Khi họ ra mắt, Tự động lưu và Phiên bản đã thay đổi cơ bản cách bạn làm việc với tài liệu trên máy Mac. Trong hầu hết các trường hợp, chúng giúp bạn không phải lưu theo cách thủ công khi làm việc. Chúng cũng cho phép bạn quay lại hoặc so sánh các phiên bản trước của mặt hàng mà bạn đang làm việc.
Thật không may, Apple không cung cấp nhiều thông tin về cách sử dụng các tính năng mới này; bạn thậm chí có thể không nhận thấy chúng. Dưới đây là cách sử dụng cả Tự động lưu và Phiên bản để quản lý tài liệu của bạn và cải thiện quy trình làm việc.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho các thiết bị chạy Mac OS X Lion (10.7) trở lên.
Tự động lưu
Auto-Save giám sát bạn khi bạn làm việc trên tài liệu. Khi bạn tạm dừng, nó sẽ lưu tài liệu. Nếu bạn làm việc liên tục, Auto-Save sẽ thực hiện lưu sau mỗi 5 phút. Tính năng tự động tiết kiệm có nghĩa là bạn sẽ không mất quá 5 phút làm việc nếu có điều gì đó không mong muốn xảy ra, chẳng hạn như mất điện hoặc một con mèo sử dụng phím tắt trên bàn phím của bạn.
Tự động Lưu không tạo tài liệu mới mỗi khi thực hiện lưu. Nếu đúng như vậy, cuối cùng bạn có thể hết dung lượng ổ đĩa. Thay vào đó, nó chỉ ghi nhận những thay đổi bạn thực hiện giữa các lần lưu.
Dịch vụ Tự động Lưu xuất hiện trong bất kỳ ứng dụng dựa trên tài liệu nào lưu tệp vào máy Mac. Mặc dù bất kỳ ứng dụng nào cũng có thể tận dụng lợi thế của dịch vụ này, nhưng Apple không yêu cầu các nhà phát triển đưa nó vào. Một số ứng dụng năng suất chính, chẳng hạn như Microsoft Office, không sử dụng Tự động lưu; thay vào đó họ sử dụng các quy trình quản lý tệp của riêng mình.
Phiên bản
Tính năng Phiên bản hoạt động cùng với Tự động lưu để cung cấp cách truy cập và so sánh các phiên bản trước của tài liệu bạn đang làm việc. Trước đây, bạn phải sử dụng lệnh Save As để lưu tài liệu với một tên tệp khác, chẳng hạn như Báo cáo hàng tháng 1, Báo cáo hàng tháng 2, v.v. Làm như vậy cho phép bạn thực hiện các thay đổi đối với tài liệu mà không lo bị mất bản gốc.. Các phiên bản tự động thực hiện điều gì đó tương tự: Nó cho phép bạn truy cập và so sánh bất kỳ phiên bản nào của tài liệu bạn đã tạo.
Phiên bản tạo một phiên bản mới của tài liệu mỗi khi bạn mở nó, mỗi giờ bạn đang làm việc với nó và bất cứ khi nào bạn sử dụng lệnh Lưu, Lưu phiên bản, Nhân bản, Khóa hoặc Lưu dưới dạng. Tự động lưu không tạo ra các phiên bản mới; nó thêm vào phiên bản hiện tại. Bạn không thể sử dụng Phiên bản để xem tài liệu trông như thế nào 5 phút trước trừ khi bạn đã thực hiện một trong các sự kiện kích hoạt được liệt kê ở trên.
Cách sử dụng Tự động Lưu và Phiên bản
Tự động lưu và Phiên bản được bật theo mặc định. Bạn không thể hủy kích hoạt chúng, nhưng bạn có quyền kiểm soát cách chúng hoạt động trong các tài liệu riêng lẻ.
Apple đã thực hiện một số thay đổi nhỏ về cách bạn truy cập thông tin Phiên bản. Trong OS X Lion và Mountain Lion, bạn sử dụng tiêu đề cửa sổ của ứng dụng, còn được gọi là biểu tượng proxy. Bên cạnh tên tài liệu là một chữ V nhỏ hiển thị menu chứa các tùy chọn Phiên bản cho tài liệu đã chọn. Trong OS X Mavericks trở lên, Apple đã chuyển hầu hết các mục trong menu Phiên bản sang menu Tệp của ứng dụng trong khi vẫn để chức năng Khóa Tự động Lưu trong tiêu đề của cửa sổ tài liệu.
-
Khởi chạy TextEdit, đặt tại / Ứng dụng.
Image -
Khi TextEditmở ra, hãy chọn New Documentđể mở một tệp trống.
Trong các phiên bản macOS cũ hơn, chọn Newtrong menu Filehoặc nhấn Command + N trên bàn phím của bạn.
Image -
Nhập một hoặc hai dòng văn bản trong tài liệu, rồi chọn File> Save.
Image -
Nhập tên cho tệp và nhấp vào Lưu.
