Nhiều doanh nghiệp sử dụng Microsoft Word để tạo tiêu đề thư, báo cáo, biểu mẫu, bản tin và các tài liệu kinh doanh điển hình khác. Tài liệu in bằng máy in để bàn rất đẹp, bất kể hình ảnh màu trong tệp.
Sự cố khi sử dụng Word cho các tài liệu có hình ảnh màu xảy ra khi người dùng muốn mang tệp điện tử đó đến một máy in thương mại để in offset. Tệp được in bằng sự kết hợp của bốn màu mực: lục lam, đỏ tươi, vàng và đen, được gọi là CMYK trong thế giới in ấn thương mại. Hình ảnh màu được in bằng mực xử lý bốn màu, được nạp vào máy in. Nhà cung cấp dịch vụ in phải tách các hình ảnh màu trong tài liệu thành chỉ CMYK trước khi in nó.
Microsoft Word không hỗ trợ hình ảnh CMYK trực tiếp trong tệp của nó. Word sử dụng định dạng màu RGB phổ biến trong màn hình máy tính và máy in để bàn, nhưng có một giải pháp cho vấn đề này.
Giải pháp CMYK
Việc không hỗ trợ CMYK trong Word là một trong những lý do tại sao bạn không nên sử dụng nó để tạo tài liệu để in màu trên máy in offset. Nếu đã quá muộn hoặc bạn không có lựa chọn nào khác và bạn đã mất nhiều ngày hoặc đêm dài với tập tin điện tử của mình, có một cách khả thi để lưu nó; chuyển nó sang PDF.
Hỏi xem máy in thương mại của bạn có Adobe Acrobat hoặc chương trình phần mềm độc quyền có thể chuyển đổi PDF từ RGB sang định dạng CMYK cần thiết cho in ấn thương mại hay không. Các tệp PDF được sử dụng rộng rãi trong ngành in ấn thương mại và hầu hết các công ty in đều làm việc này thường xuyên.
Ngay cả khi câu trả lời là có, vẫn có thể có vấn đề với màu sắc của tài liệu, nhưng đó là một bước tiến lớn đi đúng hướng và máy in có thể thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào.
Cách tạo PDF trong Microsoft Word
-
Thiết lập tệp Word của bạn như bạn muốn khi nó xuất hiện khi nó được in, hoàn chỉnh với hình ảnh màu. Khi bạn làm việc, hãy lưu nó như bình thường ở định dạng Word tiêu chuẩn bằng cách chọn File> Savetrên thanh menu. Bước này rất quan trọng vì việc sửa đổi vào phút cuối trong tệp Word của bạn dễ dàng hơn so với tệp PDF.
Image -
Để tạo PDF, chọn Filetrên thanh menu Word và chọn Save As. Nhập tên và vị trí bạn muốn lưu tệp PDF và chọn PDFtrong menu Định dạng tệp.
Image -
Gửi PDF tới công ty in thương mại và duy trì tệp Word để sử dụng hoặc sửa đổi trong tương lai.
Giải pháp thay thế
Nếu bạn muốn biết bạn nên sử dụng chương trình nào để tạo tài liệu cho in offset, hãy xác định phần mềm xuất bản trên máy tính để bàn tốt nhất cho nhu cầu của bạn. Ngay cả Microsoft cũng khuyến nghị sử dụng Publisher thay vì Word cho tài liệu được in thương mại. Các bản phát hành gần đây của Publisher đã cải thiện các tùy chọn in ấn thương mại và bao gồm các mẫu màu như màu đốm Pantone và CMYK.
