Tự động hóa các tác vụ email cơ bản trong Apple Mail với các quy tắc của Apple Mail. Khi bạn tạo quy tắc Thư, bạn cho ứng dụng biết cách xử lý các phần thư đến. Quy tắc thư tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như di chuyển cùng một loại thư vào một thư mục cụ thể, đánh dấu các thư từ bạn bè và gia đình hoặc loại bỏ các email spam.
Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho máy Mac chạy macOS Mojave (10.14.) Và Mail phiên bản 12.4. Các phiên bản trước của macOS cũng tuân theo các quy trình tương tự.
Cách thức hoạt động của Quy tắc Thư
Mỗi quy tắc có hai thành phần: một điều kiện và một hành động. Điều kiện là hướng dẫn để lựa chọn thông điệp mà một hành động tác động. Ví dụ: quy tắc Thư với điều kiện tìm kiếm email từ bạn của bạn, Sean có thể có hành động đánh dấu thư để bạn có thể dễ dàng nhận thấy thư trong hộp thư đến của mình.
Quy tắc thư làm được nhiều việc hơn là tìm và đánh dấu thư. Quy tắc thư tổ chức thư. Ví dụ: các quy tắc có thể:
- Nhận dạng các tin nhắn liên quan đến ngân hàng và chuyển chúng vào thư mục email ngân hàng.
- Di chuyển thư rác từ những người gửi định kỳ vào thư mục Rác hoặc Thùng rác.
- Chuyển tiếp thư đến một địa chỉ email khác.
Ngoài việc tạo các quy tắc đơn giản, bạn có thể tạo các quy tắc ghép tìm kiếm nhiều điều kiện trước khi thực hiện một hoặc nhiều hành động.
Mail có thể chạy AppleScripts để thực hiện các hành động bổ sung, chẳng hạn như khởi chạy các ứng dụng cụ thể.
Các loại Điều kiện và Hành động Thư
Danh sách các điều kiện mà Thư có thể kiểm tra rất rộng rãi, nhưng một số điều kiện thường được sử dụng hơn những điều kiện khác. Thư có thể sử dụng bất kỳ mục nào được bao gồm trong tiêu đề thư như một mục có điều kiện. Một số ví dụ bao gồm từ, đến, CC, chủ đề, người nhận ny, ngày gửi, ngày nhận, mức độ ưu tiên và tài khoản thư. Email cũng có thể được lọc theo:
- Chứa.
- Không chứa.
- Bắt đầu với.
- Kết thúc bằng.
- là bằng.
Các hành động khả dụng khi email khớp với điều kiện bao gồm:
- Di chuyển tin nhắn.
- Sao chép tin nhắn.
- Đặt màu của tin nhắn.
- Phát âm thanh.
- Biểu tượng trả lại trên đế.
- Gửi thông báo.
- Trả lời tin nhắn.
- Chuyển tiếp tin nhắn.
- Tin nhắn chuyển hướng.
- Xóa tin nhắn.
- Đánh dấu là đã đọc.
- Đánh dấu là được gắn cờ.
- Chạy Applescript.
Tạo Quy tắc Thư đầu tiên của Bạn
Hướng dẫn này tạo ra một quy tắc ghép để nhận dạng thư từ một công ty phát hành thẻ tín dụng và đánh dấu thư trong hộp thư đến. Trong ví dụ này, tin nhắn được gửi từ dịch vụ cảnh báo tại Ngân hàng Ví dụ và có địa chỉ Từ kết thúc bằng alert.examplebank.com.
Vì nhận được nhiều loại cảnh báo khác nhau từ Ngân hàng mẫu, hướng dẫn này tạo quy tắc lọc thư dựa trên trường Từ và trường Chủ đề. Sử dụng hai trường này để phân biệt các loại cảnh báo nhận được.
