Nếu bạn sử dụng nhiều thiết bị, bạn cần một số giải pháp hoặc chiến lược đồng bộ hóa để đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật email, tài liệu, sổ địa chỉ, ảnh và tệp mới nhất ở bất cứ đâu. Đây là cách đồng bộ hóa các thư mục trên nhiều máy tính bằng cách sử dụng bộ nhớ đám mây và Bluetooth.
Ứng dụng lưu trữ dựa trên đám mây
Với đồng bộ hóa tệp và các ứng dụng dựa trên web, bạn có thể làm việc trên một tài liệu trên một máy tính và sau đó, đăng nhập vào một thiết bị khác (ví dụ: máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh) và tiếp tục làm việc trên tài liệu đó ở nơi bạn rời đi.
Các ứng dụng web như Dropbox, Apple iCloud và Google Drive đồng bộ hóa các thư mục giữa các thiết bị của bạn trong khi lưu bản sao của các thư mục được chia sẻ trực tuyến. Các thay đổi được thực hiện đối với các tệp trong thư mục đó từ một thiết bị sẽ được cập nhật tự động trên các thiết bị khác. Bạn cũng có thể bật chia sẻ tệp, sử dụng điện thoại di động để truy cập tệp và trong một số ứng dụng, hãy mở tệp trên trang web.
Với các ứng dụng dựa trên web, bạn lưu các tệp của mình vào một máy chủ từ xa (đám mây) để bạn có thể truy xuất chúng sau này. Tất cả những gì bạn cần là kết nối internet, cho dù thông qua nhà cung cấp dịch vụ internet hay gói dữ liệu trên điện thoại của bạn. Một giải pháp dựa trên web phổ biến là bộ ứng dụng của Google (Gmail, Tài liệu, Ảnh và các ứng dụng khác). Tự sử dụng các ứng dụng của Google hoặc sử dụng chúng như một phần của Google Workspace, nơi cung cấp khả năng tích hợp sâu hơn.
Yahoo cung cấp một nhóm ứng dụng tương tự. Microsoft Outlook cung cấp cho bạn quyền truy cập trực tuyến vào lịch, email, danh bạ và hơn thế nữa thông qua bộ nhớ đám mây.
Bottom Line
Nếu bạn không hài lòng với việc các tệp của mình được lưu trữ trực tuyến, hãy cài đặt phần mềm đồng bộ hóa tệp cục bộ hoặc qua mạng riêng. Các ứng dụng đồng bộ hóa tệp phần mềm chia sẻ và phần mềm miễn phí bao gồm GoodSync và SyncBack. Bên cạnh việc cung cấp các tùy chọn mạnh mẽ để đồng bộ hóa tệp (giữ nhiều phiên bản của tệp được thay thế, đặt lịch đồng bộ hóa, nén hoặc mã hóa tệp), các chương trình này thường cho phép bạn đồng bộ hóa với ổ đĩa ngoài, trang FTP và máy chủ.
Sử dụng thiết bị di động để đồng bộ hóa tệp
Một tùy chọn khác để giữ các tệp mới nhất của bạn mọi lúc là sử dụng thiết bị bên ngoài như ổ cứng di động, ổ USB flash hoặc điện thoại thông minh của bạn. Bạn có thể làm việc với các tệp trên thiết bị di động hoặc kết nối thiết bị với máy tính của mình qua Bluetooth hoặc cáp USB để đồng bộ hóa tệp, email, danh bạ và các mục lịch.
Đôi khi, sao chép tệp vào và từ ổ đĩa ngoài có thể là lựa chọn duy nhất của bạn nếu bạn muốn đồng bộ hóa máy tính gia đình và văn phòng của mình và bộ phận CNTT của công ty bạn không cho phép cài đặt phần mềm không được phê duyệt. Trong những trường hợp như vậy, họ có thể không cho phép cắm các thiết bị bên ngoài, vì vậy hãy kiểm tra với nhóm CNTT để biết các tùy chọn của bạn.
Đồng bộ hóa tài khoản email với IMAP
Về email, chọn giao thức IMAP trong thiết lập email của bạn (ví dụ: trong chương trình máy tính để bàn của Outlook) là cách dễ dàng nhất để truy cập đa máy tính. Nó giữ một bản sao của tất cả các email trên máy chủ cho đến khi bạn xóa chúng để bạn có thể truy cập các email giống nhau từ các thiết bị khác nhau.
Nếu bạn sử dụng POP để tải email của bạn xuống máy tính, hầu hết các chương trình email đều có cài đặt trong tùy chọn tài khoản để để lại bản sao của thư trên máy chủ cho đến khi bạn xóa chúng. Bằng cách này, bạn sẽ nhận được những lợi ích tương tự như IMAP.
Truyền tệp Microsoft Outlook (PST)
Nếu bạn cần đồng bộ hóa tệp PST được lưu trữ cục bộ giữa hai hoặc nhiều máy tính, bạn sẽ cần giải pháp của bên thứ ba như GoodSync. Ngoài ra, bạn có thể xuất email từ Outlook trên một thiết bị và nhập chúng trên thiết bị khác.
