Outlook cung cấp một tính năng tích hợp giúp gọi lại email hoặc thay thế thư, mặc dù có một số yêu cầu chính. Trong bài viết này, bạn sẽ học:
- Cách gọi lại email
- Các yêu cầu để gọi lại email Outlook
- Kết quả và sự chậm trễ có thể xảy ra trong quá trình thu hồi
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; và Outlook dành cho Microsoft 365.
Cách gọi lại một email trong Outlook (và thay thế nó, nếu muốn)
Khi bạn cố gắng rút lại email, Outlook có thể thông báo cho người nhận về email đã được gọi lại. Để gọi lại một email trong Outlook:
-
Mở Outlook và đi tới thư mục Mục đã Gửi.
Image -
Bấm đúp vào tin nhắn đã gửi mà bạn muốn gọi lại để mở nó trong một cửa sổ riêng biệt.
Các tùy chọn để gọi lại một tin nhắn không khả dụng khi tin nhắn được hiển thị trong Ngăn Đọc.
Image -
Đi tới tab Tin nhắn, chọn mũi tên thả xuống Hành độngvà chọn Nhắc lại Tin nhắn này.
Trong Outlook 2007, đi tới tab Tin nhắn, trong nhóm Hành động, chọn Thao tác khác, và sau đóNhắc lại Thông điệp này.
Image -
Trong hộp thoại Nhắc lại Thông điệp Này, chọn một trong các tùy chọn sau:
- Xóa các bản sao chưa đọc của tin nhắn nàyđể gọi lại tin nhắn.
- Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mớiđể thay thế tin nhắn bằng tin nhắn mới.
Image - Nếu bạn muốn nhận thông báo kết quả, hãy chọn hộp kiểm Cho tôi biết nếu Thu hồi Thành công hoặc Thất bại cho Mỗi Người nhận.
- Chọn OK.
- Nếu bạn đã chọn Xóa các Bản sao Chưa đọc và Thay thế bằng Tin nhắn Mới, hãy sửa đổi tin nhắn gốc.
- Chọn Gửi.
-
Bạn sẽ nhận được một tin nhắn thông báo Outlook về sự thành công hay thất bại của nỗ lực rút lại hoặc thay thế email của bạn.
Yêu cầu để gọi lại email
Để gọi lại email Outlook:
- Cả bạn và người nhận của bạn đều phải có tài khoản email máy chủ Exchange và sử dụng Outlook làm ứng dụng email khách.
- Hộp thư của người nhận sẽ mở khi bạn cố gắng xử lý yêu cầu thu hồi.
- Thư gốc chưa đọc và nằm trong Hộp thư đến của người nhận.
- Thư không bị chạm vào bởi bất kỳ quy trình nào, chẳng hạn như quy tắc, bộ lọc spam hoặc bổ trợ.
Kết quả có thể xảy ra khi bạn gọi lại email Outlook
Tùy thuộc vào cài đặt của ứng dụng email của người nhận, email gốc đã được đọc hay chưa và một số yếu tố khác, kết quả của nỗ lực gọi lại thư của bạn có thể khác nhau. Sau đây là một số kết quả tiềm năng của việc thu hồi Outlook.
- Nếu người nhận đã đọc tin nhắn, việc thu hồi sẽ không thành công. Cả tin nhắn gốc và tin nhắn mới (hoặc thông báo về việc bạn cố gắng gọi lại tin nhắn gốc) đều có sẵn cho người nhận.
- Nếu người nhận chưa mở tin nhắn gốc và mở tin nhắn thu hồi trước, thì tin nhắn gốc sẽ bị xóa. Outlook thông báo cho người nhận rằng bạn đã xóa thư khỏi hộp thư của họ.
Những kết quả này cũng xảy ra nếu người nhận di chuyển cả hai thư vào cùng một thư mục, theo cách thủ công hoặc sử dụng quy tắc.
Nếu người nhận đã bật Tự động xử lý các yêu cầu và phản hồi đối với các yêu cầu họp và cuộc thăm dò, trong Theo dõivà người nhận chưa đọc email gốc, Outlook sẽ xóa thư gốc và thông báo cho người nhận rằng bạn đã xóa thư.
Trong Outlook 2007, tính năng này được gọi là Xử lý các yêu cầu và phản hồi khi đếnvà nó trong Tùy chọn Theo dõi.
Tuy nhiên, nếu tin nhắn gốc được đánh dấu là đã đọc khi tin nhắn thu hồi được xử lý, người nhận sẽ được thông báo rằng bạn muốn xóa tin nhắn. Tin nhắn gốc vẫn còn trong hộp thư đến của người nhận.
Nếu người nhận di chuyển thư gốc ra khỏi hộp thư đến và vào một thư mục khác (theo cách thủ công hoặc sử dụng quy tắc) và thư gọi lại chuyển đến hộp thư đến, thì việc rút lại không thành công bất kể đã được đọc hay chưa. Người nhận được thông báo rằng nỗ lực thu hồi không thành công. Người nhận có quyền truy cập vào cả email gốc và email mới.
Ngoài ra, nếu bạn sử dụng Outlook trên thiết bị di động và cố gắng gọi lại một tin nhắn, quá trình này có thể sẽ không thành công.
Trì hoãn việc gửi tin nhắn
Gửi một email không chính xác có thể phản tác dụng và thậm chí gây xấu hổ. Mặc dù tính năng gọi lại của Outlook có thể giúp bạn đỡ vất vả, nhưng bạn có thể giảm bớt căng thẳng bằng cách lên lịch gửi email sau hoặc trì hoãn các thư được gửi. Điều này giúp bạn có thời gian để nhận ra lỗi hoặc cập nhật thông tin trước khi email của bạn đến hộp thư đến của người nhận.
FAQ
Làm cách nào để gửi lại email trong Outlook?
Để gửi lại email trong Outlook cho Windows, hãy đi tới File> Info> Message Resend and RecallTrong macOS, nhấp chuột phải vào thư trong thư mục Đã gửivà chọn Gửi lạiTrong Outlook.com, nhấp chuột phải vào thư và chọn Chuyển tiếp, sau đó xóa “Fw” trong dòng chủ đề.
Làm cách nào để mã hóa email trong Outlook?
Để mã hóa email trong Outlook, hãy đi tới File> Properties> Security Settingsvà chọn hộp Mã hóa nội dung tin nhắn và tệp đính kèm. Để mã hóa tất cả các tin nhắn đi, hãy đi tới File> Options> Trust Center> Cài đặt Trung tâm Tin cậy> Bảo mật Email