Thêm Quy tắc
Cách nhanh nhất để bắt đầu một quy tắc mới là mở một thư trong Thư và căn cứ quy tắc đó vào thông tin trong thư. Nếu thư được chọn khi bạn thêm quy tắc mới, Thư sẽ sử dụng thông tin trong các trường Từ, Đến và Chủ đề để điền vào các điều kiện quy tắc. Mở thông báo cũng hiển thị bất kỳ văn bản cụ thể nào bạn cần cho quy tắc.
Để tạo quy tắc dựa trên thông báo đã chọn:
-
Vào Thư> Ưu đãi.
Image -
Trong Tùy chọn, chọn Quy tắc.
Image -
Chọn Thêm Quy tắc.
Image -
Trong hộp văn bản Mô tả, hãy nhập tên cho quy tắc, ví dụ: Bảng sao kê CC Ngân hàng Ví dụ.
Image
Thêm điều kiện đầu tiên
Câu lệnh If chuyển đổi giữa hai điều kiện: Nếu có và Nếu tất cả. Câu lệnh If hữu ích cho nhiều điều kiện, chẳng hạn như trong ví dụ này, nơi bạn muốn kiểm tra cả trường Từ và Chủ đề. Nếu bạn chỉ kiểm tra một điều kiện, câu lệnh If không quan trọng, vì vậy bạn có thể để nó ở vị trí mặc định.
-
Chọn Nếu> Tất cả.
Image - Trong phần điều kiện bên dưới câu lệnh If, chọn mũi tên thả xuống đầu tiên và chọn From.
- Chọn mũi tên thả xuống thứ hai và chọn chứa.
- Nếu thư được mở (hoặc được chọn) khi bạn tạo quy tắc này, trường bên cạnh chứasẽ tự động điền địa chỉ email Từ thích hợp. Nếu không, hãy nhập thông tin này theo cách thủ công. Ví dụ: nhập alert.examplebank.com.
Thêm điều kiện thứ hai
Để tạo các quy tắc phức tạp, hãy thêm nhóm điều kiện thứ hai để lọc thêm các thông báo. Trong hướng dẫn này, quy tắc được áp dụng cho các thư từ một người gửi được chỉ định và chứa một dòng Chủ đề được chỉ định.
Để thêm điều kiện thứ hai vào quy tắc:
-
Ở bên phải dòng điều kiện đầu tiên và nhấp vào nút Plus(+) để thêm dòng điều kiện thứ hai.
Image - Trong phần điều kiện thứ hai, chọn mũi tên thả xuống đầu tiên và chọn Chủ đề.
- Chọn mũi tên thả xuống thứ hai và chọn chứa.
- Nếu một thư đang mở, trường bên cạnh chứa trườngsẽ tự động điền vào dòng chủ đề từ email. Nếu không, hãy nhập thông tin này theo cách thủ công. Ví dụ: nhập Bảng sao kê Ngân hàng Ví dụ.
Thêm Hành động cần Thực hiện
Chọn một hành động được thực hiện trên các tin nhắn được chọn bởi các điều kiện quy tắc. Trong ví dụ này, các thư đáp ứng các điều kiện quy tắc cho người gửi và chủ đề được đánh dấu màu đỏ.
Để thêm một hành động vào quy tắc:
-
Trong phần Thực hiện các tác vụ sau, chọn mũi tên thả xuống đầu tiên và chọn Đặt Màu.
Image - Chọn mũi tên thả xuống thứ hai và chọn của văn bản.
- Chọn mũi tên thả xuống thứ ba và chọn Red.
- Nhấp vào OKđể lưu quy tắc mới.
Bạn có thể thêm nhiều hành động, cũng như bạn có thể thêm nhiều điều kiện. Sử dụng nhiều tiêu chí để tinh chỉnh hiệu quả của quy tắc.
Quy tắc mới được áp dụng cho tất cả các tin nhắn tiếp theo mà bạn nhận được. Nếu bạn muốn một quy tắc mới để xử lý nội dung hiện tại trong hộp thư đến của mình, hãy nhấn Command+ A để chọn tất cả các thư trong hộp thư đến, sau đó đi tới menu Thư, chọn Tin nhắnvà chọn Áp dụng Quy tắc
