầu Gmail sao chép hoặc sao chép ẩn tất cả email đã nhận đến một địa chỉ email cụ thể.
- Công thức IFTTT: Sử dụng trang web IFTTT để đồng bộ hóa tài khoản Gmail của bạn với một dịch vụ bên ngoài hệ sinh thái của Google.
- Chuyển tiếp tới Evernote hoặc OneNote: Thiết lập bí danh [email protected] để nhập email vào OneNote hoặc sử dụng địa chỉ email Evernote tùy chỉnh của bạn để đăng nhập thư vào Evernote.