Image -
Cửa sổ tài liệu hiện hiển thị tên của tài liệu trong tiêu đề cửa sổ.
Image -
Để con trỏ chuột di chuột qua tên tài liệu trong tiêu đề cửa sổ. Một chữ vằn nhỏ sẽ xuất hiện, cho biết rằng tiêu đề thực sự là một menu thả xuống.
Image -
Nhấp vào tiêu đề tài liệu để xem các mục menu có sẵn. Trong OS X Mavericks trở lên, bạn sẽ chỉ thấy tùy chọn Locked, nhưng các phiên bản trước sẽ có nhiều lựa chọn hơn.
Image
Có sẵn các tùy chọn tự động lưu và phiên bản nào?
Trong các phiên bản Mac OS X cũ hơn, bạn sẽ tìm thấy tất cả các tùy chọn này dưới menu tiêu đề trong tài liệu. Trong Mavericks (10.9) trở lên, bạn sẽ tìm thấy hầu hết chúng trong menu File. Bất kể bạn tìm thấy chúng ở đâu, chúng đều làm những việc giống nhau.
Khóa
Nhấp vào mục Khóasẽ khóa tài liệu, ngăn mọi thay đổi xảy ra. Bạn không thể sửa đổi hoặc lưu tài liệu bị khóa mà không mở khóa trước. Việc khóa tài liệu không chỉ ngăn những thay đổi không cố ý mà còn cho phép bạn sử dụng tài liệu đó làm mẫu hoặc làm điểm bắt đầu cho một tài liệu mới.
Mở khóa
Tùy chọn này chỉ xuất hiện trong menu khi tài liệu đã bị khóa. Nhấp vào mục menu Unlockđể xóa khóa và cho phép chỉnh sửa đầy đủ. Trong các phiên bản OS X và macOS mới hơn, tùy chọn Đã khóa sẽ xuất hiện dưới dạng hộp kiểm bên dưới menu tiêu đề tài liệu. Bỏ chọn hộp để mở khóa tài liệu.
Nhân bản
Nhấp vào mục menu Nhân bảnsẽ tạo một bản sao của tài liệu và đặt nó bên cạnh bản gốc. Tạo một bản sao cho phép bạn sử dụng tài liệu gốc làm mẫu hoặc một điểm xuất phát để tạo một phiên bản hoàn toàn mới. Nếu tài liệu gốc đã bị khóa, bản sao sẽ được mở khóa, sẵn sàng để bạn thực hiện thay đổi. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với bản sao sẽ không ảnh hưởng đến bản gốc. Bản sao là một tài liệu mới, có lịch sử lưu và các phiên bản của riêng nó.
Hoàn nguyên về
Cách bạn hoàn nguyên về phiên bản cũ hơn của tài liệu phụ thuộc vào phiên bản hệ điều hành bạn đang sử dụng.
- Hoàn nguyên về Lưu lần cuốilà phiên bản dành cho Mac OS X Lion và Mountain Lion. Nếu tùy chọn này khả dụng, nó sẽ bao gồm thời gian và ngày phiên bản cuối cùng được lưu. Chọn tùy chọn này sẽ lưu trạng thái hiện tại của tài liệu của bạn và sau đó khôi phục phiên bản đã lưu cuối cùng.
- Hoàn nguyên vềxuất hiện trong trình đơn Tệpcủa ứng dụng trong Mac OS X Mavericks trở lên. Nó cho phép bạn truy cập các phiên bản trước của tài liệu hiện tại.
Duyệt qua tất cả các phiên bản
Khi bạn chọn mục menu này, màn hình sẽ thay đổi để hiển thị cho bạn chế độ xem giống như Cỗ máy thời gian của tất cả các phiên bản của tài liệu. Phiên bản hiện tại xuất hiện ở bên trái; tất cả các phiên bản khác ở bên phải. Chọn một phiên bản để so sánh nó với tài liệu hiện tại. Ngày và giờ của mỗi phiên bản xuất hiện trong thanh trượt dòng thời gian ở bên phải và ngay bên dưới tài liệu trên cùng. Nhấp vào Xongsẽ đưa bạn trở lại tài liệu hiện tại; nhấp vào Khôi phụcsẽ đưa bạn trở lại phiên bản đã chọn.
Khi sử dụng tùy chọn Duyệt qua Tất cả các Phiên bản, bạn có thể sao chép một phần tử từ bất kỳ phiên bản nào bằng lệnh sao chép chuẩn. Nhấp và kéo để chọn văn bản mong muốn, sau đó nhấp chuột phải và chọn Copytừ menu bật lên. Khi quay lại cửa sổ chỉnh sửa chuẩn, bạn có thể dán nội dung vào vị trí đích.
Bằng cách sử dụng các tính năng Tự động Lưu và Phiên bản, bạn có thể làm việc với tài liệu mà không phải lo lắng về việc vô tình thay đổi tài liệu, quên lưu hoặc gặp sự cố mất điện.
